Möchten Sie offene Rechnungen automatisch per SEPA-Lastschrift einziehen, statt auf Überweisungen zu warten? In Catermonkey hinterlegen Sie je Kunde ein Lastschriftmandat und erstellen anschließend mit wenigen Klicks eine Sammeldatei (XML), die Sie bei Ihrer Bank hochladen.
Befolgen Sie diese Schritte:
1. Gläubiger-Daten hinterlegen
Gehen Sie zu Einstellungen → Angebot, E-Mail & Marken → SEPA-Lastschrift (ganz unten).
Tragen Sie Ihre Gläubiger-ID (Creditor ID), den BIC und den Namen des Kontoinhabers ein.
Klicken Sie auf „Änderungen speichern".
Die Gläubiger-ID (Creditor ID) ist für jeden Lastschrifteinzug zwingend erforderlich. Wo Sie diese erhalten, hängt von Ihrem Land ab:
Deutschland: Kostenlos und ausschließlich online bei der Deutschen Bundesbank (glaeubiger-id.bundesbank.de). Die erhaltene Nummer teilen Sie anschließend Ihrer Bank mit.
Österreich: Über Ihre Hausbank. Vergeben wird die Creditor-ID zentral von der Oesterreichischen Nationalbank (OeNB); eine direkte Beantragung bei der OeNB ist nicht möglich.
Schweiz und Liechtenstein: Über Ihre Bank; vergeben wird die Nummer von SIX Interbank Clearing. Beachten Sie: SEPA-Lastschriften werden ausschließlich in Euro eingezogen. Für Einzüge in Schweizer Franken gelten die nationalen Schweizer Verfahren (LSV/CH-DD), die nicht Teil des SEPA-Lastschriftverfahrens sind.
Niederlande, Belgien und Luxemburg: Über Ihre Bank, im Rahmen eines SEPA-Lastschriftvertrags. In den Niederlanden heißt dieser „incassocontract"; die Incassant-ID ist dort mit Ihrer KvK-Nummer verknüpft.
2. Lastschrift beim Kunden aktivieren
Öffnen Sie das Kundenprofil.
Klicken Sie auf „Mehr Optionen anzeigen".
Wählen Sie unter Zahlungsart die Option „Rechnung mit Lastschriftverfahren".
3. Mandat einrichten
Damit Sie eine Lastschrift einziehen dürfen, brauchen Sie ein gültiges, unterschriebenes SEPA-Mandat Ihres Kunden.
Mandatsreferenz: Standardmäßig wird die Kundennummer verwendet. Achten Sie darauf, dass die Referenz pro Kunde eindeutig ist.
Firmenlastschrift (B2B): Wird meistens nicht benötigt. Standardmäßig ziehen wir per CORE (Verbraucher) ein. Aktivieren Sie „Per Firmenlastschrift (B2B) einziehen" nur dann, wenn dieser Geschäftskunde ein B2B-Mandat bei seiner Bank registriert hat.
Für das Mandat selbst haben Sie drei Möglichkeiten:
Mandat liegt bereits vor: Tragen Sie die IBAN (und optional den BIC) ein und erfassen Sie das Datum der Mandatsunterschrift.
Mandat digital einholen: Klicken Sie auf „Unterzeichnungslink kopieren" und senden Sie Ihrem Kunden den Link aus der Zwischenablage. Nach der Online-Unterschrift werden Bankdaten und Datum automatisch übernommen.
Mandat auf Papier: Laden Sie über „Mandat herunterladen (PDF)" das Formular herunter, lassen Sie es von Ihrem Kunden unterschreiben und laden Sie das unterschriebene Formular anschließend unter „Unterzeichnetes SEPA-Lastschriftmandat (PDF)" wieder hoch.
Geben Sie die Bankdaten nur dann selbst ein, wenn Ihnen bereits ein unterschriebenes Mandat vorliegt. Liegt noch keines vor, nutzen Sie den Unterzeichnungslink oder das PDF-Mandat.
4. Rechnung versenden
Erstellen und versenden Sie die Rechnung wie gewohnt.
Weisen Sie in der Rechnung darauf hin, dass Sie den Betrag per SEPA-Lastschrift einziehen, und nennen Sie den voraussichtlichen Einzugstermin. Damit erfüllt die Rechnung zugleich die Vorabankündigung.
Der Einzug startet, sobald Sie den Batch bei Ihrer Bank einreichen (Schritte 5 und 6). Reichen Sie den Batch daher erst ein, nachdem Ihr Kunde die Rechnung erhalten hat.
5. SEPA-Lastschrift-Batch erstellen
Gehen Sie im Hauptmenü auf „Rechnungen".
Wählen Sie eine oder mehrere Rechnungen aus.
Klicken Sie auf „Daten und Tools" → „SEPA-Lastschrift-Batch".
Laden Sie die erzeugte XML-Datei herunter.
6. XML-Datei bei Ihrer Bank einreichen
Melden Sie sich in Ihrem Online-Banking an.
Laden Sie die XML-Datei hoch und senden Sie den Lastschrift-Batch ab.
Reichen Sie die Datei rechtzeitig vor dem gewünschten Einzugsdatum ein, damit Ihre Bank die SEPA-Fristen einhalten kann.
Gut zu wissen:
Bei der SEPA-Basislastschrift (CORE) kann Ihr Kunde den eingezogenen Betrag bis zu 8 Wochen nach der Belastung ohne Angabe von Gründen zurückbuchen lassen. Planen Sie das in Ihrer Liquidität ein.
Ein Mandat, das 36 Monate lang nicht genutzt wird, verliert seine Gültigkeit.
Bewahren Sie jedes unterschriebene Mandat sicher auf. Sie müssen es im Streitfall vorlegen können.
Haben Sie noch Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne!
Team Catermonkey 🍌