Schritt 1: Import öffnen
Gehen Sie zu Agenda, Kunden, Sortiment, Zutaten oder Locations.
Klicken Sie oben rechts auf Tools.
Klicken Sie auf Import. Das ist die erste Kachel in jedem Tools-Menü.
Schritt 2: Wählen Sie, was Sie importieren möchten
Catermonkey fragt: Was möchten Sie importieren? Die Option, die zu der Seite passt, von der Sie kommen, ist schon markiert: Aus Kunden heraus ist das zum Beispiel Kunden.
Mit den beiden Schaltflächen oben können Sie die Optionen als Kacheln oder als Liste anzeigen. In der Kachelansicht klicken Sie auf eine Option, um sie zu öffnen. In der Listenansicht hat jede Option eine kurze Erklärung: Wählen Sie eine aus und klicken Sie unten auf Weiter.
Intelligent / KI: Catermonkey liest das Dokument für Sie aus.
Aufträge: landen in Ihrer Agenda. Ein Auftrag ist eine Buchung für einen Kunden und ein Event, zum Beispiel eine Bestellung, ein bestätigtes Angebot oder ein Foto davon.
Produkte: landen in Ihrem Sortiment. Das sind die Gerichte und Artikel, die Sie an Ihre Kunden verkaufen, aus Ihren Menükarten, Broschüren und Preislisten.
Kunden: landen unter Kunden. Verwenden Sie eine Kontaktliste, ein Adressbuch oder einen Export aus Ihrem CRM.
Zutaten: landen unter Zutaten. Das ist alles, was Sie bei Lieferanten einkaufen: Lieferantenrechnungen, Lieferscheine oder Großhandelspreislisten. Oft können Sie Ihren Lieferanten auch um eine Excel-Datei Ihrer Einkäufe bitten.
Locations: landen unter Locations. Das sind die Räume, Säle und Flächen, die Sie selbst verwalten und buchen lassen, nicht die Adressen Ihrer Kunden.
Kalender: ein Export Ihres Online-Kalenders (Outlook, Apple, Google) als .ics-Datei. Jeder Termin wird zu einem Auftrag. Siehe „Ihren Kalender importieren“ weiter unten.
Klassisch / Tabelle: Sie ordnen die Spalten einer Excel-Datei selbst zu. Nutzen Sie diese Option für Kunden, Produkte und Zutaten, wenn Sie jede Spalte lieber selbst zuordnen, oder für einen Export aus Horeko oder EasyParty.
Schritt 3: Datei hochladen oder Text einfügen
Jeder intelligente Import funktioniert gleich. Wählen Sie einen Reiter:
Datei hochladen: Ziehen Sie eine Datei hinein oder klicken Sie, um eine auszuwählen. Sie können ein PDF, eine Excel-Datei (.xlsx oder .xls), eine CSV-Datei oder ein Foto (JPG, PNG oder WebP) verwenden. Auch ein Foto mit dem Handy funktioniert, solange der Text lesbar ist.
Text einfügen: Fügen Sie den Text einer E-Mail, eines Angebots oder einer Liste ein und klicken Sie auf Diesen Text auslesen.
Klicken Sie danach auf Dokument lesen.
Bitte beachten Sie:
Sie können jeweils 1 Datei importieren. Möchten Sie mehrere Dateien importieren? Dann wiederholen Sie die Schritte für jede Datei.
PDFs dürfen höchstens 50 Seiten haben. Ein längeres PDF wird sofort mit einem Hinweis abgelehnt: Teilen Sie es in kleinere Dateien auf und importieren Sie diese einzeln.
iPhone-Fotos im HEIC-Format können noch nicht gelesen werden. Machen Sie einen Screenshot des Fotos oder stellen Sie Ihre Kamera auf Maximale Kompatibilität.
Laden Sie eine Excel-Datei mit Produkten oder Zutaten hoch? Dann können Sie auswählen, welche Arbeitsblätter ausgelesen werden. Bei Produkten geben Sie außerdem an, ob Ihre Preise inklusive MwSt. sind.
Schritt 4: Catermonkey liest Ihre Datei aus
Catermonkey liest jetzt Ihr Dokument. Das kann einen Moment dauern, und das ist normal.
Sie müssen nicht warten: Bei jedem Typ können Sie das Fenster schließen und in Ruhe weiterarbeiten. Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald das Ergebnis zur Prüfung bereit ist, und öffnen es von dort genau an der Stelle, an der Sie aufgehört haben. Es wird nichts angelegt, bis Sie es im nächsten Schritt bestätigen.
Schritt 5: Ergebnis prüfen und importieren
Produkte, Kunden, Zutaten und Locations: Sie sehen eine Übersicht von allem, was Catermonkey gefunden hat, bei Produkten zum Beispiel eine Liste Ihrer Gerichte und Preise. Entfernen Sie das Häkchen bei allem, was Sie nicht möchten, und klicken Sie unten auf … importieren (mit der Anzahl der ausgewählten Einträge). Konnte Catermonkey nur einen Teil eines langen PDFs lesen, steht das in der Übersicht: Teilen Sie das Dokument auf, um den Rest zu importieren. Arbeiten Sie mit mehreren Marken? Dann markieren Sie, unter welchen Marken die neuen Produkte angeboten werden. Markieren Sie keine, sind sie für alle Marken verfügbar, die Sie verwenden dürfen.
Aufträge: Sie prüfen den Auftrag in zwei Schritten, denselben, die Sie von Neuer Auftrag kennen. Es wird nichts angelegt, bis Sie auf Auftrag erstellen klicken.
Details: Kunde, Eventname, Datum und Uhrzeit, Enddatum, Location, Typ, Personenzahl und Marke. Passen Sie an, was nicht stimmt. Neben Kunde und Location zeigt Catermonkey an, ob der Eintrag in Ihrem Konto schon vorhanden ist oder neu angelegt wird (wird erstellt). Klicken Sie auf das Kreuz, um ihn zu entfernen und einen anderen zu suchen, oder klicken Sie auf Neuer Kunde. Mit Vorschlag verwenden stellen Sie wieder her, was Catermonkey gefunden hatte. Steht im Dokument kein Eventdatum, zum Beispiel bei einem Angebot, das nur sein Erstellungsdatum zeigt? Dann bleibt das Datum leer und Catermonkey weist Sie darauf hin, dass kein Datum gefunden wurde. Tragen Sie das Datum ein: Ohne Datum kann kein Auftrag erstellt werden. Klicken Sie danach auf Weiter.
Produkte: die Zeilen, die Catermonkey gelesen hat, mit Preisen, MwSt. und Summen, wie im Auftrag. Passen Sie Mengen, Namen und Preise an, entfernen Sie Zeilen oder fügen Sie Produkte aus Ihrem Sortiment hinzu. Zeilen, die Catermonkey keinem Produkt in Ihrem Sortiment zuordnen konnte, haben noch keinen Preis: Tragen Sie ihn hier oder später im Auftrag ein. Enthielt das Dokument gar keine Zeilen, beginnt dieser Schritt leer: Fügen Sie jetzt Produkte hinzu, oder erstellen Sie den Auftrag und fügen Sie sie später hinzu.
Klicken Sie auf Auftrag erstellen, dann öffnet sich der neue Auftrag in Ihrer Agenda. Jedes Dokument wird zu einem Auftrag: Ein Dokument mit mehreren Buchungen wird nicht aufgeteilt, importieren Sie diese also einzeln. Mit Neu beginnen gelangen Sie zurück und können eine andere Datei auswählen.
Prüfung überspringen. Sie vertrauen dem Auftrag so, wie er im Dokument steht? Dann setzen Sie im Import-Fenster ein Häkchen bei Prüfung überspringen, bevor Sie auf Dokument lesen klicken. Catermonkey erstellt den Auftrag dann sofort und öffnet ihn. Fehlt etwas, zum Beispiel das Datum, sehen Sie trotzdem die Prüfung, damit Sie es zuerst ergänzen können. Catermonkey merkt sich Ihre Wahl auf diesem Computer.
Ergebnis: Ihre Daten stehen an der richtigen Stelle in Catermonkey, ohne dass Sie etwas abtippen müssen.
Hat Catermonkey nichts gefunden?
Dann wird nichts importiert. Bei Aufträgen zeigt Catermonkey den Auftrag trotzdem zur Prüfung an, wenn das Dokument einen Kunden oder ein Datum nennt, auch ohne Zeilen: Die Produkte fügen Sie dann selbst hinzu. Oft gehört das Dokument zu einem anderen Typ. Sie haben zum Beispiel eine Lieferantenrechnung als Produkte hochgeladen, obwohl sie zu den Zutaten gehört. Catermonkey sagt Ihnen, was es für ein Dokument hält, und bietet Stattdessen als … importieren an. Damit wird dieselbe Datei oder derselbe Text mit dem richtigen Typ erneut ausgelesen, ohne dass Sie sie noch einmal hochladen müssen. Sie können auch auf Anderen Import wählen klicken.
Wo finde ich meine importierten Daten?
Sie haben importiert… | Sie finden es unter… |
Aufträge | Agenda |
Kalender | Agenda |
Produkte | Sortiment |
Kunden | Kunden |
Zutaten | Zutaten |
Locations | Locations |
Ihren Kalender importieren
Sie führen Ihre Events in einem Online-Kalender wie Outlook, Apple oder Google? Exportieren Sie ihn als .ics-Datei und wählen Sie danach im Import Kalender (Schritt 2).
Laden Sie die .ics-Datei hoch, genauso wie jede andere Datei.
Wählen Sie, ab und bis zu welchem Datum Sie importieren möchten, und setzen Sie ein Häkchen bei den Events, die Sie übernehmen möchten. Alle Events sind bereits angehakt.
Klicken Sie auf Import von Aufträgen und Events starten.
Name, Beginn- und Endzeit, Beschreibung und Location jedes Events erscheinen sofort in Ihrer Agenda. Das funktioniert für jedes Konto, egal wie viele Aufträge es schon hat.
Haben Sie dazu noch Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne!
Mit freundlichen Grüßen,
Ihr Catermonkey Team🍌