Kühlschranktemperaturen messen, Lieferungen prüfen, die Spülmaschine kontrollieren: In einer Küche finden jeden Tag Lebensmittelsicherheitskontrollen statt, und bei einer Inspektion möchten Sie zeigen können, dass sie durchgeführt wurden. Mit HACCP in Catermonkey legen Sie im Büro fest, welche Kontrollen es pro Location gibt und wann sie fällig sind. In der Küche hängt ein Tablet, das anzeigt, was gerade ansteht. Ihre Mitarbeitenden erfassen dort ihre Kontrollen, ohne sich anzumelden, und alles landet in einem Logbuch, das Sie als PDF herunterladen.

Gehen Sie zu Agenda, klicken Sie oben rechts auf Tools und wählen Sie die Kachel HACCP.

Öffnen Sie HACCP und klicken Sie auf HACCP aktivieren. Catermonkey richtet dann Vorlagen, Aufgabengruppen und Kontrollarten für Sie ein, passend zum Land Ihres Unternehmens.

Öffnen Sie den Reiter Locations und wählen Sie unter Location hinzufügen die Location, für die Sie Kontrollen führen möchten, zum Beispiel Ihre Küche. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Öffnen Sie die Karte Kontrollen, wählen Sie eine Vorlage (Produktionsküche oder Restaurant) und klicken Sie auf Anwenden. Sie erhalten auf einen Schlag einen vollständigen Satz Kontrollen nach der Hygieneleitlinie Ihres Landes, mit Zeiten, Grenzwerten und Anweisungen.

Klicken Sie bei einer Kontrolle auf Bearbeiten, um sie anzupassen: den Namen, wie oft und an welchen Tagen, das Zeitfenster, den Grenzwert, die Anweisung für die Mitarbeitenden und was zu tun ist, wenn ein Messwert außerhalb des Grenzwerts liegt.

Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt. Sie entscheiden selbst, welche Kontrollen zu einer Location gehören. Mit Kontrolle hinzufügen legen Sie eine eigene Kontrolle an, mit Bearbeiten passen Sie eine an und mit Diese Kontrolle entfernen nehmen Sie eine heraus, so oft Sie möchten. Was bereits erfasst wurde, bleibt im Logbuch.

Öffnen Sie bei der Location die Karte Bildschirm in der Küche und klicken Sie auf Bildschirm einrichten. Sie erhalten eine Link: Öffnen Sie diese auf einem Tablet in der Küche, oder klicken Sie auf Kopieren, um sie sich selbst zu schicken.

Unter Wer arbeitet hier haken Sie an, welche Mitarbeitenden auf diesem Bildschirm ihren Namen auswählen können.

Behandeln Sie die Link wie einen Schlüssel. Jeder, der die Link kennt, kann für diese Location Kontrollen erfassen. Geht ein Tablet verloren, klicken Sie auf Neue Link: Die alte Adresse funktioniert dann sofort nicht mehr.

Der Bildschirm zeigt die Kontrollen des Tages auf einer Zeitleiste, in der Farbe ihrer Aufgabengruppe. Die gelbe Linie ist jetzt. Ein gestreifter Balken ist überfällig; ein heller Balken mit Häkchen ist erfasst. Lieber eine Liste? Tippen Sie auf Liste.

Tippen Sie auf eine Kontrolle. Beim ersten Mal wählen Sie Ihren Namen und tippen auf Das bin ich: Ihr Name steht dann bis zum Ende des Tages auf jeder Kontrolle, die Sie erfassen.

Geben Sie den Messwert ein oder beantworten Sie bei einer Checkliste jeden Punkt mit Ja oder Nein. Wählen Sie danach eine der drei Schaltflächen:

Liegt ein Messwert außerhalb des Grenzwerts, wird das Feld rot und Sie können In Ordnung nicht wählen.

Haben Sie sich vertan? Nach dem Erfassen erscheint unten eine Meldung mit Korrigieren. Tippen Sie darauf, passen Sie die Angaben an und wählen Sie erneut.

Im Büro sehen Sie im Reiter Logbuch pro Location und pro Tag, was geplant war und was erfasst wurde. Klicken Sie auf eine Kontrolle, um sie nachträglich zu erfassen, zum Beispiel wenn jemand sie auf Papier durchgeführt hat. Dabei können Sie angeben, wann und von wem sie durchgeführt wurde.

Für eine Inspektion öffnen Sie bei der Location die Karte Logbuch exportieren, wählen einen Zeitraum und klicken auf PDF herunterladen. Das PDF zeigt alle geplanten Kontrollen mit dem, was erfasst wurde, auch die Kontrollen, die niemand durchgeführt hat.

Warum stehen heute nur wenige Kontrollen auf dem Bildschirm?

Eine Kontrolle erscheint nur an den Tagen, an denen sie fällig ist. Für Unternehmen in den Niederlanden folgen die Vorlagen der KHN-Hygieneleitlinie, die für viele Messungen eine erfasste Messung pro Woche verlangt. Diese wöchentlichen Kontrollen liegen standardmäßig auf Montag. Möchten Sie sie an einem anderen Tag, ändern Sie bei der Kontrolle An welchen Tagen.

Kann ich eine erfasste Kontrolle rückgängig machen?

Eine Erfassung wird nie gelöscht. Verwenden Sie Korrigieren: Die neue Erfassung gilt, und die ursprüngliche bleibt im Logbuch stehen, sodass ein Prüfer sieht, was geändert wurde.

Kann ich auf dem Tablet eine Kontrolle von gestern erfassen?

Nein, auf dem Tablet erfassen Sie nur die Kontrollen von heute. Andere Tage können Sie dort aber ansehen. Eine Kontrolle nachträglich erfassen Sie im Büro, im Reiter Logbuch.

Warum fragt das Tablet morgens erneut, wer arbeitet?

Der Name wird am Ende des Arbeitstages gelöscht, damit die Arbeit von heute nicht auf den Namen derjenigen Person läuft, die gestern Dienst hatte. Übernimmt jemand mittendrin, tippen Sie oben auf wechseln.

Was passiert, wenn ich eine Vorlage zweimal anwende?

Nichts wird doppelt angelegt: Kontrollen, die bereits aus dieser Vorlage stammen, werden übersprungen. Gibt es Kontrollen mit demselben Namen aus einer anderen Vorlage, warnt Catermonkey Sie zuerst.

Wie lange werden die Erfassungen aufbewahrt?

24 Monate. Danach werden sie automatisch gelöscht.

Funktioniert der Bildschirm auch auf einem Smartphone?

Ja. Auf einem schmalen Bildschirm beginnt er mit der Liste statt mit der Zeitleiste.