Einleitung
Bei vielen Veranstaltungen werden Getränke nach Verbrauch abgerechnet: Sie liefern reichlich Ware mit und rechnen hinterher ab, was tatsächlich geöffnet wurde. Mit der Nachkalkulationsliste zählen Sie den Verbrauch vor Ort, auf Smartphone oder Tablet, und übernehmen die Zählung mit einem Klick in den Auftrag. Die Mengen im Auftrag entsprechen dann dem tatsächlichen Verbrauch, und die Rechnung ebenso.
So finden Sie die Liste
Öffnen Sie einen Auftrag, klicken Sie oben rechts auf Listen und Übersichten und wählen Sie die Kachel Nachkalkulation. Dieselbe Kachel finden Sie im Kalender unter Listen und Übersichten.
Die Nachkalkulationsliste ist in jedem Tarif enthalten.
Schritt 1: Ein Produkt auf Verbrauchsabrechnung stellen
Öffnen Sie das Produkt unter Sortiment und setzen Sie unter Kategorisierung den Haken bei Dieses Produkt wird nach Verbrauch abgerechnet. Das tun Sie meist bei Weinflaschen, Bier, Softdrinks und allem anderen, bei dem Sie erst hinterher wissen, wie viel verbraucht wurde.
Fügen Sie so ein Produkt einem Auftrag hinzu, erscheint neben der Zeile eine kleine Flasche. Möchten Sie in diesem einen Auftrag nicht nach Verbrauch abrechnen, klicken Sie auf die Flasche: Die Zeile wird grau und bleibt außen vor. Ein weiterer Klick schaltet sie wieder ein.
Auch Pakete werden gezählt. Gehört ein Produkt mit Verbrauchsabrechnung zu einem Paket, etwa einem Getränkearrangement, steht es ebenfalls auf der Liste. Die Zählung landet beim Produkt im Paket, der Paketpreis folgt also der gezählten Menge.
Schritt 2: Liste erstellen und an die Zählenden weitergeben
Öffnen Sie den Auftrag, klicken Sie auf Listen und Übersichten und dann auf die Kachel Nachkalkulation. Wählen Sie die Teammitglieder, die vor Ort zählen; sie erhalten eine E-Mail mit dem Link. Auch Mitarbeiterkonten können diese Liste öffnen. Klicken Sie anschließend auf Online-Liste erstellen.
Lieber auf Papier? Mit PDF herunterladen erhalten Sie ein Zählblatt mit den Spalten Mitgeschickt und Gezählt pro Produkt.
Jeder Auftrag hat eine Liste. Öffnen Sie sie später erneut, sind die früheren Zählungen noch da.
Schritt 3: Vor Ort zählen
Die Liste zeigt eine Kachel pro Produkt. Zählen Sie einen Stapel leerer Flaschen, stellen Sie die Anzahl mit − und + ein oder tippen Sie sie ein, und klicken Sie auf Hinzufügen. Jede Eingabe erscheint mit Uhrzeit auf dem Beleg, und die Summe pro Produkt wird fortlaufend addiert. Auf dem Smartphone stehen die Kacheln zu zweit nebeneinander, der Beleg liegt hinter der Warenkorb-Schaltfläche.
Fertig gezählt? Klicken Sie auf Nachkalkulationsliste senden und bestätigen Sie mit Ja. Der Beleg startet leer in eine neue Runde, und beim Produkt steht, was bereits gesendet wurde. Sie können mehrfach senden, zum Beispiel nach dem Empfang und noch einmal nach dem Essen.
Die Liste zeigt keine Preise. Wer zählt, sieht nur die Produkte und die Mengen.
Schritt 4: Die Zählung in den Auftrag übernehmen
Im Büro erscheint über den Produkten des Auftrags ein Hinweis: Eine neue Nachkalkulationsliste ist verfügbar. In die Produkte übernehmen?
Ja setzt die Menge jedes gezählten Produkts auf die gezählte Summe. Die Zeile erhält einen blauen Punkt, bis Sie die Produkte speichern. Speichern Sie, und die Zählung ist übernommen.
Nein verwirft die gesendete Zählung. Der Auftrag bleibt, wie er war.
Klicken Sie auf den Text des Hinweises, um die gesendeten Zeilen zunächst zu prüfen. Sie können eine Menge ändern oder eine Zeile entfernen und dann In die Produkte übernehmen oder Verwerfen wählen.
Die mitgeschickte Menge bleibt sichtbar: Fahren Sie mit der Maus über die Flasche neben der Zeile, dann sehen Sie Mitgeschickt und daneben die Differenz zur Zählung.
Produkte, die niemand gezählt hat, behalten die Menge, die im Auftrag stand.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn die Liste zweimal gesendet wird?
Die Zählungen aller Runden werden addiert, und diese Summe geht in den Auftrag. Eine spätere Runde korrigiert die Zahl, sie stapelt sich nicht.
Ich habe auf Ja geklickt, aber noch nicht gespeichert. Ist etwas verloren?
Nein. Die Zählung gilt erst als übernommen, wenn Sie die Produkte speichern. Verlassen Sie den Auftrag ohne Speichern, erscheint der Hinweis beim nächsten Öffnen einfach wieder.
Kann ich eine Zählung vor der Übernahme korrigieren?
Ja. Klicken Sie auf den Text des Hinweises; dort sehen Sie jede gesendete Zeile mit Namen und Uhrzeit der zählenden Person. Ändern Sie die Menge oder entfernen Sie die Zeile, und übernehmen Sie dann.
Sehen Mitarbeitende Preise auf der Liste?
Nein. Die Nachkalkulationsliste zeigt nur Produktnamen und Mengen.
Was passiert, wenn ein Produkt nicht mehr im Auftrag steht?
Die Zählung eines Produkts, das aus dem Auftrag entfernt wurde, wird nicht übernommen. Die übrigen Produkte schon.
Landet die Zählung automatisch auf der Rechnung?
Die Zählung ändert die Mengen im Auftrag. Erstellen Sie danach die Rechnung, stehen die gezählten Mengen darauf. Eine Rechnung, die Sie zuvor erstellt haben, ändert sich nicht von selbst.