Introduction
Relever les températures des frigos, contrôler les livraisons, vérifier le lave-vaisselle : en cuisine, des contrôles de sécurité alimentaire ont lieu tous les jours, et lors d'une inspection vous voulez pouvoir montrer qu'ils ont été faits. Avec HACCP dans Catermonkey, vous définissez au bureau quels contrôles existent pour chaque lieu et quand ils doivent être faits. En cuisine, une tablette affiche ce qui est à faire maintenant. Votre équipe y enregistre ses contrôles sans se connecter, et tout est consigné dans un registre que vous téléchargez en PDF.
Comment y accéder ?
Allez dans Agenda, cliquez sur Outils en haut à droite et choisissez la tuile HACCP.
Étape 1 : Activez le HACCP et ajoutez un lieu
Ouvrez HACCP et cliquez sur Activer le HACCP. Catermonkey prépare alors des modèles, des groupes de tâches et des types de contrôle adaptés au pays de votre entreprise.
Ouvrez l'onglet Lieux et, sous Ajouter un lieu, choisissez le lieu où vous voulez suivre les contrôles, par exemple votre cuisine. Cliquez sur Ajouter.
Étape 2 : Appliquez un modèle
Ouvrez la carte Contrôles, choisissez un modèle (Cuisine de production ou Restaurant) et cliquez sur Appliquer. Vous obtenez d'un coup un ensemble complet de contrôles conforme au guide d'hygiène de votre pays, avec horaires, normes et instructions.
Cliquez sur Modifier à côté d'un contrôle pour l'adapter : le nom, la fréquence et les jours, la plage horaire, la norme, l'instruction pour l'équipe et la conduite à tenir quand une mesure sort de la norme.
Le modèle est un point de départ. C'est vous qui décidez quels contrôles appartiennent à un lieu. Avec Ajouter un contrôle, vous créez votre propre contrôle, avec Modifier, vous en adaptez un, et avec Supprimer ce contrôle, vous en retirez un, aussi souvent que vous le souhaitez. Ce qui a déjà été enregistré reste dans le journal.
Étape 3 : Installez l'écran en cuisine
Sur le lieu, ouvrez la carte Écran en cuisine et cliquez sur Configurer un écran. Vous obtenez une adresse : ouvrez-la sur une tablette en cuisine, ou cliquez sur Copier pour vous l'envoyer.
Sous Qui travaille ici, cochez les membres de l'équipe qui peuvent choisir leur nom sur cet écran.
Traitez l'adresse comme une clé. Toute personne qui a l'adresse peut enregistrer des contrôles pour ce lieu. Si une tablette disparaît, cliquez sur Nouvelle adresse : l'ancienne adresse cesse aussitôt de fonctionner.
Étape 4 : Travailler avec l'écran
L'écran affiche les contrôles du jour sur une frise chronologique, dans la couleur de leur groupe de tâches. La ligne jaune, c'est maintenant. Une barre hachurée est en retard ; une barre claire avec une coche est enregistrée. Vous préférez une liste ? Touchez Liste.
Touchez un contrôle. La première fois, choisissez votre nom et touchez C'est moi : votre nom figure alors sur chaque contrôle que vous enregistrez, jusqu'à la fin de la journée.
Étape 5 : Enregistrer un contrôle
Saisissez la mesure ou, pour une check-list, répondez oui ou non à chaque point. Choisissez ensuite l'un des trois boutons :
Conforme : tout a été contrôlé et se trouve dans la norme.
Non conforme : quelque chose ne va pas. Sous Ce qui s'est passé, indiquez ce qui se passait.
Non effectué : le contrôle n'a pas été fait. Là aussi, vous indiquez ce qui s'est passé.
Si une mesure sort de la norme, le champ passe au rouge et vous ne pouvez pas choisir Conforme.
Vous vous êtes trompé ? Après l'enregistrement, un message avec Corriger apparaît en bas. Touchez-le, modifiez et choisissez à nouveau.
Étape 6 : Consulter et télécharger le registre
Au bureau, l'onglet Journal montre par lieu et par jour ce qui était prévu et ce qui a été enregistré. Cliquez sur un contrôle pour l'enregistrer après coup, par exemple si quelqu'un l'a fait sur papier. Vous pouvez alors indiquer quand et par qui il a été effectué.
Pour une inspection, ouvrez sur le lieu la carte Exporter le registre, choisissez une période et cliquez sur Télécharger le PDF. Le PDF présente tous les contrôles prévus avec ce qui a été enregistré, y compris les contrôles que personne n'a faits.
Questions fréquentes
Pourquoi n'y a-t-il que quelques contrôles à l'écran aujourd'hui ?
Un contrôle n'apparaît que les jours où il doit être fait. Pour les entreprises aux Pays-Bas, les modèles suivent le code d'hygiène de KHN, qui demande pour de nombreuses mesures un relevé enregistré par semaine. Ces contrôles hebdomadaires sont placés par défaut le lundi. Vous les voulez un autre jour ? Modifiez Quels jours sur le contrôle.
Puis-je annuler un contrôle enregistré ?
Un enregistrement n'est jamais supprimé. Utilisez Corriger : le nouvel enregistrement fait foi, et l'original reste dans le registre, pour qu'un inspecteur voie ce qui a été modifié.
Puis-je enregistrer sur la tablette un contrôle d'hier ?
Non, sur la tablette vous n'enregistrez que les contrôles du jour. Vous pouvez en revanche y consulter d'autres jours. Pour enregistrer un contrôle après coup, passez par l'onglet Journal au bureau.
Pourquoi la tablette redemande-t-elle le matin qui travaille ?
Le nom est effacé à la fin de la journée de travail, pour que le travail du jour ne soit pas attribué à la personne présente la veille. Si quelqu'un prend le relais en cours de journée, touchez changer en haut.
Que se passe-t-il si j'applique un modèle deux fois ?
Rien n'est dupliqué : les contrôles qui proviennent déjà de ce modèle sont ignorés. S'il existe des contrôles portant le même nom issus d'un autre modèle, Catermonkey vous prévient d'abord.
Combien de temps les enregistrements sont-ils conservés ?
24 mois. Ils sont ensuite supprimés automatiquement.
L'écran fonctionne-t-il aussi sur un téléphone ? Oui. Sur un écran étroit, il s'ouvre sur la liste plutôt que sur la frise chronologique.