Introduction
Lors de nombreux événements, les boissons se facturent à la consommation : vous livrez un stock généreux et vous faites les comptes ensuite, sur ce qui a vraiment été ouvert. Avec la liste de consommation, vous comptez sur place, sur un téléphone ou une tablette, et vous intégrez le comptage à la commande en un clic. Les quantités de la commande deviennent ce qui a réellement été consommé, et la facture suit.
Où la trouver
Ouvrez une commande, cliquez sur Listes et vues d'ensemble en haut à droite et choisissez la vignette Consommation. La même vignette se trouve dans l'Agenda, sous Listes et vues d'ensemble.
La liste de consommation est incluse dans tous les abonnements.
Étape 1 : Facturer un produit selon la consommation
Ouvrez le produit dans Assortiment et cochez Ce produit est facturé selon la consommation sous Catégorisation. Vous le ferez surtout pour les bouteilles de vin, la bière, les softs et tout ce dont vous ne connaissez la quantité qu'après coup.
Lorsque vous ajoutez un tel produit à une commande, une petite bouteille apparaît à côté de la ligne. Si, pour cette commande, vous ne voulez pas facturer à la consommation, cliquez sur la bouteille : la ligne passe en gris et est ignorée. Un nouveau clic la réactive.
Les formules comptent aussi. Si un produit facturé selon la consommation fait partie d'une formule, par exemple une formule boissons, il figure également sur la liste. Le comptage s'applique au produit dans la formule, et le prix de la formule suit donc ce qui a été compté.
Étape 2 : Créer la liste et la partager avec ceux qui comptent
Ouvrez la commande, cliquez sur Listes et vues d'ensemble, puis sur la vignette Consommation. Choisissez les membres de l'équipe qui comptent sur place : ils reçoivent un e-mail avec le lien. Les comptes du personnel peuvent aussi ouvrir cette liste. Cliquez ensuite sur Générer la liste en ligne.
Vous préférez le papier ? Télécharger le PDF vous donne une feuille de comptage avec les colonnes Envoyé et Compté pour chaque produit.
Chaque commande a une seule liste. Rouvrez-la plus tard : les comptages précédents y sont toujours.
Étape 3 : Compter sur place
La liste affiche une vignette par produit. Comptez une pile de bouteilles vides, réglez le nombre avec − et + ou saisissez-le, puis cliquez sur Ajouter. Chaque ajout apparaît sur le Ticket avec son heure, et le total par produit se met à jour. Sur téléphone, les vignettes s'affichent par deux et le ticket se trouve derrière le bouton du panier.
Le comptage est terminé ? Cliquez sur Envoyer la liste de consommation et confirmez avec Oui. Le ticket repart vide pour un nouveau tour, et le produit indique ce qui a déjà été envoyé. Vous pouvez envoyer plusieurs fois, par exemple après l'apéritif, puis après le dîner.
La liste n'affiche aucun prix. Celui qui compte ne voit que les produits et les quantités.
Étape 4 : Intégrer le comptage à la commande
Au bureau, un message apparaît au-dessus de Produits dans la commande : Une nouvelle liste de consommation est disponible. L'intégrer aux produits ?
Oui fixe la quantité de chaque produit compté sur le total compté. La ligne reçoit un point bleu jusqu'à ce que vous enregistriez les produits. Enregistrez, et le comptage est intégré.
Non écarte le comptage envoyé. La commande reste telle quelle.
Cliquez sur le texte du message pour relire d'abord les lignes envoyées. Vous pouvez modifier une quantité ou supprimer une ligne, puis choisir Intégrer aux produits ou Ignorer.
La quantité livrée reste visible : survolez la bouteille à côté de la ligne et vous voyez Envoyé, avec l'écart par rapport au comptage à côté.
Les produits que personne n'a comptés gardent la quantité qui figurait sur la commande.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si la liste est envoyée deux fois ?
Les comptages de tous les tours sont additionnés, et ce total est reporté sur la commande. Un tour ultérieur corrige le nombre, il ne s'empile pas.
J'ai cliqué sur Oui, mais je n'ai pas encore enregistré. Ai-je perdu quelque chose ?
Non. Le comptage n'est marqué comme intégré qu'à l'enregistrement des produits. Quittez la commande sans enregistrer et le message sera simplement de nouveau là la prochaine fois.
Puis-je corriger un comptage avant de l'intégrer ?
Oui. Cliquez sur le texte du message : vous voyez chaque ligne envoyée, avec la personne qui l'a comptée et l'heure. Modifiez la quantité ou supprimez la ligne, puis intégrez.
Le personnel voit-il les prix sur la liste ?
Non. La liste de consommation n'affiche que les noms des produits et les quantités.
Que se passe-t-il si un produit ne figure plus sur la commande ?
Le comptage d'un produit retiré de la commande n'est pas intégré. Les autres produits le sont.
Le comptage passe-t-il automatiquement sur la facture ?
Le comptage modifie les quantités de la commande. Créez ensuite la facture et les quantités comptées y figurent. Une facture créée auparavant ne change pas d'elle-même.