Koelingen meten, leveringen controleren, de vaatwasser checken: in een keuken gebeuren elke dag voedselveiligheidscontroles, en bij een inspectie wil je kunnen laten zien dat ze gedaan zijn. Met HACCP in Catermonkey stel je op kantoor in welke controles er per locatie zijn en wanneer ze moeten gebeuren. In de keuken hangt een tablet die toont wat er nu aan de beurt is. Medewerkers leggen daar hun controles vast zonder in te loggen, en alles komt in een logboek dat je als PDF downloadt.

Ga naar Agenda, klik rechtsboven op Tools en kies de tegel HACCP.

Open HACCP en klik op HACCP inschakelen. Catermonkey zet dan sjablonen, taakgroepen en soorten controle voor je klaar, passend bij het land van je bedrijf.

Open het tabblad Locaties en kies bij Locatie toevoegen de locatie waar je controles wilt bijhouden, bijvoorbeeld je keuken. Klik Toevoegen.

Open de kaart Controles, kies een sjabloon (Cateringkeuken of Restaurant) en klik Toepassen. Je krijgt in één keer een complete set controles volgens de hygiënecode van je land, met tijden, normen en instructies.

Klik bij een controle op Bewerken om hem aan te passen: de naam, hoe vaak en op welke dagen, het tijdvak, de norm, de instructie voor medewerkers en wat te doen als een meting buiten de norm ligt.

Het sjabloon is een startpunt. Je bepaalt zelf welke controles er bij een locatie horen. Met Controle toevoegen maak je een eigen controle, met Bewerken pas je er een aan en met Deze controle verwijderen haal je er een weg, zo vaak als je wilt. Wat al is vastgelegd, blijft in het logboek staan.

Open bij de locatie de kaart Scherm in de keuken en klik Scherm instellen. Je krijgt een adres: open dat op een tablet in de keuken, of klik Kopiëren om het naar jezelf te sturen.

Bij Wie werkt hier vink je aan welke medewerkers op dit scherm hun naam kunnen kiezen.

Behandel het adres als een sleutel. Iedereen met het adres kan op die locatie controles vastleggen. Raakt een tablet zoek, klik dan Nieuw adres: het oude adres werkt dan direct niet meer.

Het scherm toont de controles van vandaag op een tijdlijn, in de kleur van hun taakgroep. De gele lijn is nu. Een gestreepte balk is te laat; een lichte balk met een vinkje is vastgelegd. Liever een lijst? Tik op Lijst.

Tik op een controle. De eerste keer kies je je naam en tik je Dat ben ik: je naam komt dan op elke controle die je vastlegt, tot het eind van de dag.

Vul de meting in, of beantwoord bij een checklist elk punt met ja of nee. Kies daarna een van de drie knoppen:

Ligt een meting buiten de norm, dan wordt het veld rood en kun je In orde niet kiezen.

Heb je je vergist? Na het vastleggen verschijnt onderaan een melding met Corrigeren. Tik erop, pas aan en kies opnieuw.

Op kantoor zie je op het tabblad Logboek per locatie en per dag wat er gepland stond en wat er is vastgelegd. Klik op een controle om hem alsnog vast te leggen, bijvoorbeeld als iemand hem op papier heeft gedaan. Je kunt daarbij aangeven wanneer en door wie hij is uitgevoerd.

Voor een inspectie open je bij de locatie de kaart Logboek exporteren, kies je een periode en klik je Download pdf. De PDF toont alle geplande controles met wat er is vastgelegd, ook de controles die niemand heeft gedaan.

Waarom staan er vandaag maar een paar controles op het scherm?

Een controle staat alleen op de dagen dat hij moet gebeuren. Voor Nederlandse bedrijven volgen de sjablonen de KHN-hygiënecode, die voor veel metingen één geregistreerde meting per week vraagt. Die wekelijkse controles staan standaard op maandag. Wil je ze op een andere dag, pas dan bij de controle Op welke dagen aan.

Kan ik een vastgelegde controle ongedaan maken?

Een registratie wordt nooit verwijderd. Gebruik Corrigeren: de nieuwe registratie geldt, en de oorspronkelijke blijft in het logboek staan, zodat een inspecteur ziet wat er is aangepast.

Kan ik op de tablet een controle van gisteren vastleggen?

Nee, op de tablet leg je alleen de controles van vandaag vast. Andere dagen kun je daar wel bekijken. Een controle achteraf vastleggen doe je op kantoor, op het tabblad Logboek.

Waarom vraagt de tablet 's ochtends opnieuw wie er werkt?

De naam wordt aan het eind van de werkdag gewist, zodat het werk van vandaag niet op naam komt van wie er gisteren stond. Neemt iemand het halverwege over, tik dan bovenaan op wisselen.

Wat gebeurt er als ik een sjabloon twee keer toepas?

Niets dubbels: controles die al uit dat sjabloon komen, worden overgeslagen. Staan er controles met dezelfde naam uit een ander sjabloon, dan waarschuwt Catermonkey je eerst.

Hoe lang worden de registraties bewaard?

24 maanden. Daarna worden ze automatisch opgeruimd.

Werkt het scherm ook op een telefoon?

Ja. Op een smal scherm begint het met de lijst in plaats van de tijdlijn.