Bij veel feesten gaat de drank op nacalculatie: je stuurt een ruime voorraad mee en rekent achteraf af wat er echt open is gegaan. Met de nacalculatielijst tel je dat op locatie, op een telefoon of tablet, en verwerk je de telling met één klik in de opdracht. De aantallen op de opdracht worden dan wat er werkelijk gebruikt is, en daarmee ook wat op de factuur komt.

Open een opdracht, klik rechtsboven op Lijsten en overzichten en kies de tegel Nacalculatie. Dezelfde tegel staat in de Agenda onder Lijsten en overzichten.

Open het product in Assortiment en vink onder Categorisering het vakje Dit product is op nacalculatie aan. Dat doe je meestal voor flessen wijn, bier, frisdrank en andere dingen waarvan je pas achteraf weet hoeveel er gebruikt is.

Zet je zo'n product op een opdracht, dan staat er een flesje bij de regel. Wil je het voor deze ene opdracht toch niet nacalculeren, klik dan op het flesje: de regel wordt grijs en doet niet meer mee. Nog een klik zet het weer aan.

Pakketten tellen mee. Zit een product op nacalculatie in een pakket, bijvoorbeeld een drankenarrangement, dan komt het ook op de lijst. De telling komt terecht bij het product in het pakket, zodat de pakketprijs meebeweegt met wat er geteld is.

Open de opdracht, klik op Lijsten en overzichten en op de tegel Nacalculatie. Kies de teamleden die op locatie tellen; zij krijgen een mail met de link. Ook personeelsaccounts kunnen deze lijst openen. Klik daarna op Online lijst genereren.

Liever op papier? Download PDF geeft een telblad met per product de kolommen Meegestuurd en Geteld.

Elke opdracht heeft één lijst. Open je hem later opnieuw, dan staan eerdere tellingen er nog.

De lijst toont een tegel per product. Tel een stapel lege flessen, zet het aantal met − en + of typ het in, en klik Voeg toe. Elke toevoeging komt op de Bon te staan, met de tijd erbij, en het totaal per product loopt op. Op een telefoon staan de tegels twee naast elkaar en zit de Bon achter de winkelwagenknop.

Klaar met tellen? Klik Nacalculatielijst doorsturen en bevestig met Ja. De Bon begint leeg aan een nieuwe ronde en bij het product staat wat er al is doorgestuurd. Je kunt meerdere keren doorsturen, bijvoorbeeld na de borrel en nog eens na het diner.

De lijst toont geen prijzen. Wie telt, ziet alleen de producten en de aantallen.

Op kantoor verschijnt boven Producten op de opdracht de melding Er is een nieuwe nacalculatielijst beschikbaar, verwerken in het productblad?

Het aantal dat je meestuurde blijft zichtbaar: ga met de muis over het flesje bij de regel en je ziet Meegestuurd, met het verschil met de telling erachter.

Producten die niemand geteld heeft, houden het aantal dat op de opdracht stond.

Wat gebeurt er als er twee keer wordt doorgestuurd?
De tellingen van alle rondes worden bij elkaar opgeteld, en dat totaal komt op de opdracht. Een latere ronde corrigeert het aantal dus, hij stapelt niet.

Ik heb op Ja geklikt, maar nog niet opgeslagen. Ben ik iets kwijt?
Nee. De telling wordt pas als verwerkt gemarkeerd als je de producten opslaat. Verlaat je de opdracht zonder op te slaan, dan staat de melding er de volgende keer gewoon weer.

Kan ik een telling corrigeren voordat ik hem verwerk?
Ja. Klik op de tekst van de melding; je ziet dan elke doorgestuurde regel met wie hem telde en hoe laat. Pas het aantal aan of verwijder de regel, en verwerk daarna.

Ziet het personeel prijzen op de lijst?
Nee. De nacalculatielijst toont alleen productnamen en aantallen.

Wat als een product niet meer op de opdracht staat?
Een telling van een product dat van de opdracht is gehaald, wordt niet verwerkt. De andere producten wel.

Komt de telling automatisch op de factuur?
De telling verandert de aantallen op de opdracht. Maak je daarna de factuur, dan staan de getelde aantallen erop. Een factuur die je al eerder maakte, verandert niet vanzelf.