Medir a temperatura das câmaras frigoríficas, verificar as entregas, controlar a máquina de lavar loiça: numa cozinha fazem-se todos os dias controlos de segurança alimentar e, numa inspeção, quer poder mostrar que foram feitos. Com o HACCP no Catermonkey, define no escritório que controlos existem em cada localização e quando devem ser feitos. Na cozinha fica um tablet que mostra o que há para fazer nesse momento. Os colaboradores registam aí os seus controlos sem iniciar sessão, e tudo fica num registo que pode descarregar em PDF.

Vá a Agenda, clique em Ferramentas no canto superior direito e escolha o mosaico HACCP.

Abra HACCP e clique em Ativar o HACCP. O Catermonkey prepara então modelos, grupos de tarefas e tipos de controlo, adaptados ao país da sua empresa.

Abra o separador Localizações e, em Adicionar uma localização, escolha o local onde pretende acompanhar os controlos, por exemplo a sua cozinha. Clique em Adicionar.

Abra o cartão Controlos, escolha um modelo (Cozinha de produção ou Restaurante) e clique em Aplicar. Recebe de uma só vez um conjunto completo de controlos de acordo com o código de higiene do seu país, com horários, limites e instruções.

Clique em Editar num controlo para o ajustar: o nome, com que frequência e em que dias, o intervalo horário, o limite, a instrução para os colaboradores e o que fazer quando uma medição está fora do limite.

O modelo é um ponto de partida. É o utilizador que decide que controlos pertencem a uma localização. Com Adicionar um controlo cria um controlo próprio, com Editar altera um e com Eliminar este controlo retira um, sempre que quiser. O que já foi registado fica no registo.

Na localização, abra o cartão Ecrã na cozinha e clique em Configurar um ecrã. Recebe um endereço: abra-o num tablet na cozinha, ou clique em Copiar para o enviar a si próprio.

Em Quem trabalha aqui, assinale os colaboradores que podem escolher o seu nome neste ecrã.

Trate o endereço como uma chave. Qualquer pessoa com o endereço pode registar controlos nessa localização. Se perder um tablet, clique em Novo endereço: o endereço antigo deixa de funcionar de imediato.

O ecrã mostra os controlos de hoje numa linha do tempo, na cor do respetivo grupo de tarefas. A linha amarela é o momento atual. Uma barra às riscas está atrasada; uma barra clara com um visto está registada. Prefere uma lista? Toque em Lista.

Toque num controlo. Da primeira vez, escolha o seu nome e toque em Sou eu: o seu nome fica então em cada controlo que registar, até ao fim do dia.

Introduza a medição ou, numa lista de verificação, responda sim ou não a cada ponto. Depois escolha um dos três botões:

Se uma medição estiver fora do limite, o campo fica vermelho e não pode escolher Conforme.

Enganou-se? Depois de registar, aparece em baixo uma mensagem com Corrigir. Toque nela, ajuste e escolha novamente.

No escritório, no separador Registo, vê por localização e por dia o que estava planeado e o que foi registado. Clique num controlo para o registar posteriormente, por exemplo quando alguém o fez em papel. Pode então indicar quando e por quem foi realizado.

Para uma inspeção, abra na localização o cartão Exportar o registo, escolha um período e clique em Descarregar PDF. O PDF mostra todos os controlos planeados com o que foi registado, incluindo os controlos que ninguém fez.

Porque é que hoje só aparecem alguns controlos no ecrã?

Um controlo só aparece nos dias em que tem de ser feito. Para empresas nos Países Baixos, os modelos seguem o código de higiene KHN, que para muitas medições exige uma medição registada por semana. Esses controlos semanais estão, por predefinição, à segunda-feira. Se os quiser noutro dia, altere Em que dias no controlo.

Posso anular um controlo registado?

Um registo nunca é eliminado. Use Corrigir: o novo registo é o que conta, e o original permanece no registo, para que um inspetor veja o que foi alterado.

Posso registar no tablet um controlo de ontem?

Não, no tablet só regista os controlos de hoje. Pode, no entanto, consultar aí outros dias. Um controlo em atraso regista-se no escritório, no separador Registo.

Porque é que o tablet volta a perguntar de manhã quem está a trabalhar?

O nome é apagado no fim do dia de trabalho, para que o trabalho de hoje não fique em nome de quem trabalhou ontem. Se alguém assumir o turno a meio, toque em mudar no topo.

O que acontece se aplicar um modelo duas vezes?

Nada fica duplicado: os controlos que já vêm desse modelo são ignorados. Se existirem controlos com o mesmo nome de outro modelo, o Catermonkey avisa-o primeiro.

Durante quanto tempo são guardados os registos?

24 meses. Depois disso, são eliminados automaticamente.

O ecrã também funciona num telemóvel?

Sim. Num ecrã estreito, começa pela lista em vez da linha do tempo.