Einleitung
Jede eingehende Zahlung gehört zu einer Rechnung. Mit der Bankverknüpfung liest Catermonkey Ihre Transaktionen ein und findet die Rechnung, die eine Zahlung begleicht. Steht die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, wird die Rechnung sofort als bezahlt markiert. Für alle anderen Zahlungen erhalten Sie einen Vorschlag, den Sie mit einem Klick buchen.
Was kostet das? Die Bankverknüpfung ist ein Zusatzmodul für 19,50 € pro Monat, in jedem Tarif. Sie zahlen pro Verknüpfung, nicht pro Konto: Auch bei drei verknüpften Konten bleibt es bei 19,50 €.
Wer darf eine Bank verknüpfen? Nur der Kontoinhaber kann eine Bank verknüpfen oder die Verbindung trennen. Kolleginnen und Kollegen können Zahlungen abgleichen, sobald die Bank verknüpft ist.
Was Catermonkey sieht und was nicht
Die Verbindung läuft über Ponto (Isabel Group), ein zugelassenes Zahlungsinstitut, das mit fast jeder Bank in Europa zusammenarbeitet. Sie melden sich bei Ihrer eigenen Bank an. Catermonkey sieht Ihre Konten, Kontostände und Transaktionen, niemals Ihre Zugangsdaten.
Schritt 1: Bank verknüpfen
Öffnen Sie Rechnungen, klicken Sie auf Tools und wählen Sie Bank und Abgleich. Alternativ öffnen Sie die Kachel Ponto unter Einstellungen > Links & Integrationen.
Klicken Sie auf Bank verknüpfen. Sie gelangen zu Ponto, wählen Ihre Bank, melden sich dort an und haken die Konten an, die Sie verknüpfen möchten. Anschließend landen Sie automatisch wieder auf der Bankseite. Oben sehen Sie Ihre Konten mit Kontostand und dem Zeitpunkt der letzten Aktualisierung.
Catermonkey ruft alle 30 Minuten neue Transaktionen ab. Möchten Sie nicht warten, klicken Sie auf Jetzt aktualisieren.
Schritt 2: Sehen, was schon abgeglichen ist
Für jede eingehende Zahlung sucht Catermonkey die offene Rechnung, zu der sie gehört. Steht die Rechnungsnummer im Verwendungszweck und stimmt der Betrag, wird die Zahlung automatisch gebucht. Sie sehen dann einen grünen Haken mit der Rechnung, dem Betrag und dem Hinweis automatisch. Auch eine Anzahlung wird so erkannt: Die Rechnung verbucht die Zahlung und bleibt für den Restbetrag offen.
Eine gebuchte Zahlung erscheint auf der Rechnung unter Registrierte Zahlungen, genau wie eine von Hand erfasste Zahlung. Begleicht sie die Rechnung vollständig, wird die Rechnung als bezahlt markiert.
Schritt 3: Vorschläge buchen
Kann Catermonkey nicht sicher sein, zum Beispiel weil nur der Betrag passt, zeigt die Transaktion eine Schaltfläche Mit … verknüpfen. Stimmt der Vorschlag, klicken Sie darauf und die Zahlung wird gebucht.
Kein Vorschlag oder der falsche? Klicken Sie auf Auswählen… und suchen Sie die Rechnung. Die offenen Rechnungen des Kunden stehen zuerst in der Liste. Sie können eine Zahlung auch auf mehrere Rechnungen verteilen: Geben Sie an, wie viel von dieser Überweisung auf welche Rechnung entfällt. Bleibt eine kleine Differenz von bis zu 1 €, können Sie sie als Rundungsdifferenz oder Bankgebühren buchen.
Viele Vorschläge auf einmal? Wählen Sie die Transaktionen aus und klicken Sie auf … Vorschläge buchen.
Schritt 4: Markieren, was keine Kundenzahlung ist
Nicht alles auf Ihrem Konto ist eine Zahlung eines Kunden: Bankgebühren, Steuern, eine Überweisung auf Ihr Sparkonto. Klicken Sie bei einer solchen Transaktion auf Nicht zutreffend und wählen Sie den Grund: Privat, Eigene Umbuchung, Gehalt, Steuern, Bankgebühren oder Sonstiges.
Lassen Sie Künftig automatisch für … angehakt, dann merkt sich Catermonkey die Gegenpartei. Die nächste Transaktion derselben Partei in derselben Richtung wird dann von selbst genauso markiert, mit dem Hinweis Regel. Was Sie sich gemerkt haben, steht unter Gemerkte Gegenparteien, dort können Sie eine Regel auch wieder entfernen.
Häufige Fragen
Ich habe eine Zahlung der falschen Rechnung zugeordnet. Wie mache ich das rückgängig?
Klicken Sie auf der Bankseite auf den Pfeil neben der gebuchten Rechnung oder in der Rechnung unter Registrierte Zahlungen auf den Pfeil neben der Banküberweisung. Die Zahlung wird von der Rechnung entfernt, der Rechnungsstatus springt zurück und die Transaktion ist wieder offen.
Gleicht Catermonkey eine Zahlung erneut ab, nachdem ich sie rückgängig gemacht habe?
Nein. Was Sie selbst rückgängig machen, bleibt offen, bis Sie entscheiden, was damit geschehen soll.
Was ist, wenn zwei Rechnungen denselben Betrag haben?
Dann bucht Catermonkey nichts automatisch. Sie erhalten einen Vorschlag und wählen die richtige Rechnung selbst aus.
Kann ich eine Zahlung auch von der Rechnung aus zuordnen?
Ja. Öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie unter Registrierte Zahlungen auf Banktransaktion suchen. Sie sehen die offenen Transaktionen, die dazu passen könnten.
Ich habe mehrere Konten, zum Beispiel eines pro Marke. Funktioniert das?
Ja. Verknüpfen Sie alle in einem Schritt bei Ponto. Auf der Bankseite wählen Sie dann ein Konto aus oder sehen alle zusammen.
Kann Catermonkey Geld von meinem Konto abbuchen?
Nein. Catermonkey liest Ihre Transaktionen und veranlasst keine Zahlungen.
Wie beende ich die Verknüpfung?
Klicken Sie auf der Bankseite auf Verbindung trennen. Catermonkey ruft dann keine Transaktionen mehr ab und das Zusatzmodul endet. Alles, was Sie abgeglichen haben, bleibt an Ihren Rechnungen.
Haben Sie noch Fragen dazu? Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf! Per Chat oder per E-Mail an support@catermonkey.com.
Team Catermonkey 🍌