In Catermonkey planen Sie Ihr Personal über das integrierte Planungsmodul „Planen Sie Ihr Team“. Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten, Mitarbeiter einem Auftrag zuzuordnen: eigene Kollegen (direkt einplanen oder einladen) oder externes Personal, beispielsweise über eine Zeitarbeitsagentur.
Eigene Kollegen
Schritt 1: Kollegen als Benutzer einladen
Bevor Sie Kollegen einplanen können, müssen diese als Mitarbeiter mit Ihrem Konto verknüpft sein.
Gehen Sie zu den Einstellungen und klicken Sie auf „Team verwalten“.
Klicken Sie auf „Kollegen einladen“.
Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie einladen möchten.
Diese Personen erhalten eine E-Mail mit einem Link. Über diesen Link legen sie einen Benutzernamen (ihre E-Mail-Adresse) und ein Passwort an. Sobald dies erledigt ist, aktualisiere die Seite „Team verwalten“ und du findest sie in der Übersicht. Klicke auf den Pfeil rechts neben ihrem Namen, um Mitarbeiterrollen hinzuzufügen, und klicke anschließend auf das grüne Häkchen, um die Änderungen zu speichern.
Schritt 2: Geben Sie an, wie viel Personal Sie benötigen
Gehen Sie zu dem Auftrag, für den Sie Personal einplanen möchten.
Scrolle zu „Team planen“ und klicke darauf.
Es erscheint ein Fenster:
Geben Sie links unter „Benötigtes Personal“ ein, wie viele Mitarbeiter Sie für die Veranstaltung benötigen.
Rechts sehen Sie unter „Zusammenfassung der Einteilung“, wie viele Mitarbeiter Sie noch einplanen müssen.
Scrollen Sie nach unten, um Mitarbeiter über das weiße Kästchen links neben ihrem Namen auszuwählen.
Schritt 3: Wählen Sie Ihre Planungsmethode
Option 1 – Direkt einplanen
Der Mitarbeiter wird sofort dem Auftrag zugeordnet, ohne die Möglichkeit, dies abzulehnen. Verwenden Sie diese Option nur, wenn Sie sicher sind, dass der Mitarbeiter verfügbar ist.
Der Mitarbeiter ist sofort eingeplant und kann dies nicht ablehnen.
Im Mitarbeiterportal erscheint der Status „Eingeteilt“.
So funktioniert es: Öffne den Auftrag → klicke auf „Team einplanen“ → wähle den Mitarbeiter aus → klicke unten auf „Sofort einplanen“.
Option 2 – Einladung versenden
Der Mitarbeiter erhält eine Einladung für den Auftrag und kann diese annehmen (✔) oder ablehnen (✖). Er kann auch eine Bemerkung hinterlassen, zum Beispiel, dass er zwar Zeit hat, aber erst zu einem späteren Zeitpunkt.
Sie erhalten eine E-Mail, sobald jemand antwortet.
So funktioniert es: Öffne den Auftrag → klicke auf „Team einplanen“ → wähle den Mitarbeiter aus → klicke unten auf „Einladung versenden“.
Wenn du Mitarbeiter eingeladen oder eingeplant hast, siehst du unter „Für diese Veranstaltung eingeplante/eingeladene Mitarbeiter“, wen du hinzugefügt hast.
Tipp: Detailliertere Informationen anzeigen
Gehe im Auftrag zu „Team planen“ und klicke auf das Stift-Symbol, um dieses Feld zu bearbeiten. Unter „Benötigtes Personal“ kannst du das Häkchen bei „Erweiterte Informationen im Mitarbeiterportal für diese Veranstaltung anzeigen“ setzen.
Die Mitarbeiter sehen dann nur für die Veranstaltungen, für die sie eingeplant sind, zusätzliche Details wie Kundendaten, Standortdaten, Produktdaten (ohne Preise) und Kontaktdaten des restlichen eingeteilten Teams.
Tipp: Mitarbeiter automatisch auf dem Laufenden halten
Unter „Allgemeine Einstellungen“ (Zahnrad-Symbol) findest du zwei Optionen, um Mitarbeiter bei Änderungen automatisch zu informieren:
Mitarbeiter nach einer Planänderung in ihrer Schicht automatisch per E-Mail benachrichtigen.
Mitarbeiter automatisch per E-Mail benachrichtigen, wenn sich der Auftrag ändert (Status, Datum oder Uhrzeit).
Externe Mitarbeiter
Arbeitest du oft mit Zeitarbeitskräften? Dann kannst du auch externe Mitarbeiter einplanen. Dies erfolgt manuell pro Auftrag.
Arbeiten Sie häufig mit einer bestimmten Zeitarbeitsagentur zusammen? Fügen Sie dann über die Einstellungen einen Lieferanten mit dem Namen der Zeitarbeitsagentur hinzu. So behalten Sie den Überblick darüber, woher Ihre Mitarbeiter kommen.
So setzen Sie externes Personal ein:
Geben Sie unten rechts an, wie viele externe Mitarbeiter Sie einplanen möchten. Option (1) verwenden Sie für eine Zeitarbeitsfirma, Option (2) für die Personalrollen.
Klicken Sie auf „Externes Personal planen“.
Geben Sie unten unter „Für diese Veranstaltung eingeplantes/eingeladenes Personal“ die Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen ein, die Sie erhalten haben.
Übersicht und Einblick über den Kalender
Neben der Planung nach Aufträgen bietet der Kalender auch Übersichtsfunktionen.
Listen und Übersichten
Ein Eigentümer-/Verwalter- oder Büro-Konto kann hier eine Übersicht über ausgewählte Aufträge des eingeplanten Personals herunterladen.
Tools – Verfügbarkeit Ihres Teams
Sehen Sie hier in einer Übersicht, wann Ihre Mitarbeiter eingeplant, eingeladen oder verfügbar sind. Dies dient vor allem der Übersicht: Die eigentliche Personalplanung erfolgt über die Aufträge selbst.
Sollten Sie noch Fragen dazu haben, können Sie sich gerne an uns wenden! Chatten Sie mit uns oder rufen Sie uns unter +31 (0)88 266 6539 an.
Mit freundlichen Grüßen,
das Catermonkey-Team 🍌