Möchtest du, dass automatische E-Mails an dich selbst oder an den Kunden auf der Grundlage bestimmter Kriterien versendet werden können? Das ist mit automatischen Workflows möglich!
Wo findest du die automatischen Workflows?
Du findest die Funktion im Kalender unter „Tools“
Wie richtet man einen Workflow ein?
Gehen Sie zum Kalender
Klicken Sie oben rechts auf „Tools“
Klicken Sie auf „Workflow-Automatisierung“
Klicken Sie auf „+ Neue Regel“
Sie gelangen nun zu dem Bildschirm, auf dem Sie die Workflow-Kriterien festlegen können.
Geben Sie dem Workflow einen Namen (z. B. „Anzahl der Gäste – E-Mail“)
Wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die versendet werden soll (siehe E-Mail-Vorlagen)
Geben Sie an, ob Sie die E-Mail an den Kunden, den Account-/Eventmanager des Auftrags oder an eine andere E-Mail-Adresse senden möchten.
Legen Sie fest, wie viele Tage vor oder nach der Veranstaltung Sie die E-Mail versenden möchten.
Sie können auch festlegen, dass die E-Mail nach der Erstellung des Auftrags oder nach einer Änderung des (finanziellen) Status versendet wird.
Geben Sie an, welche Kriterien der Auftrag erfüllen muss, damit die E-Mail versendet wird (z. B. nur abgeschlossene Veranstaltungen).
Wenn Sie alle Kriterien korrekt eingegeben haben, können Sie die Regel testen, um zu sehen, ob sie auf die richtigen Aufträge angewendet wird.
Speichern Sie anschließend die Änderungen.
Ein Workflow-Beispiel
Ich möchte, dass 7 Tage vor der Veranstaltung eine E-Mail mit der Frage nach der endgültigen Gästeanzahl versendet wird. Das stelle ich wie folgt ein:
Den Namen des Workflows setze ich auf „E-Mail zur Gästeanzahl“
Ich wähle die E-Mail-Vorlage „Anfrage zur Gästeanzahl“
Ich gebe an, dass diese E-Mail an den Kunden gesendet werden soll.
Ich stelle ein, dass diese E-Mail 7 Tage vor der Veranstaltung versendet werden soll.
Außerdem lege ich fest, dass der Status des Auftrags auf „Bestätigt“ stehen muss
und dass es sich ausschließlich um Veranstaltungen handelt.
Wenn alles korrekt eingestellt ist, klicke ich auf „Regel testen“ und sehe, für welche Aufträge diese Regel gilt.
Über das „E-Mail“-Symbol kannst du eine Vorschau der E-Mail anzeigen, die versendet wird, sowie den Versandtermin (27. Februar):
Workflow mit Rechnungen
Es ist auch möglich, Rechnungen automatisch aus Catermonkey zu versenden. Das Anpassen der Kriterien erfolgt wie oben unter „So richten Sie einen Workflow ein“ beschrieben. Auf diese Weise kannst du die Rechnung mitsenden lassen:
Geben Sie dem Workflow einen Namen.
Wähle die E-Mail-Vorlage aus, die versendet werden soll (siehe E-Mail-Vorlagen)
Geben Sie an, ob Sie die E-Mail+ Rechnung an den Kunden senden möchten.
Geben Sie an, ob Sie den Gesamtbetrag, einen Teilbetrag (%), einen Festbetrag oder den Restbetrag der Rechnung versenden möchten.
Geben Sie außerdem an, wie viel % oder welchen Festbetrag (falls zutreffend) Sie versenden möchten.
Lege fest, wie viele Tage vor oder nach der Veranstaltung du die E-Mail versenden möchtest.
Sie können auch wählen, ob die E-Mail nach der Erstellung des Auftrags oder nach einer Änderung des (finanziellen) Status versendet werden soll.
Geben Sie an, welche Kriterien der Auftrag erfüllen muss, damit die E-Mail versendet wird (z. B. nur Veranstaltungen mit dem Status „Bestätigt“ oder „Zu fakturieren“).
Wenn Sie alle Kriterien korrekt eingegeben haben, können Sie die Regel testen, um zu sehen, ob sie auf die richtigen Aufträge angewendet wird.
Speichern Sie anschließend die Änderungen.
Einen Workflow deaktivieren
Wenn du eine automatische E-Mail nicht mehr aktiv haben möchtest, kannst du sie mit diesem Schieberegler deaktivieren:
Gut zu wissen
Die E-Mails werden nicht an Kunden aus alten Aufträgen (aus der Vergangenheit) gesendet, dies gilt nur für zukünftige Aufträge, es sei denn, du legst fest, dass 10 Tage nach einem Ereignis eine E-Mail versendet werden soll.
Sollten Sie noch Fragen haben, lassen Sie es uns gerne wissen!
Mit freundlichen Grüßen,
das Catermonkey-Team 🍌