Einführung
Mit dem Rechnungsassistenten erstellen Sie eine Rechnung in drei Schritten: Sie wählen den Kunden, fügen hinzu, was der Kunde erhält, und legen die Art der Rechnung fest. Sie können eine einzelne Rechnung für einen neuen Auftrag erstellen oder einen bestehenden Auftrag abrechnen, auf einmal, als Vorauszahlung oder als Restbetrag.
Gut zu wissen: Eine Rechnung braucht immer einen Kunden. Der Assistent erstellt einen Entwurf und versendet nichts. Im Editor passen Sie die Rechnung noch an, bevor Sie sie speichern und versenden.
Schritt 1: Assistent öffnen und Kunden wählen
Gehen Sie zu Rechnungen und klicken Sie auf Neue Rechnung.
Suchen Sie unter Kunde den Kunden oder wählen Sie Neuer Kunde, falls es ihn noch nicht gibt.
Passen Sie bei Bedarf Eventname und Datum an. Haben Sie mehrere Marken, wählen Sie auch die Marke.
Möchten Sie mehr vom Auftrag ausfüllen, etwa Enddatum, Typ oder Personenanzahl? Klicken Sie auf Weitere Optionen.
Klicken Sie auf Weiter.
Sie können den Assistenten auch von einem Auftrag aus öffnen: Die Rechnungskachel im Kalender und die Auftragskarte starten ihn direkt für diesen Auftrag.
Schritt 2: Hinzufügen, was der Kunde erhält
Suchen Sie unter Produkte Ihre Produkte, legen Sie die Mengen fest und fügen Sie bei Bedarf einen Rabatt hinzu. Mit Preise inkl. MwSt. anzeigen wechseln Sie zwischen Preisen mit und ohne MwSt. Im Auftrag können Sie anschließend noch alles ändern. Unten sehen Sie die Zwischensumme, die MwSt.-Aufschlüsselung und die Gesamtsumme.
Klicken Sie auf Weiter.
Schritt 3: Rechnungsart wählen
Unter Rechnungstyp wählen Sie, mit welcher Art von Rechnung Sie beginnen:
Vollständige Rechnung: der gesamte Betrag des Auftrags.
Vorauszahlungsrechnung, ein Prozentsatz des Auftrags: Sie geben einen Prozentsatz ein und sehen sofort den passenden Betrag.
Vorauszahlungsrechnung, ein fester Betrag: Sie geben den Betrag selbst ein.
Klicken Sie auf Rechnung erstellen. Der Rechnungsentwurf öffnet sich im Editor. Prüfen Sie ihn, passen Sie ihn an und speichern Sie ihn. Danach versenden Sie ihn. Mehr zu Vorauszahlungen lesen Sie unter Voraus- & Restzahlungsrechnung erstellen.
Einen bestehenden Auftrag abrechnen
Haben Sie den Auftrag schon? Klicken Sie in Schritt 1 auf Stattdessen einen bestehenden Auftrag abrechnen.
Suchen Sie den Auftrag über Aufträge suchen: nach Name, Referenz oder Kunde. In den Ergebnissen steht die Auftragsnummer vor dem Namen, zum Beispiel #2251 · Mittagessen.
Klicken Sie auf den Auftrag und dann auf Weiter.
Wählen Sie unter Rechnungstyp, was Sie abrechnen möchten, und klicken Sie auf Rechnung erstellen.
Bei einem bestehenden Auftrag sehen Sie oben die Beträge: Auftragssumme, Bisher in Rechnung gestellt, Noch nicht gesendet (die Rechnungsentwürfe) und Noch abzurechnen. Wurde bereits eine Vorauszahlungsrechnung versendet, steht auch Restbetragsrechnung, der Rest nach den Vorauszahlungen zur Wahl: Sie zieht die versendeten Vorauszahlungen ab. Rechnungsentwürfe zählen nicht als abgerechnet; nur versendete Rechnungen werden abgezogen.
Möchten Sie statt eines bestehenden Auftrags einen neuen abrechnen? Wählen Sie Stattdessen einen neuen Auftrag abrechnen.
Häufig gestellte Fragen
Wird die Rechnung sofort an den Kunden gesendet?
Nein. Der Assistent erstellt einen Entwurf. Sie versenden ihn erst, wenn Sie es entscheiden, per E-Mail oder Peppol. Die Rechnungsnummer wird beim Versenden vergeben.
Kann ich die Rechnung noch ändern?
Ja. Nach Rechnung erstellen öffnet sich der Editor, und Sie können Positionen, Text und Datum vor dem Speichern noch ändern.
Mein Auftrag hat keinen Kunden. Was nun?
Dann lässt er sich nicht abrechnen. Sie sehen die Meldung Dieser Auftrag hat keinen Kunden. Fügen Sie dem Auftrag einen Kunden hinzu und starten Sie den Assistenten erneut.
Der Auftrag hat bereits einen Rechnungsentwurf.
Dann sehen Sie die Meldung Für diesen Auftrag gibt es bereits einen nicht gesendeten Rechnungsentwurf mit der Schaltfläche Entwurf öffnen. So gelangen Sie dorthin, statt einen zweiten zu erstellen.
Eine Restbetragsrechnung wurde schon versendet.
Der Assistent meldet Für diesen Auftrag wurde bereits eine Restbetragsrechnung versendet, und Sie können keine zweite Restbetragsrechnung erstellen.
Was passiert, wenn ich den Assistenten schließe?
Es wird erst etwas angelegt, wenn Sie auf Rechnung erstellen klicken. Schließen Sie den Assistenten früher, bleiben die Rechnungen des Auftrags unverändert.