En cuanto actives la integración con Catermonkey, los presupuestos que hayas creado allí se enviarán automáticamente a CrewPlanner. Esto ocurre en cuanto cambies el estado del encargo a lo que hayas configurado para que estos presupuestos puedan aparecer en CrewPlanner. Estos presupuestos aparecerán como solicitud de proyecto en el módulo del panel de control «Presupuestos externos aprobados» de CrewPlanner y deberán ser aprobados por un responsable.
¿Cómo se establece la conexión?
Para crear una conexión con CrewPlanner, primero necesitas una cuenta. Puedes encontrar más información en la página web www.crewplanner.com. Puedes programar una demostración online con ellos sin compromiso, o solicitarnos que te facilitemos un contacto.
Una vez creada la cuenta, en Catermonkey, ve a «Configuración»(rueda dentada en la esquina inferior izquierda) y selecciona «Conexiones e integraciones». En la parte inferior encontrarás la opción para generar una clave API y utilizar la conexión con CrewPlanner.
Para que la conexión funcione, abre en CrewPlanner la página CONEXIONES desde el menú CONFIGURACIÓN. Allí encontrarás, bajo el apartado «Esencial», la conexión Catermonkey.
Haz clic en esta conexión y, a continuación, en el botón ACTIVAR
Esto abrirá la página que se muestra a continuación, donde podrás introducir los ajustes necesarios:
Aquí introduce la clave API que has copiado de Catermonkey.
En «Estados», puedes determinar qué presupuestos de Catermonkey se pueden enviar a CrewPlanner marcando los estados permitidos y haciendo clic en «Aceptar». A continuación, en CrewPlanner podrás aprobar estos presupuestos como proyecto.
En cuanto pulses GUARDAR, se activará la conexión.
Enviar un presupuesto de Catermonkey a CrewPlanner
Un presupuesto que crees en Catermonkey no se envía automáticamente a CrewPlanner; para ello, deben cumplirse una serie de requisitos.
En primer lugar, debes introducir al menos un cliente y una fecha en el presupuesto para enviarlo a CrewPlanner. Por lo tanto, no es necesario completar toda la información, pero hablaremos de esto más adelante.
Además, debes seleccionar siempre EVENTO como tipo para poder convertirlo en un proyecto en CrewPlanner.
Por último, el presupuesto solo se enviará cuando cambies su estado a uno de los que hayas configurado en la integración de CrewPlanner. Así que puedes elaborar tu presupuesto con tranquilidad y, cuando estés listo para enviarlo a CrewPlanner, cambia el estado.
En cuanto un presupuesto cumpla todos los requisitos, aparecerá en el módulo PRESUPUESTOS EXTERNOS APROBADOS del DASHBOARD de CrewPlanner.
¿Qué campos están vinculados?
Al crear un presupuesto en Catermonkey, dispones de varios campos que puedes utilizar. En este capítulo explicamos a qué campos de CrewPlanner corresponden y con cuáles se vinculan.
Como se ha mencionado anteriormente, no es necesario introducir toda la información para enviar un presupuesto a CrewPlanner, pero sí debe introducir al menos un cliente y una fecha.
¡CrewTip! Mientras un proyecto aún no haya sido aprobado en CrewPlanner, puedes seguir añadiendo información adicional a tu presupuesto en Catermonkey y esta se cargará automáticamente en CrewPlanner. Para ello, se tienen en cuenta todos los presupuestos con una fecha de evento de hasta 30 días en el pasado. De este modo, incluso puede añadir presupuestos para eventos que hayan tenido lugar en el pasado.
Atención: para crear un proyecto en CrewPlanner, necesitas al menos la siguiente información: nombre de la empresa del cliente, nombre del proyecto, fecha y al menos un turno.
Si esta información no se ha introducido en el presupuesto, deberá completarse manualmente en CrewPlanner para poder aprobar y crear un proyecto.
Repasamos brevemente qué campos de Catermonkey puedes utilizar para enviar información y a qué campos de CrewPlanner están vinculados.
1. Cliente = Empresa
Atención: CrewPlanner solo puede reconocer al cliente para el que se ha elaborado el presupuesto si el nombre coincide exactamente. Si no se reconoce el nombre, tampoco se creará ninguna solicitud de proyecto.
2. Ubicación = Dirección del proyecto
Si introduce una dirección en el campo Ubicación, esta se reconocerá en CrewPlanner como la dirección del proyecto. Si deja este campo en blanco, se marcará la opción «Dirección desconocida» para el proyecto.
3. Fecha del evento = Fecha del proyecto
Sin fecha no se enviará ninguna información. La Fecha del evento se considerará en CrewPlanner como la Fecha del proyecto.
4. Fecha de finalización = Creación de un proyecto recurrente
Si introduce una «Fecha de finalización» en su presupuesto, se creará un proyecto para cada día comprendido entre la «Fecha del evento» y la «Fecha de finalización». De este modo, podrá solicitar proyectos de varios días en CrewPlanner.
5. Nombre del evento = Nombre del proyecto
El nombre que le des al encargo se utilizará como nombre del proyecto.
6. Número de personas = Información adicional
El número de personas que se introduce en un presupuesto se refiere al número de invitados. En CrewPlanner, esto se muestra en el campo «Información adicional»
7. Referencia = Información adicional
La información que introduzcas en el campo «Referencia» aparecerá en el campo «Información adicional» del proyecto (este campo solo aparecerá si seleccionas el icono del lápiz en el encargo y, a continuación, pulsas en «Más opciones»).
8. Planificación de eventos = Calendario del proyecto + Horarios de turnos + Funciones de turnos
A través de la sección Planificación de eventos, puedes añadir tanto el calendario del proyecto como los turnos al proyecto. En el siguiente capítulo te explicamos cómo hacerlo.
Añadir planificación de eventos
A través de la planificación de eventos en Catermonkey, puedes añadir tanto el calendario del proyecto como los turnos que deseas transferir al proyecto en Crewplanner.
Crear una planificación de eventos en Catermonkey
Desplázate en el encargo hasta la planificación de eventos. Haz clic en ella y añade un bloque de tiempo haciendo clic en «Añadir fila».A continuación, abre «Más opciones» para este bloque de tiempo de planificación. Verás lo siguiente:
1. Crear calendario del proyecto
Para que la planificación de eventos de Catermonkey se refleje correctamente en el calendario del proyecto en CrewPlanner, rellena los siguientes campos:
Introduce una hora
En el cuadro situado a la derecha de las horas, anota la actividad que tendrá lugar en ese momento. Si deseas utilizar fórmulas existentes de CrewPlanner, deberás introducirlas aquí tal y como aparecen en CrewPlanner.
Puede añadir un comentario en el cuadro «Comentario interno».
2. Añadir turnos
Introduce la hora de inicio del turno.
Así como la hora de finalización del turno.
Aquí debes indicar el número de empleados que necesitas.
En «Rol», selecciona la función de los turnos que deseas añadir. Los nombres de estos roles deben coincidir exactamente con las funciones de los turnos en CrewPlanner para poder vincularse. Puedes gestionar los roles en Catermonkey a través de los ajustes; desplázate hasta «Roles del personal».
¿Dónde se encuentran las ofertas confirmadas en CrewPlanner?
En cuanto hayas activado la conexión en CrewPlanner, como gestor podrás añadir un nuevo módulo en tu panel de control llamado OFERTAS EXTERNAS APROBADAS. Aquí te explicamos cómo hacerlo.
En cuanto el estado de un presupuesto en Catermonkey cambie a uno de los que hayas seleccionado al configurar la conexión, la información se enviará a CrewPlanner y el presupuesto aparecerá en este panel de control.
¡CrewTip! Los presupuestos se ordenan por fecha de evento o proyecto, comenzando por el presupuesto o el evento que tenga lugar primero. Utiliza las flechas de la esquina superior izquierda para navegar hacia presupuestos posteriores.
En esta pantalla tienes 3 opciones:
Aceptar: selecciona el signo más para aceptar la oferta, tras lo cual podrás crear el proyecto.
Ignorar: con el icono de abajo puedes ignorar la oferta. Ten en cuenta que, una vez confirmado, la oferta desaparecerá del módulo y ya no podrás crear un proyecto para ella.
Ver presupuesto: selecciona el presupuesto deseado y se abrirá una ventana emergente en la que podrás consultar más información. Selecciona la barra negra con VER EN CATERMONKEY para volver a abrir la oferta en Catermonkey, si tienes acceso a ella. O utiliza los botones de la parte inferior para crear el proyecto o rechazar la oferta.
Crear un proyecto a partir de un presupuesto confirmado
Como ya se ha comentado en el capítulo anterior, para aceptar un presupuesto, selecciona el signo más o el botón CREAR PROYECTO en la ventana emergente del módulo del panel de control PRESUPUESTOS EXTERNOS APROBADOS. A continuación, se abrirá el proyecto, en el que la información introducida en Catermonkey se mostrará en los campos vinculados.
Aquí puedes leer cómo seguir creando un proyecto.
En la pestaña DOCUMENTOS del proyecto encontrarás el resumen del encargo con la información procedente de Catermonkey.
Modificar, eliminar o cancelar un presupuesto
Si se modifica, elimina o cancela un presupuesto en Catermonkey, este solo se actualizará o eliminará automáticamente de CrewPlanner si aún no ha sido aceptado y no se ha creado un proyecto a partir de él.
Una vez que se haya aceptado la oferta y se haya creado un proyecto, este se vinculará a dicha oferta y la oferta ya NO se actualizará automáticamente ni desaparecerá de CrewPlanner, por lo que deberá gestionarse manualmente.
Tan pronto como se haya realizado un cambio en Catermonkey, esto se indicará en el proyecto de CrewPlanner mediante un punto rojo junto a «MIRA AQUÍ».
¡CrewTip! Si acabas de realizar cambios en Catermonkey y estos aún no son visibles en CrewPlanner, ve a la página del panel de control de CrewPlanner y actualízala para que se apliquen los cambios.
Si seleccionas esto, se abrirá la ventana emergente del presupuesto:
Aquí puedes ver cuándo se modificó el presupuesto por última vez.
Puedes consultar qué se ha modificado en el resumen de encargos que encontrarás en la pestaña DOCUMENTOS. Este documento se actualiza constantemente con la información más reciente.
¿Por qué no funciona (ya) la conexión con CrewPlanner?
Esto puede deberse a varios motivos. Comprueba lo siguiente si la conexión no funciona correctamente:
¿Está activada la conexión en Catermonkey? (véase «¿Cómo se establece la conexión?»)
¿Está activada la conexión en Crewplanner?
¿Se han configurado los estados correctos en Crewplanner?
¿Se ha introducido el estado y la información correctos en el encargo de Catermonkey?
Si aún así no funciona, ponte en contacto con nosotros.
¡Esperamos que este artículo te haya sido de ayuda!
Si tienes alguna pregunta sobre las funciones de CrewPlanner, echa primero un vistazo a la Crew Academy de CrewPlanner. ¡Quizás encuentres la respuesta en alguno de sus artículos o ponte en contacto con su servicio de asistencia!
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Atentamente,
El equipo de Catermonkey 🍌