Catermonkey vous permet d'automatiser facilement vos achats. Vous gagnez ainsi du temps lors du calcul de vos achats et pouvez passer des commandes plus ciblées. De plus, les ingrédients sont automatiquement calculés par fournisseur, ce qui rend votre processus d'achat plus efficace et plus clair.
Où trouver les achats ?
Vous pouvez trouver vos achats dans l'onglet « Achats ». Vous le trouverez dans le menu à gauche.
Comment ajouter des produits d'achat ?
Importation d'un fichier Excel
Vous pouvez facilement importer vos produits achetés (ingrédients) à partir d'un fichier Excel.
Conseil : utilisez pour cela le format joint en annexe à cet article.
En haut à droite, cliquez sur « import/export & outils », puis sur « importer un lot d'ingrédients ».
Une fois le fichier Excel téléchargé, associez les colonnes aux champs correspondants dans Catermonkey. Cliquez sur --Ignorer la colonne -- pour faire votre choix dans le menu déroulant.
Une fois toutes les colonnes liées, cliquez sur « Commencer l'importation ».
Ajouter manuellement des achats
Vous ajoutez un produit (ingrédient) manuellement en cliquant sur « + Nouvel ingrédient ».
Remplir les données relatives à l'achat
Vous disposez de plusieurs champs à remplir pour chaque ingrédient.
Nom et numéro d'article
Indiquez ici le nom, le numéro d'article, le fournisseur et, le cas échéant, une description :
Emballage et unités
Vous indiquez ici les unités de l'ingrédient. Je vous explique ce que tout cela signifie :
Coût par emballage (individuel) = Combien coûte un emballage.
Nombre par emballage = Quel est le poids brut d'un emballage ?
Unité d'emballage = Quelle est l'unité d'emballage ?
Nombre de kg après production = Quel est le poids net d'un emballage ?
Unité de recette = Quelle unité utilisez-vous dans votre recette ?
Nombre par grand emballage = Combien y a-t-il par grand emballage ?
Type de grand emballage = Quel est le grand emballage ?
Exemple :
Une palette de lait. Une palette contient 30 briques d'un litre.
Nom = Lait
Coût par emballage (individuel) = 2,50 (par brique)
Nombre par emballage = 1
Unité d'emballage = litre
Nombre de kg après production = n.a. (il ne s'agit pas d'un poids net)
Unité de recette = ml
Nombre par emballage collectif = 30 (briques)
Type d'emballage collectif = palette
Ajouter des ingrédients aux produits de la gamme
Vous pouvez ensuite associer les ingrédients et calculer les achats en les ajoutant à partir de la rubrique Achats aux produits de la rubrique Assortiment.
Accédez à la rubrique Assortiment et recherchez un produit. Faites défiler jusqu'à la rubrique Associer les ingrédients et calculer le coût de revient :
Recherchez ici les ingrédients du produit et ajoutez-les.
Indiquez la quantité de l'ingrédient. Faites-le par portion ou par personne :
(par exemple : pour un brownie, vous avez besoin de 200 grammes de sucre) :
Cela demande un peu de calculs et de remplissage, mais vous fera gagner beaucoup de temps au final !
Générer et partager une liste d'achats
En ajoutant vos achats à la gamme, vous pouvez désormais générer une liste d'achats en une seule fois afin de voir, par exemple, combien vous devez acheter pour la semaine à venir ou par commande. Vous pouvez également envoyer directement la liste d'achats à votre fournisseur par e-mail.
Vous pouvez générer la liste sous Listes et aperçus :
Indiquez comment vous souhaitez voir la liste d'achats :
Partagez éventuellement la liste avec vos collègues et générez-la :
Vous préférez travailler avec Excel ou PDF ? Vous pouvez également les télécharger :
Envoyer la commande par e-mail au fournisseur
Une fois votre liste d'achats générée, vous pouvez indiquer dans la liste en ligne les quantités dont vous avez besoin, puis l'envoyer par e-mail à l'adresse que vous avez configurée auprès du fournisseur. Pour ce faire, procédez comme suit :
1. Ajoutez l'adresse e-mail à laquelle vous envoyez vos commandes au fournisseur.
Allez dans Paramètres (roue dentée) > Faites défiler jusqu'à Fournisseurs > Ajoutez l'adresse e-mail.
2. Accédez ensuite à une tâche dans la commande (ou sélectionnez-en plusieurs dans l'agenda) et générez la liste d'achats.
3. Dans la liste en ligne, vous pouvez indiquer pour chaque fournisseur le nombre d'emballages que vous souhaitez commander. Augmentez ou diminuez ce nombre.
4. Indiquez ensuite la date de livraison souhaitée et cliquez sur « Transmettre la commande à [nom du fournisseur] » :
5. Ensuite, un brouillon d'e-mail est créé à partir d'un modèle d'e-mail que vous pouvez configurer vous-même :
6. Cliquez sur « Envoyer » et votre commande sera envoyée à l'adresse e-mail indiquée.
7. La commande apparaîtra comme suit chez le fournisseur :
Télécharger les recettes
Vous pouvez également télécharger des recettes. Très pratique pour cuisiner. La liste des recettes vous indique précisément les quantités à préparer et, si vous avez défini une recette, le mode de préparation. Vous trouverez également cette liste sous Listes et aperçus :
Si vous avez des questions à ce sujet, n'hésitez pas à nous contacter !
Cordialement,
L'équipe Catermonkey 🍌