Étape 1 : Ouvrez la fonction « Importation »
Accédez à Agenda, Clients, Gamme, Ingrédients ou Sites.
Cliquez sur Outils en haut à droite.
Cliquez sur Importation. Il s'agit de la première icône de chaque menu « Outils ».
Étape 2 : Choisissez ce que vous souhaitez importer
Catermonkey vous demande : « Que souhaitez-vous importer ? » L'option correspondant à l'écran d'où vous venez est déjà sélectionnée : depuis Clients, il s'agit par exemple de Clients.
Vous pouvez afficher les options sous forme de vignettes ou de liste, à l’aide des deux boutons situés en haut. En mode vignettes, cliquez sur une option pour l’ouvrir. En mode liste, chaque option est accompagnée d’une brève explication : choisissez-en une et cliquez sur Continuer en bas.
Intelligent / IA : Catermonkey vous lit le document à voix haute.
Tâches : elles sont ajoutées à votre Agenda. Une tâche correspond à une opération pour un client et un événement, comme un bon de commande, un devis confirmé ou une photo de celui-ci.
Produits : ils sont ajoutés à votre gamme. Il s’agit des plats et des articles que vous vendez à vos clients, issus de vos cartes, brochures et listes de prix.
Clients : ils apparaissent dans la rubrique « Clients ». Utilisez une liste de contacts, un carnet d’adresses ou une exportation depuis votre CRM.
Ingrédients : ils sont classés dans la rubrique « Ingrédients ». Il s’agit de tout ce que vous achetez auprès de vos fournisseurs : factures fournisseurs, bons de livraison ou listes de prix des grossistes. Vous pouvez souvent demander à votre fournisseur un fichier Excel récapitulant vos achats.
Lieux : ils se trouvent dans la rubrique « Lieux ». Il s’agit des espaces, salles et lieux que vous gérez vous-même et que vous proposez à la réservation, et non des adresses de vos clients.
Agenda : une exportation de votre agenda en ligne (Outlook, Apple, Google) sous forme de fichier .ics. Chaque événement devient une commande. Voir « Importer votre agenda » ci-dessous.
Classique / Tableur : vous associez vous-même les colonnes d’un fichier Excel. Utilisez cette option pour les Clients, les Produits et les Ingrédients si vous préférez associer chaque colonne vous-même, ou pour une exportation depuis Horeko ou EasyParty.
Étape 3 : Importez un fichier ou collez du texte
Chaque importation intelligente fonctionne de la même manière. Choisissez un onglet :
Importer un fichier : faites glisser un fichier dans la zone prévue à cet effet, ou cliquez pour en sélectionner un. Vous pouvez utiliser un fichier PDF, un fichier Excel (.xlsx ou .xls), un fichier CSV ou une photo (JPG, PNG ou WebP). Une photo prise avec votre téléphone fonctionne également, à condition que le texte soit lisible.
Coller du texte : collez le texte d’un e-mail, d’un devis ou d’une liste, puis cliquez sur Extraire ce texte.
Cliquez ensuite sur Extraire le document.
Remarque :
Vous ne pouvez importer qu’un seul fichier à la fois. Vous souhaitez importer plusieurs fichiers ? Répétez alors ces étapes pour chaque fichier.
Les PDF ne doivent pas dépasser 50 pages. Un PDF plus long sera immédiatement refusé, accompagné d’un message indiquant de le diviser en fichiers plus petits et de les importer un par un.
Les photos iPhone au format HEIC ne peuvent pas encore être lues. Faites une capture d’écran de la photo ou réglez votre appareil photo sur « Compatibilité maximale ».
Vous importez un fichier Excel contenant des produits ou des ingrédients ? Vous pouvez alors choisir les feuilles de calcul à lire. Pour les produits, indiquez également si les prix s’entendent TTC.
Étape 4 : Laissez Catermonkey lire votre fichier
Catermonkey analyse maintenant votre document. Cela peut prendre un certain temps, ce qui est tout à fait normal.
Vous n’avez pas besoin d’attendre : quel que soit le type de fichier, vous pouvez fermer la fenêtre et continuer à travailler tranquillement. Vous recevrez une notification dès que le résultat sera prêt à être vérifié, et vous pourrez alors l’ouvrir exactement là où vous vous étiez arrêté. Rien ne sera créé tant que vous ne l’aurez pas confirmé à l’étape suivante.
Étape 5 : Vérifiez le résultat et importez
Produits, clients, ingrédients et établissements : vous voyez un aperçu de tout ce que Catermonkey a trouvé. Pour les produits, par exemple, une liste de vos plats et de leurs prix. Décochez ce que vous ne souhaitez pas conserver, puis cliquez en bas sur Importer N. Si Catermonkey n’a pu lire qu’une partie d’un long fichier PDF, cela sera indiqué dans l’aperçu : divisez le document pour importer le reste. Vous travaillez avec plusieurs marques ? Cochez alors sous « Disponible pour les marques » les marques sous lesquelles les nouveaux produits seront proposés. Si vous ne cochez rien, ils seront disponibles pour toutes les marques que vous êtes autorisé à utiliser.
Commandes : vous vérifiez la commande en deux étapes, les mêmes que celles que vous connaissez dans Nouveau devis. Rien n’est créé tant que vous n’avez pas cliqué sur Créer une commande.
Détails : le client, le nom de l’événement, la date et l’heure, la date de fin, le lieu, le type, le nombre de personnes et la marque. Corrigez les informations erronées. En ce qui concerne le client et le lieu, Catermonkey indique s’il en a trouvé un existant dans votre compte ou s’il va en créer un. Cliquez sur la croix pour le supprimer et en rechercher un autre, ou cliquez sur Nouveau client ; utilisez la suggestion pour rétablir ce que Catermonkey avait trouvé. Si le document ne mentionne pas de date d’événement, comme c’est le cas pour un devis qui n’indique que sa date de création, le champ de la date reste vide, accompagné du message « Nous n’avons trouvé aucune date — veuillez en saisir une ». Saisissez la date : sans date, aucune commande ne peut être créée. Cliquez ensuite sur Suivant.
Produits : les lignes lues par Catermonkey, avec leurs prix, la TVA et les totaux, tels qu’ils figurent dans la commande. Modifiez les quantités, les noms et les prix, supprimez des lignes ou ajoutez des produits de votre gamme. Les lignes que Catermonkey n’a pas pu associer à un produit de votre gamme n’ont pas encore de prix : saisissez-le ici ou plus tard dans la commande. Si le document ne comportait aucune ligne, cette étape commence à vide : ajoutez maintenant des produits, ou créez la commande et ajoutez-les plus tard.
Cliquez sur Créer une commande : la nouvelle commande s’ouvre alors dans votre Agenda. Chaque document correspond à une seule commande : un document comportant plusieurs écritures n’est pas fractionné ; vous devez donc les importer une par une. Le bouton Recommencer vous ramène à l’écran de sélection d’un autre fichier.
Ignorer la vérification. Vous faites confiance à la commande telle qu’elle figure dans le document ? Cochez alors Ignorer la vérification sous votre fichier, avant de cliquer sur Lire le document. Catermonkey créera alors immédiatement la commande et l’ouvrira. S’il manque quelque chose, comme la date, la vérification s’affichera tout de même, afin que vous puissiez d’abord compléter les informations manquantes. Catermonkey mémorise votre choix sur cet ordinateur.
Résultat : vos données se trouvent au bon endroit dans Catermonkey, sans que vous ayez à les retaper.
Catermonkey n’a rien trouvé ?
Dans ce cas, rien n’est importé. Pour les commandes, Catermonkey affiche tout de même la commande à vérifier si le document mentionne un client ou une date, même sans lignes : vous ajoutez alors vous-même les produits. Souvent, le document appartient à un autre type. Par exemple, vous avez téléchargé une facture fournisseur en tant que « Produits », alors qu’elle appartient à la catégorie « Ingrédients ». Catermonkey vous indique ce qu’il pense être le type du document et vous propose l’option Importer quand même en tant que…, qui relit le même fichier ou le même texte avec le type correct, sans avoir à le télécharger à nouveau. Vous pouvez également cliquer sur Choisir une autre importation.
Où puis-je trouver mes données importées ?
Vous avez importé… | Vous les trouverez dans… |
Commandes | Agenda |
Agenda | Agenda |
Produits | Gamme |
Clients | Clients |
Ingrédients | Ingrédients |
Sites | Sites |
Importer votre agenda
Vous gérez vos événements dans un agenda en ligne comme Outlook, Apple ou Google ? Exportez-les au format .ics, puis sélectionnez Agenda dans la section « Importation » (étape 2).
Téléchargez le fichier .ics, comme vous le feriez pour n'importe quel autre fichier.
Sélectionnez les dates de début et de fin de l'importation, puis cochez les événements souhaités. Tous les événements sont déjà cochés par défaut.
Cliquez sur Lancer l’importation des missions et des événements.
Le nom, l’heure de début et de fin, la description et le lieu de chaque événement apparaissent immédiatement dans votre agenda. Cela fonctionne pour tous les comptes, quel que soit le nombre de tâches qu’ils contiennent déjà.
Vous avez encore des questions à ce sujet ? N’hésitez pas à nous contacter !
Cordialement,
L'équipe Catermonkey🍌