In Catermonkey puoi pianificare il personale tramite il modulo di pianificazione integrato "Pianifica il tuo team". Hai due modi per assegnare i collaboratori a un incarico: i tuoi colleghi (pianificazione diretta o invito) o personale esterno, ad esempio tramite un'agenzia di lavoro interinale.
Colleghi interni
Passaggio 1: invitare i colleghi come utenti
Prima di poter pianificare i colleghi, questi devono essere collegati al tuo account come "Personale".
Vai alle impostazioni e clicca su “Gestisci il tuo team”.
Clicca su “Invita colleghi”.
Inserisci gli indirizzi e-mail delle persone che desideri invitare.
Queste persone riceveranno un’e-mail con un link. Tramite questo link potranno creare un nome utente (il loro indirizzo e-mail) e una password. Una volta completata questa operazione, aggiorna la pagina "Gestisci il tuo team" e li troverai nell'elenco. Clicca sulla freccia a destra del loro nome per aggiungere i ruoli del personale, quindi clicca sul segno di spunta verde per salvare le modifiche.
Passaggio 2: Indica di quanto personale hai bisogno
Vai all’incarico in cui desideri pianificare il personale.
Scorri fino a «Pianifica il tuo team» e cliccaci sopra.
Apparirà una finestra:
A sinistra, nella sezione "Personale necessario", inserisci il numero di collaboratori di cui hai bisogno per l’evento.
A destra, nella sezione “Riepilogo turni”, vedrai quanti collaboratori devi ancora pianificare.
Scorri verso il basso per selezionare i collaboratori spuntando la casella bianca a sinistra del loro nome.
Passaggio 3: Scegli il metodo di pianificazione
Opzione 1 — Assegnazione
immediata Il membro del personale viene immediatamente assegnato all’incarico, senza la possibilità di rifiutarlo. Utilizza questa opzione solo se sei certo che il collaboratore sia disponibile.
Il collaboratore viene pianificato immediatamente e non può rifiutare l’incarico.
Nel portale del personale compare lo stato "Inserito nel turno".
Ecco come funziona: apri l’incarico → clicca su «Pianifica il tuo team» → seleziona il membro del personale → clicca in basso su «Pianifica subito».
Opzione 2 — Invia
invito Il membro del personale riceve un invito per l’incarico e può accettarlo (✔) o rifiutarlo (✖). Può anche lasciare un commento, ad esempio indicando che è disponibile, ma in un momento successivo.
Riceverai un’e-mail non appena qualcuno risponderà.
Ecco come funziona: apri l’incarico → clicca su «Pianifica il tuo team» → seleziona il membro del personale → clicca in basso su «Invia invito».
Dopo aver invitato o assegnato il personale, nella sezione “Personale assegnato/invitato a questo evento” potrai vedere chi hai aggiunto.
Suggerimento: mostra informazioni più dettagliate
Vai su “Pianifica il tuo team” nell’incarico e clicca sull’icona a forma di matita per modificare questo campo. Sotto “Personale necessario” puoi spuntare la casella “Mostra informazioni più dettagliate sul portale del personale per questo evento”.
Il personale vedrà quindi solo per gli eventi in cui è stato assegnato ulteriori dettagli, come i dati del cliente, i dati sulla sede, i dati sul prodotto (senza prezzi) e i dati di contatto del resto del team assegnato.
Suggerimento: tenere automaticamente informato il personale
In “Impostazioni generali” (icona a forma di ingranaggio) troverai due opzioni per informare automaticamente il personale in caso di modifiche:
Invia automaticamente un’e-mail al personale dopo una modifica alla pianificazione del proprio turno.
Inviare automaticamente un’e-mail al personale in caso di modifica dell’incarico (stato, data o ora).
Personale esterno
Lavori spesso con personale interinale? In tal caso, puoi pianificare anche il personale esterno. Questa operazione va effettuata manualmente per ogni incarico.
Lavori spesso con un'unica agenzia di lavoro interinale? Aggiungi quindi un fornitore nelle impostazioni con il nome dell'agenzia. In questo modo avrai una chiara panoramica della provenienza del tuo personale.
Ecco come utilizzare il personale esterno:
Indica in basso a destra il numero di collaboratori esterni che desideri pianificare. L’opzione (1) va utilizzata per un’agenzia di lavoro interinale, l’opzione (2) per i ruoli del personale.
Clicca su «Pianifica personale esterno».
Nella sezione in basso «Personale pianificato/invitato per questo evento», inserisci i nomi, i numeri di telefono e gli indirizzi e-mail che ti sono stati forniti.
Panoramica e informazioni dettagliate tramite il calendario
Oltre alla pianificazione per incarico, il calendario offre anche funzioni di panoramica.
Elenchi e panoramiche
Un account Proprietario/Amministratore o Ufficio può scaricare qui una panoramica degli incarichi selezionati del personale pianificato.
Strumenti — disponibilità del tuo team
Visualizza qui in un'unica panoramica quando i tuoi collaboratori sono in programma, invitati o disponibili. Questa funzione è pensata soprattutto per avere una visione d'insieme: la pianificazione effettiva del personale avviene direttamente dagli incarichi stessi.
Se hai ulteriori domande al riguardo, non esitare a contattarci! Chatta con noi o chiama il numero +31 (0)88 266 6539.
Cordiali saluti,
Il team di Catermonkey 🍌