Non appena attivi l'integrazione con Catermonkey, i preventivi che hai creato lì verranno automaticamente inoltrati a CrewPlanner. Questo avviene non appena modifichi lo stato dell'incarico in base a quanto hai impostato affinché questi preventivi possano apparire in CrewPlanner. Questi preventivi appariranno come richieste di progetto nel modulo Dashboard "Preventivi esterni approvati" in CrewPlanner e dovranno essere approvati da un responsabile.
Come si crea il collegamento?
Per creare un collegamento con CrewPlanner, devi prima creare un account. Puoi trovare ulteriori informazioni sul sito web www.crewplanner.com. Puoi prenotare una demo online senza impegno direttamente con loro, oppure richiedere un referente tramite noi.
Una volta creato un account, in Catermonkey vai su Impostazioni(icona a forma di ingranaggio in basso a sinistra) e seleziona Collegamenti e integrazioni. In fondo alla pagina troverai l'opzione per generare una chiave API e utilizzare il collegamento a CrewPlanner.
Per far funzionare l'integrazione, apri in CrewPlanner la pagina INTEGRAZIONI dal menu IMPOSTAZIONI. Lì troverai sotto la voce Essenziale l'integrazione Catermonkey.
Clicca su questo collegamento e poi sul pulsante ATTIVA
Si aprirà la pagina sottostante, dove potrai inserire le impostazioni necessarie:
Qui inserisci la chiave API che hai copiato da Catermonkey.
Alla voce "Stati", puoi decidere quali preventivi da Catermonkey possono essere inviati a CrewPlanner selezionando gli stati consentiti e cliccando su OK. In CrewPlanner potrai quindi approvare questi preventivi come progetto.
Non appena premi SALVA, il collegamento viene attivato.
Inviare un preventivo da Catermonkey a CrewPlanner
Un preventivo creato in Catermonkey non viene inviato automaticamente a CrewPlanner; per farlo, è necessario soddisfare una serie di requisiti.
Innanzitutto, devi inserire almeno un cliente e una data sul preventivo per inviarlo a CrewPlanner. Non è quindi necessario compilare tutte le informazioni, ma ne parleremo più avanti.
Inoltre, devi sempre selezionare EVENTO come tipo per poterlo convertire in un progetto in CrewPlanner.
Infine, l'offerta viene inviata solo quando ne modifichi lo stato in uno di quelli che hai impostato nel collegamento in CrewPlanner. Puoi quindi tranquillamente redigere la tua offerta e, solo quando sei pronto a inviarla a CrewPlanner, modificarne lo stato.
Non appena un'offerta soddisfa tutti i requisiti, questa appare nel modulo OFFERTE ESTERNE APPROVATE della DASHBOARD in CrewPlanner.
Quali campi sono collegati?
Quando crei un preventivo in Catermonkey, hai a disposizione diversi campi che puoi utilizzare. In questo capitolo vedremo a quali campi in CrewPlanner corrispondono e a quali sono collegati.
Come accennato in precedenza, non è necessario inserire tutte le informazioni per inviare un'offerta a CrewPlanner, ma è necessario inserire almeno un cliente e una data.
CrewTip! Finché un progetto non è stato ancora approvato in CrewPlanner, puoi comunque aggiungere ulteriori informazioni al tuo preventivo in Catermonkey e queste verranno caricate automaticamente in CrewPlanner. In questo caso vengono presi in considerazione tutti i preventivi con una data dell'evento fino a 30 giorni nel passato. In questo modo puoi aggiungere preventivi anche per eventi che si sono svolti in passato.
Attenzione: per creare un progetto in CrewPlanner sono necessarie almeno le seguenti informazioni: nome dell'azienda del cliente, nome del progetto, data, almeno 1 turno.
Se queste informazioni non sono state inserite nel preventivo, dovranno essere inserite manualmente in CrewPlanner per poter approvare e creare un progetto.
Esaminiamo quali campi di Catermonkey è possibile utilizzare per inviare informazioni e a quali campi sono collegati in CrewPlanner.
1. Cliente = Azienda
Attenzione: il cliente per il quale è stato redatto il preventivo può essere riconosciuto da CrewPlanner solo se il nome è identico. Se il nome non viene riconosciuto, non verrà creata alcuna richiesta di progetto.
2. Ubicazione = Indirizzo del progetto
Se inserite un indirizzo nel campo Luogo, questo verrà riconosciuto in CrewPlanner come indirizzo del progetto. Se lasciate questo campo vuoto, per il progetto verrà selezionata l'opzione Indirizzo sconosciuto.
3. Data dell'evento = Data del progetto
Senza data non verrà inviata alcuna informazione. La data dell'evento varrà in CrewPlanner come data del progetto.
4. Data di fine = Creazione di un progetto ricorrente
Se inserisci una Data di fine nel tuo preventivo, verrà creato un progetto per ogni giorno compreso tra la Data dell'evento e la Data di fine. In questo modo puoi richiedere progetti di più giorni in CrewPlanner.
5. Nome evento = Nome del progetto
Il nome che dai all'incarico verrà utilizzato come nome del progetto.
6. Numero di persone = Informazioni aggiuntive
Il numero di persone inserito in un preventivo si riferisce al numero di invitati. In CrewPlanner questo viene visualizzato nel campo Informazioni aggiuntive
7. Riferimento = Informazioni aggiuntive
Le informazioni inserite nel campo "Riferimento" compaiono nel campo "Informazioni aggiuntive" del progetto (questo campo appare solo se selezioni l'icona a forma di matita nell'incarico e poi clicchi su "Altre opzioni").
8. Pianificazione eventi = Tempistica del progetto + orari dei turni + mansioni dei turni
Tramite la sezione Pianificazione eventi puoi aggiungere al progetto sia la tempistica del progetto che i turni. Come farlo lo vedrai nel prossimo capitolo.
Aggiungere la pianificazione degli eventi
Tramite la pianificazione degli eventi in Catermonkey puoi aggiungere sia la tempistica del progetto che i turni che desideri trasferire al progetto in Crewplanner.
Creare la pianificazione degli eventi in Catermonkey
Scorri l'incarico fino alla pianificazione degli eventi. Cliccaci sopra e aggiungi un blocco di tempo cliccando su "Aggiungi riga".Successivamente, apri "Altre opzioni" per questo blocco di tempo di pianificazione. Verrà visualizzato quanto segue:
1. Creare la tempistica del progetto
Per visualizzare correttamente la pianificazione degli eventi da Catermonkey nella tempistica del progetto in CrewPlanner, compila i seguenti campi:
Inserisci un orario
Nel campo a destra accanto alle ore, annota l'attività che si svolgerà in quel momento. Se desideri utilizzare una formula esistente di CrewPlanner, dovrai inserirla qui esattamente come è nota in CrewPlanner.
È possibile aggiungere una nota utilizzando il campo Nota interna.
2. Aggiungere turni
Inserisci l'ora di inizio del turno.
E anche l'ora di fine del turno.
Qui si indica il numero di dipendenti necessari.
Seleziona in "Ruolo" la funzione dei turni che desideri aggiungere. I nomi di questi ruoli devono corrispondere esattamente alle funzioni dei turni in CrewPlanner per poter essere collegati. Puoi gestire i ruoli in Catermonkey tramite le impostazioni, scorrendo fino a "Ruoli del personale".
Dove si trovano le offerte confermate in CrewPlanner?
Non appena avrai attivato il collegamento in CrewPlanner, come manager potrai aggiungere alla tua dashboard un nuovo modulo denominato OFFERTE ESTERNE APPROVATE. Come fare, lo trovi qui.
Non appena lo stato di un'offerta in Catermonkey viene modificato in uno stato che hai selezionato durante la configurazione del collegamento, le informazioni vengono inviate a CrewPlanner e l'offerta appare in questa dashboard.
CrewTip! I preventivi sono ordinati in base alla data dell'evento o del progetto, a partire dal preventivo o dall'evento che si svolge per primo. Usa le frecce nell'angolo in alto a sinistra per navigare verso i preventivi successivi.
In questa schermata hai 3 opzioni:
Accetta: seleziona il segno più per accettare l'offerta, dopodiché potrai creare il progetto.
Ignora: con l'icona sottostante puoi ignorare l'offerta. Attenzione: dopo la conferma, l'offerta scomparirà dal modulo e non potrai più creare un progetto per essa.
Visualizza offerta: seleziona l'offerta desiderata e si aprirà un pop-up in cui potrai consultare ulteriori informazioni. Seleziona la barra nera con VISUALIZZA IN CATERMONKEY per riaprire l'offerta in Catermonkey, se ne hai l'accesso. Oppure usa i pulsanti in basso per creare comunque il progetto o ignorare l'offerta.
Creare un progetto da un'offerta confermata
Come già discusso nel capitolo precedente, accetti un'offerta selezionando il segno più o il pulsante CREA PROGETTO nel pop-up nel modulo del dashboard OFFERTE ESTERNE APPROVATE. Successivamente si aprirà il progetto in cui le informazioni inserite in Catermonkey verranno visualizzate nei campi collegati.
Per sapere come creare un progetto, leggi qui.
Nella scheda DOCUMENTI del progetto troverai la panoramica dell'incarico con le informazioni provenienti da Catermonkey.
Modificare, eliminare o annullare un'offerta
Se un'offerta viene modificata, eliminata o annullata in Catermonkey, l'offerta verrà automaticamente aggiornata o rimossa da CrewPlanner solo se non è stataancora accettata e non è stato creato un progetto.
Non appena l'offerta viene accettata e viene creato un progetto, il progetto verrà collegato a tale offerta e l'offerta NON verrà più aggiornata automaticamente né scomparirà da CrewPlanner, pertanto sarà necessario gestirla manualmente.
Non appena viene apportata una modifica in Catermonkey, questa verrà segnalata nel progetto in CrewPlanner tramite un puntino rosso accanto a GUARDA QUI.
CrewTip! Se hai appena apportato delle modifiche in Catermonkey e queste non sono ancora visibili in CrewPlanner, vai alla pagina del dashboard in CrewPlanner e aggiorna la pagina per applicare le modifiche.
Selezionando questa opzione, si aprirà il pop-up del preventivo:
Qui puoi vedere quando il preventivo è stato modificato l'ultima volta.
Puoi consultare le modifiche apportate nella panoramica degli incarichi che trovi nella scheda DOCUMENTI. Questo documento viene costantemente aggiornato con le informazioni più recenti.
Perché il collegamento a CrewPlanner non funziona (più)?
Ciò può dipendere da diversi fattori. Se l'integrazione non funziona correttamente, verifica quanto segue:
Il collegamento è attivo in Catermonkey? (vedi "Come creare il collegamento?")
Il collegamento è attivo in Crewplanner?
Sono stati impostati gli stati corretti in Crewplanner?
L'incarico in Catermonkey presenta lo stato e le informazioni corrette?
Se ancora non funziona, contattaci.
Speriamo che questo articolo ti sia stato d'aiuto!
Se hai ancora domande sulle funzioni di CrewPlanner, dai prima un'occhiata alla Crew Academy di CrewPlanner. Potresti trovare la risposta in uno dei loro articoli oppure contatta il loro supporto!
Hai ancora domande sulle funzioni di Catermonkey? Non esitare a contattarci!
Cordiali saluti,
Il team di Catermonkey 🍌