In Catermonkey plan je personeel via de ingebouwde planningsmodule Plan je team. Je hebt hierbij twee manieren om medewerkers aan een opdracht te koppelen: eigen collega's (direct inplannen of uitnodigen) of extern personeel, bijvoorbeeld via een uitzendbureau.
Eigen collega's
Stap 1: Collega's uitnodigen als gebruiker
Voordat je collega's kunt inplannen, moeten ze als Personeel aan je account gekoppeld zijn.
Ga naar de instellingen en klik op Beheer je team.
Klik op Collega's uitnodigen.
Vul de e-mailadressen in van de personen die je wilt uitnodigen.
Deze personen krijgen een e-mail met een link. Daarmee maken ze een gebruikersnaam (hun e-mailadres) en wachtwoord aan. Zodra dit is gedaan, ververs je de pagina Beheer je team en vind je ze terug in het overzicht. Klik op het pijltje rechts naast hun naam om personeelsrollen toe te voegen, en klik daarna op het groene vinkje om de wijzigingen op te slaan.
Stap 2: Geef aan hoeveel personeel je nodig hebt
Ga naar de opdracht waarin je personeel wilt plannen.
Scroll naar Plan je team en klik erop.
Er verschijnt een venster:
Links vul je bij Benodigd personeel in hoeveel medewerkers je nodig hebt voor het event.
Rechts zie je bij Samenvatting indeling hoeveel medewerkers je nog moet inplannen.
Scroll naar beneden om medewerkers te selecteren met het witte vakje links van hun naam.
Stap 3: Kies je planningsmethode
Optie 1 — Direct inplannen
Het personeelslid wordt meteen aan de opdracht gekoppeld, zonder de mogelijkheid om dit te weigeren. Gebruik dit alleen als je zeker weet dat de medewerker beschikbaar is.
Het personeelslid is meteen ingepland en kan dit niet weigeren.
In het personeelsportaal verschijnt de status "Ingepland".
Zo werkt het: open de opdracht → klik op Plan je team → selecteer het personeelslid → klik onderaan op Plan direct in.
Optie 2 — Uitnodiging versturen
Het personeelslid ontvangt een uitnodiging voor de opdracht en kan deze accepteren (✔) of afwijzen (✖). Ook kan diegene een opmerking doorgeven, bijvoorbeeld dat hij of zij wel kan, maar op een later tijdstip.
Je ontvangt een e-mail zodra iemand reageert.
Zo werkt het: open de opdracht → klik op Plan je team → selecteer het personeelslid → klik onderaan op Verstuur uitnodiging.
Wanneer je personeel hebt uitgenodigd of ingepland, zie je bij Personeel ingepland/uitgenodigd voor dit evenement wie je hebt toegevoegd.
Tip: Toon uitgebreidere informatie
Ga naar Plan je team in de opdracht en klik op het pennetje om dit veld te bewerken. Onder Benodigd personeel kun je het vinkje aanzetten bij Toon uitgebreidere informatie op de personeelsportal voor dit event.
Personeel ziet dan alleen voor de events waar ze op ingepland zijn extra details, zoals klantgegevens, locatiegegevens, productgegevens (zonder prijzen) en contactgegevens van de rest van het ingeplande team.
Tip: Personeel automatisch op de hoogte houden
Bij Algemene instellingen (het tandwiel-icoon) vind je twee opties om personeel automatisch te informeren bij wijzigingen:
Automatisch personeel e-mailen na planningswijziging in zijn/haar shift.
Automatisch personeel e-mailen na wijziging aan de opdracht (status, datum of tijd).
Extern personeel
Werk je vaak met uitzendkrachten? Dan kun je ook extern personeel inplannen. Dit doe je per opdracht handmatig.
Werk je veel met één uitzendbureau? Voeg dan via de instellingen een leverancier toe met de naam van het uitzendbureau. Zo houd je goed overzicht van waar je personeel vandaan komt.
Zo gebruik je extern personeel:
Geef rechtsonder aan hoeveel extern personeel je wilt inplannen. Optie (1) gebruik je voor een uitzendbureau, optie (2) voor de personeelsrollen.
Klik op Extern personeel plannen.
Vul onderin bij Personeel ingepland/uitgenodigd voor dit evenement de namen, telefoonnummers en e-mailadressen in die je hebt doorgekregen.
Overzicht en inzicht via de agenda
Naast het inplannen per opdracht biedt de agenda ook overzichtsfuncties.
Lijsten en overzichten
Een Eigenaar/Beheerder of Kantoor account kan hier een overzicht downloaden van geselecteerde opdrachten van het ingeplande personeel.
Tools — beschikbaarheid van je team
Bekijk hier in één overzicht wanneer je personeelsleden ingepland, uitgenodigd of beschikbaar zijn. Dit is vooral bedoeld voor inzicht: het daadwerkelijke plannen van personeel gebeurt vanuit de opdrachten zelf.
Mocht je hier nog vragen over hebben, neem dan gerust contact op! Chat met ons of bel +31 (0)88 266 6539.
Met vriendelijke groet,
Het Catermonkey Team 🍌