Zodra je de koppeling activeert met Catermonkey, zullen de offertes die je daar hebt gecreëerd automatisch naar CrewPlanner doorgestuurd worden. Dit gebeurt zodra je de opdrachtstatus wijzigt naar wat je hebt ingesteld dat deze offertes in CrewPlanner mogen verschijnen. Deze offertes verschijnen als project aanvraag in de Dashboard module Externe goedgekeurde offertes in CrewPlanner en dienen te worden goedgekeurd door een manager.
Hoe maak je de koppeling?
Om een koppeling te maken met CrewPlanner, heb je eerst een account nodig. Meer informatie kan je terugvinden op de website www.crewplanner.com. Vrijblijvend kun je zelf een online demo met hen inplannen, of via ons vragen naar een contactpersoon.
Waneer je een account hebt aangemaakt, navigeer je in Catermonkey via instellingen (tandwiel linksonder) naar Koppelingen & Integraties. Onderin vind je de optie om een API key te genereren en de CrewPlanner koppeling te gebruiken.
Om de koppeling te laten werken, open je in CrewPlanner de pagina KOPPELINGEN uit het menu INSTELLINGEN. Daar vind je onder het kopje Essentieel de koppeling Catermonkey.
Klik op deze koppeling, en daarna op de knop INSCHAKELEN
Hierdoor opent zich de onderstaande pagina waar je de nodige instellingen kunt ingeven:
Hier geeft je de API Key in die je hebt gekopieert vanuit Catermonkey.
Bij statussen bepaal je welke offertes uit Catermonkey mogen worden verstuurd naar CrewPlanner door de toegelaten statussen aan te vinken en op OK te klikken. In CrewPlanner kun je hierna deze offertes goedkeuren als project.
Zodra je op OPSLAAN drukt, wordt de koppeling geactiveerd.
Een offerte van Catermonkey naar CrewPlanner versturen
Een offerte die je aanmaakt in Catermonkey wordt niet automatisch naar CrewPlanner verstuurd, hiervoor moet aan een aantal zaken worden voldaan.
Allereest moet je minstens een klant en een datum ingeven op de offerte om deze naar CrewPlanner te versturen. Je hoeft dus niet alle informatie aan te vullen, maar meer hierover later.
Bovendien selecteer je als type steeds EVENEMENT om dit te kunnen omzetten naar een project in CrewPlanner.
Tot slot wordt de offerte slechts verstuurd zodra je de status van de offerte naar één van de statussen wijzigt die je hebt ingesteld bij de koppeling in CrewPlanner. Je kunt dus gerust je offerte opmaken en pas zodra je klaar bent om deze naar CrewPlanner te versturen, verander je de status.
Zodra een offerte aan alle vereisten voldoet, verschijnt deze in de module EXTERNE GOEDGEKEURDE OFFERTES van het DASHBOARD in CrewPlanner.
Welke velden zijn gekoppeld?
Bij de opmaak van een offerte in Catermonkey heb je verschillende velden die je kan gebruiken. In dit hoofdstuk bespreken we met welke velden in CrewPlanner deze overeenstemmen en gekoppeld worden.
Zoals eerder vermeld hoef je niet alle informatie in te geven om een offerte naar CrewPlanner te versturen, maar je moet wel minstens een klant en een datum ingeven.
CrewTip! Zolang een project nog niet goedgekeurd werd in CrewPlanner, kunt u nog steeds bijkomende informatie toevoegen aan uw offerte in Catermonkey en zal dit automatisch in CrewPlanner opgeladen worden. Hierbij wordt gekeken naar alle offertes met een eventdatum tot 30 dagen in het verleden. Zo kunt u zelfs nog offertes toevoegen voor evenementen die plaatsvonden in het verleden.
Let op: om een project aan te maken in CrewPlanner heb je minstens de volgende informatie nodig: klant bedrijfsnaam, project naam, datum, minimaal 1 shift.
Als deze informatie niet werd ingegeven op de offerte, zal dit manueel moeten worden aangevuld in CrewPlanner om een project te kunnen goedkeuren en aanmaken.
We overlopen even welke velden in Catermonkey je kunt gebruiken om informatie te versturen en met welke velden deze gekoppeld zijn in CrewPlanner.
1. Klant = Bedrijf
Let op, de klant waarvoor de offerte werd opgemaakt kan door CrewPlanner enkel herkend worden indien de naam 1 op 1 hetzelfde is. Indien de naam niet herkend wordt, zal er ook geen project aanvraag aangemaakt worden.
2. Locatie = Project adres
Indien u een adres ingeeft in het veld Locatie, zal dit in CrewPlanner worden herkend als het Project adres. Laat u dit veld leeg, wordt er voor het project de optie Adres onbekend aangevinkt.
3. Eventdatum = Project datum
Zonder datum wordt er geen informatie verstuurd. De Eventdatum zal in CrewPlanner gelden als Project datum.
4. Einddatum = Aanmaak van Terugkerend project
Indien je op je offerte een Einddatum ingeeft, zal er op elke dag tussen de Eventdatum en de Einddatum een project worden aangemaakt. Zo kun je meerdaagse projecten in CrewPlanner aanvragen.
5. Eventnaam = Naam van het project
De naam die je geeft aan de opdracht zal worden overgenomen als de naam van het project.
6. Aantal personen = Extra informatie
Het aantal personen dat ingegeven wordt op een offerte, heeft betrekking op het aantal genodigden. In CrewPlanner wordt dit weergegeven in het veld Extra informatie
7. Referentie = Extra informatie
De informatie die je ingeeft in het veld referentie, verschijnt in het veld Extra informatie van het project (dit veld komt slechts tevoorschijn als je het potlood icoon selecteert bij opdracht en dan op meer opties drukt).
8. Evenementsplanning = Project timing + shift tijden + shift functies
Via het onderdeel Evenementsplanning kun je zowel project timing als shiften toevoegen aan het project. Hoe lees je in het volgende hoofdstuk.
Evenementsplanning toevoegen
Via de evenementsplanning in Catermonkey voeg je zowel de project timing als shifts toe die je door wilt zetten naar het project in Crewplanner.
Evenementsplanning opmaken in Catermonbkey
Scroll in de opdracht naar de evenementsplanning. Klik hierop, en voeg een tijdsblok toe door op rij toevoegen te klikken. Vervolgens klap je Meer opties voor dit planningstijdsblok open. Je krijgt dan het volgende te zien:
1. Project timing aanmaken
Om de evenementsplanning vanuit Catermonkey goed weer te geven in de project timing van het projects in CrewPlanner, vul je de volgende velden in:
Geef een tijdstip in
In het vak rechts naast de uren noteer je de activiteit die dan plaatsvindt. Indien je een bestaande formules uit CrewPlanner wilt gebruiken, zal je deze hier één op één moeten ingeven zoals deze gekend zijn in CrewPlanner.
Een opmerking voeg je toe door middel van het vak Interne opmerking.
2. Shifts toevoegen
Geef het startuur van de shift in.
Alsook het einduur van de shift.
Hier noteer je het aantal medewerkers je nodig hebt.
Selecteer bij Rol de functie van de shifts die je wenst toe te voegen. De benamingen van deze rollen dienen opnieuw één op één overeen te komen met de shift functies in CrewPlanner om gelinkt te kunnen worden. Je kunt de tollen in Catermonkey beheren via de instellingen, en scroll naar Personeelsrollen.
Waar vind je bevestigde offertes in CrewPlanner?
Zodra je de koppeling in CrewPlanner hebt geactiveerd, kun je als manager op je dashboard een nieuwe module toevoegen genaamd EXTERNE GOEDGEKEURDE OFFERTES. Hoe lees je hier.
Zodra de status van een offerte in Catermonkey gewijzigd wordt naar een status die je geselecteerd hebt bij het instelling van de koppeling, wordt de informatie naar CrewPlanner verzonden en verschijnt de offerte in dit dashboard.
CrewTip! Offertes worden gerangschikt op Event of Project datum, startend met de offerte of het evenement dat als eerst plaatsvindt. Gebruik de pijltjes in de linkerbovenhoek om naar latere offertes te navigeren.
In dit scherm heb je 3 opties:
Aanvaarden: selecteer het plusteken om de offerte te aanvaarden, waarna je het project kunt aanmaken.
Negeren: met onderstaand icoon negeer je de offerte. Let wel, nadat je bevestigt, verdwijnt de offerte uit de module en kun je hiervoor geen project meer aanmaken.
Offerte weergeven: selecteer de gewenste offerte en een pop-up opent waarmee je meer informatie kunt raadplegen. Selecteer de zwarte balk met WEERGEVEN IN CATERMONKEY om de offerte opnieuw te openen in Catermonkey, indien je hiervoor toegang hebt. Of gebruik de knoppen onderaan om alsnog het project aan te maken of de offerte te negeren.
Een project aanmaken van een bevestigde offerte
Zoals in het vorig hoofdstuk reeds werd besproken, aanvaard je een offerte door in de dashboard module EXTERNE GOEDGEKEURDE OFFERTES het plusteken of de knop PROJECT AANMAKEN te selecteren in de pop-up. Hierna opent zich het project waarbij de informatie die werd ingegeven in Catermonkey, wordt weergegeven in de gekoppelde velden.
Hoe je verder een project aanmaakt, lees je hier.
In het tabblad DOCUMENTEN van het project een vind je het opdrachtoverzicht met de informatie vanuit Catermonkey.
Een offerte wijzigen, verwijderen of annuleren
Als een offerte gewijzigd, verwijderd of geannuleerd wordt in Catermonkey, dan wordt de offerte enkel automatisch aangepast of verwijderd uit CrewPlanner als deze nog niet is aanvaard en een project van is aangemaakt.
Zodra de offerte is aanvaard en een project is aangemaakt, zal het project gekoppeld aan deze offerte en zal de offerte NIET meer automatisch aanpassen of verdwijnen uit CrewPlanner en zal dit dus handmatig moeten opgevolgd worden.
Zodra er een wijziging werd doorgevoerd in Catermonkey, dan zal dit aangegeven worden in het project in CrewPlanner aan de hand van een rode stip naast KIJK HIER.
CrewTip! Indien je net wijzigingen hebt aangebracht in Catermonkey en deze zijn nog niet zichtbaar in CrewPlanner, navigeer dan naar de dashboard pagina in CrewPlanner en refresh deze even om de wijzigingen door te pushen.
Selecteer je dit, dan opent zich de pop-up van de offerte:
Hier kun je kijken wanneer de offerte voor het laatst gewijzigd is.
Wat er gewijzigd werd kun je raadplegen in het opdrachtoverzicht dat je aantreft in het DOCUMENTEN tabblad. Dit document wordt steeds geüpdatet met de meest recente informatie.
Hopelijk hebben wij je met dit artikel verder geholpen!
Indien je nog vragen hebt over CrewPlanner's functies, neem eerst even een kijkje in CrewPlanner's Crew Academy. Hier vind je misschien het antwoord in één van hun artikelen of neem contact op met hun support!
Heb je nog vragen over de functies in Catermonkey? Neem gerust contact met ons op!
Met vriendelijke groet,
Het Catermonkey Team 🍌