Introductie
Met de factuurwizard maak je in drie stappen een factuur: je kiest de klant, voegt toe wat de klant krijgt en bepaalt het soort factuur. Je kunt een losse factuur maken voor een nieuwe opdracht, of een bestaande opdracht factureren, in één keer, als voorschot of als restant.
Goed om te weten: een factuur heeft altijd een klant nodig. De wizard maakt een concept aan en verstuurt niets. Je past de factuur daarna nog aan in de editor voordat je hem opslaat en verzendt.
Stap 1: Open de wizard en kies de klant
Ga naar Verkoopfacturen en klik op Nieuwe factuur.
Zoek bij Klant de klant op, of kies Nieuwe klant als de klant nog niet bestaat.
Pas zo nodig de Eventnaam en de Datum aan. Heb je meerdere merken, dan kies je ook het Merk.
Wil je meer van de opdracht invullen, zoals einddatum, type of aantal personen? Klik dan op Meer opties.
Klik op Volgende.
Je kunt de wizard ook openen vanaf een opdracht: via de factuurtegel in de agenda of de opdrachtkaart start hij direct op die opdracht.
Stap 2: Voeg toe wat de klant krijgt
Zoek bij Producten je producten op, kies de aantallen en zet eventueel een korting. Met Toon prijzen incl. BTW schakel je tussen prijzen met en zonder btw. Je kunt alles in de opdracht nog aanpassen. Onderaan zie je het subtotaal, de btw-specificatie en het totaal.
Klik op Volgende.
Stap 3: Kies het soort factuur
Bij Factuurtype kies je met welk soort factuur je begint:
Volledige factuur: het hele bedrag van de opdracht.
Voorschotfactuur, een percentage van de opdracht: je vult een percentage in en ziet direct het bedrag dat daarbij hoort.
Voorschotfactuur, een vast bedrag: je vult zelf het bedrag in.
Klik op Factuur aanmaken. De conceptfactuur opent in de editor. Controleer hem, pas hem aan en sla hem op. Daarna verstuur je hem. Meer over voorschotten lees je in Voorschotfactuur & restantfactuur maken.
Een bestaande opdracht factureren
Heb je de opdracht al? Klik in stap 1 op Factureer in plaats daarvan een bestaande opdracht.
Zoek de opdracht via Opdrachten zoeken: op naam, referentie of klant. In de resultaten staat het opdrachtnummer voor de naam, bijvoorbeeld #2251 · Lunch.
Klik op de opdracht en daarna op Volgende.
Kies bij Factuurtype wat je wilt factureren en klik op Factuur aanmaken.
Bij een bestaande opdracht zie je bovenaan de bedragen: Totaal van de opdracht, Tot nu toe gefactureerd, Nog niet verzonden (de conceptfacturen) en Nog te factureren. Is er al een voorschotfactuur verzonden, dan staat er ook Restantfactuur, het restant na de voorschotten: die trekt de verzonden voorschotten af. Conceptfacturen tellen niet als gefactureerd; alleen verzonden facturen worden afgetrokken.
Wil je een nieuwe opdracht factureren in plaats van een bestaande? Kies dan Factureer in plaats daarvan een nieuwe opdracht.
Veelgestelde vragen
Wordt de factuur meteen naar de klant gestuurd?
Nee. De wizard maakt een concept. Je verstuurt hem pas wanneer je dat zelf doet, via e-mail of Peppol. Het factuurnummer wordt toegekend bij het verzenden.
Kan ik de factuur nog aanpassen?
Ja. Na Factuur aanmaken opent de editor, en je kunt de regels, de tekst en de datums nog wijzigen voordat je opslaat.
Mijn opdracht heeft geen klant. Wat nu?
Dan kun je hem niet factureren. Je ziet de melding Deze opdracht heeft geen klant. Voeg een klant toe aan de opdracht en start de wizard opnieuw.
De opdracht heeft al een conceptfactuur.
Dan zie je de melding Deze opdracht heeft al een niet-verzonden conceptfactuur met de knop Open de conceptfactuur. Zo vind je hem terug in plaats van er een tweede te maken.
Er is al een restantfactuur verstuurd.
Dan meldt de wizard Deze opdracht heeft al een verzonden restantfactuur, en kun je geen tweede restantfactuur maken.
Wat gebeurt er als ik de wizard sluit?
Er wordt pas iets aangemaakt wanneer je op Factuur aanmaken klikt. Sluit je de wizard eerder, dan blijven de facturen van de opdracht zoals ze waren.