No Catermonkey, planifica o pessoal através do módulo de planeamento integrado «Planear a tua equipa». Tens duas formas de associar colaboradores a um serviço: colegas da própria empresa (planear diretamente ou convidar) ou pessoal externo, por exemplo, através de uma agência de trabalho temporário.
Colaboradores da própria empresa
Passo 1: Convidar colegas como utilizadores
Antes de poder planear os seus colegas, estes têm de estar associados à sua conta como «Pessoal».
Aceda às definições e clique em «Gerir a sua equipa».
Clique em «Convidar colegas».
Introduza os endereços de e-mail das pessoas que pretende convidar.
Estas pessoas receberão um e-mail com um link. Através desse link, criarão um nome de utilizador (o seu endereço de e-mail) e uma palavra-passe. Assim que isso estiver feito, atualize a página «Gerir a sua equipa» e irá encontrá-los na lista. Clique na seta à direita do nome de cada um para adicionar funções de pessoal e, em seguida, clique no sinal de verificação verde para guardar as alterações.
Passo 2: Indique quantos funcionários precisa
Aceda à tarefa na qual pretende planear o pessoal.
Deslize até «Planear a sua equipa» e clique nessa opção.
Aparecerá uma janela:
À esquerda, em «Pessoal necessário», indique quantos colaboradores precisa para o evento.
À direita, em «Resumo da distribuição», poderá ver quantos colaboradores ainda precisa de planear.
Desça a página para selecionar os colaboradores, marcando a caixa branca à esquerda do nome de cada um.
Passo 3: Escolha o seu método de planeamento
Opção 1 — Planear
diretamente O colaborador é imediatamente associado à tarefa, sem possibilidade de recusar. Utilize esta opção apenas se tiver a certeza de que o colaborador está disponível.
O colaborador fica imediatamente escalado e não pode recusar.
No portal do pessoal, aparece o estado «Agendado».
Funciona assim: abra a tarefa → clique em «Planear a sua equipa» → selecione o colaborador → clique em «Planear imediatamente» na parte inferior.
Opção 2 — Enviar
convite O colaborador recebe um convite para a tarefa e pode aceitá-lo (✔) ou recusá-lo (✖). Também pode deixar um comentário, por exemplo, indicando que está disponível, mas num horário posterior.
Receberá um e-mail assim que alguém responder.
Funciona assim: abra a tarefa → clique em «Planear a sua equipa» → selecione o colaborador → clique em «Enviar convite» na parte inferior.
Depois de ter convidado ou agendado o pessoal, poderá ver, em «Pessoal agendado/convidado para este evento», quem adicionou.
Dica: Mostrar informações mais detalhadas
Vá a «Planear a sua equipa» na tarefa e clique no ícone do lápis para editar este campo. Em «Pessoal necessário», pode marcar a opção «Mostrar informações mais detalhadas no portal do pessoal para este evento».
O pessoal verá então detalhes adicionais apenas para os eventos em que estão escalados, tais como dados do cliente, dados de localização, dados do produto (sem preços) e dados de contacto do resto da equipa escalada.
Dica: Manter o pessoal automaticamente informado
Em «Configurações gerais» (o ícone da roda dentada), encontrará duas opções para informar automaticamente o pessoal em caso de alterações:
Enviar automaticamente um e-mail aos colaboradores após uma alteração na programação do seu turno.
Enviar automaticamente um e-mail ao pessoal após uma alteração na tarefa (estado, data ou hora).
Pessoal externo
Trabalha frequentemente com trabalhadores temporários? Nesse caso, também pode planear pessoal externo. Isto faz-se manualmente, por cada trabalho.
Trabalha frequentemente com uma agência de trabalho temporário? Nesse caso, adicione, através das definições, um fornecedor com o nome da agência de trabalho temporário. Desta forma, mantém uma boa visão geral da origem do seu pessoal.
Como utilizar pessoal externo:
Indique, no canto inferior direito, quantos colaboradores externos pretende planear. Utilize a opção (1) para uma agência de trabalho temporário e a opção (2) para as funções do pessoal.
Clique em «Planear pessoal externo».
Na parte inferior, em «Pessoal agendado/convidado para este evento», introduza os nomes, números de telefone e endereços de e-mail que lhe foram fornecidos.
Visão geral e análise através da agenda
Para além da programação por tarefa, a agenda também oferece funções de visão geral.
Listas e visões gerais
Uma conta de Proprietário/Administrador ou de Escritório pode descarregar aqui uma visão geral das tarefas selecionadas do pessoal agendado.
Ferramentas — disponibilidade da sua equipa
Veja aqui, numa única visão geral, quando os seus colaboradores estão agendados, convidados ou disponíveis. Isto destina-se principalmente a proporcionar uma visão geral: o agendamento efetivo do pessoal é feito a partir das próprias tarefas.
Se tiver alguma dúvida sobre isto, não hesite em contactar-nos! Converse connosco por chat ou ligue para o +31 (0)88 266 6539.
Cumprimentos,
A equipa da Catermonkey 🍌