Assim que ativar a integração com o Catermonkey, as propostas que criou nesse sistema serão automaticamente enviadas para o CrewPlanner. Isto acontece assim que alterar o estado da encomenda para o que definiu para que essas propostas possam aparecer no CrewPlanner. Estas propostas aparecem como pedidos de projeto no módulo «Propostas externas aprovadas» do Painel de Controlo no CrewPlanner e devem ser aprovadas por um gestor.
Como estabelecer a ligação?
Para estabelecer uma ligação com o CrewPlanner, primeiro precisa de uma conta. Pode encontrar mais informações no site www.crewplanner.com. Pode agendar uma demonstração online sem compromisso com eles ou solicitar um contacto através de nós.
Depois de criar uma conta, navegue no Catermonkey através das definições(roda dentada no canto inferior esquerdo) até Ligações e Integrações. Na parte inferior, encontrará a opção para gerar uma chave API e utilizar a ligação ao CrewPlanner.
Para que a ligação funcione, abra no CrewPlanner a página LIGAÇÕES no menu CONFIGURAÇÕES. Aí, encontrará a ligação Catermonkey sob o título Essencial.
Clique nesta ligação e, em seguida, no botão ATIVAR
Isto abre a página abaixo, onde pode introduzir as configurações necessárias:
Aqui, introduza a Chave API que copiou do Catermonkey.
Em «Estados», define quais as propostas do Catermonkey que podem ser enviadas para o CrewPlanner, assinalando os estados permitidos e clicando em «OK». No CrewPlanner, poderá então aprovar estas propostas como projeto.
Assim que clicar em GUARDAR, a ligação será ativada.
Enviar uma proposta do Catermonkey para o CrewPlanner
Uma proposta que crie no Catermonkey não é enviada automaticamente para o CrewPlanner; para tal, é necessário cumprir alguns requisitos.
Em primeiro lugar, tem de introduzir pelo menos um cliente e uma data na proposta para a enviar para o CrewPlanner. Não precisa, portanto, de preencher todas as informações, mas falaremos mais sobre isso mais tarde.
Além disso, selecione sempre EVENTO como tipo para poder converter esta proposta num projeto no CrewPlanner.
Por fim, a proposta só é enviada assim que alterar o seu estado para um dos estados que definiu na ligação no CrewPlanner. Pode, portanto, elaborar a sua proposta com toda a tranquilidade e só alterar o estado quando estiver pronto para a enviar para o CrewPlanner.
Assim que uma proposta cumprir todos os requisitos, esta aparecerá no módulo PROPOSTAS EXTERNAS APROVADAS do PAINEL DE CONTROLO no CrewPlanner.
Quais são os campos associados?
Ao elaborar uma proposta no Catermonkey, tem vários campos que pode utilizar. Neste capítulo, discutimos a quais campos no CrewPlanner estes correspondem e com quais estão ligados.
Como mencionado anteriormente, não é necessário introduzir todas as informações para enviar uma proposta para o CrewPlanner, mas deve introduzir, pelo menos, um cliente e uma data.
CrewTip! Enquanto um projeto ainda não tiver sido aprovado no CrewPlanner, pode continuar a adicionar informações adicionais à sua proposta no Catermonkey, e estas serão carregadas automaticamente no CrewPlanner. São consideradas todas as propostas com uma data de evento até 30 dias no passado. Desta forma, pode até adicionar propostas para eventos que ocorreram no passado.
Atenção: para criar um projeto no CrewPlanner, precisa, no mínimo, das seguintes informações: nome da empresa do cliente, nome do projeto, data e, pelo menos, 1 turno.
Se estas informações não tiverem sido introduzidas no orçamento, terão de ser preenchidas manualmente no CrewPlanner para que o projeto possa ser aprovado e criado.
Vamos rever quais os campos no Catermonkey que pode utilizar para enviar informações e a que campos estão associados no CrewPlanner.
1. Cliente = Empresa
Atenção: o cliente para quem a proposta foi elaborada só pode ser reconhecido pelo CrewPlanner se o nome for exatamente o mesmo. Se o nome não for reconhecido, não será criada qualquer solicitação de projeto.
2. Localização = Endereço do projeto
Se introduzir um endereço no campo Localização, este será reconhecido no CrewPlanner como o endereço do projeto. Se deixar este campo em branco, a opção Endereço desconhecido será marcada para o projeto.
3. Data do evento = Data do projeto
Sem data, não será enviada qualquer informação. A Data do evento será considerada no CrewPlanner como Data do projeto.
4. Data de fim = Criação de projeto recorrente
Se introduzir uma Data de fim na sua proposta, será criado um projeto para cada dia entre a Data do evento e a Data de fim. Desta forma, pode solicitar projetos de vários dias no CrewPlanner.
5. Nome do evento = Nome do projeto
O nome que atribuir à tarefa será utilizado como nome do projeto.
6. Número de pessoas = Informação adicional
O número de pessoas indicado numa proposta refere-se ao número de convidados. No CrewPlanner, isto é apresentado no campo Informações adicionais
7. Referência = Informação adicional
A informação que introduzir no campo «Referência» aparece no campo «Informação adicional» do projeto (este campo só aparece se selecionar o ícone do lápis na tarefa e, em seguida, clicar em «Mais opções»).
8. Planeamento de eventos = Cronograma do projeto + horários dos turnos + funções dos turnos
Através da secção Planeamento de eventos, pode adicionar tanto o cronograma do projeto como os turnos ao projeto. Saiba como no capítulo seguinte.
Adicionar planeamento de eventos
Através do planeamento de eventos no Catermonkey, pode adicionar tanto o cronograma do projeto como os turnos que pretende transferir para o projeto no Crewplanner.
Criar o planeamento de eventos no Catermonkey
Desça na tarefa até ao planeamento de eventos. Clique nele e adicione um bloco de tempo clicando em «Adicionar linha».Em seguida, abra «Mais opções» para este bloco de tempo de planeamento. Verá então o seguinte:
1. Criar cronograma do projeto
Para apresentar corretamente o planeamento de eventos do Catermonkey no cronograma do projeto no CrewPlanner, preencha os seguintes campos:
Indique uma hora
No campo à direita, ao lado das horas, indique a atividade que terá lugar nessa altura. Se pretender utilizar fórmulas existentes do CrewPlanner, terá de as introduzir aqui tal como estão definidas no CrewPlanner.
Pode adicionar uma observação através do campo Observação interna.
2. Adicionar turnos
Indique a hora de início do turno.
Bem como a hora de fim do turno.
Aqui, indique o número de colaboradores de que necessita.
Em Função, selecione a função dos turnos que pretende adicionar. Os nomes destas funções devem corresponder exatamente às funções dos turnos no CrewPlanner para que possam ser associadas. Pode gerir as funções no Catermonkey através das definições e, em seguida, desça até Funções do pessoal.
Onde encontra as propostas confirmadas no CrewPlanner?
Assim que ativar a ligação no CrewPlanner, poderá, enquanto gestor, adicionar um novo módulo no seu painel de controlo chamado ORÇAMENTOS EXTERNOS APROVADOS. Saiba como aqui.
Assim que o estado de uma proposta no Catermonkey for alterado para um estado que tenha selecionado ao configurar a ligação, a informação é enviada para o CrewPlanner e a proposta aparece neste painel.
CrewTip! As propostas são ordenadas por data do Evento ou do Projeto, começando pela proposta ou pelo evento que ocorre primeiro. Utilize as setas no canto superior esquerdo para navegar para propostas posteriores.
Neste ecrã, tem 3 opções:
Aceitar: selecione o sinal de mais para aceitar a proposta, após o que poderá criar o projeto.
Ignorar: com o ícone abaixo, ignora a proposta. Atenção: após a confirmação, a proposta desaparece do módulo e já não poderá criar um projeto para ela.
Exibir cotação: selecione a cotação desejada e será aberta uma janela pop-up onde poderá consultar mais informações. Selecione a barra preta com EXIBIR NO CATERMONKEY para reabrir a proposta no Catermonkey, caso tenha acesso. Ou utilize os botões na parte inferior para criar o projeto ou rejeitar a proposta.
Criar um projeto a partir de uma proposta confirmada
Tal como já foi abordado no capítulo anterior, aceita-se uma proposta selecionando, no módulo do painel de controlo PROPOSTAS EXTERNAS APROVADAS, o sinal de mais ou o botão CRIAR PROJETO na janela pop-up. Em seguida, abre-se o projeto, no qual as informações introduzidas no Catermonkey são apresentadas nos campos associados.
Para saber como continuar a criar um projeto, leia aqui.
No separador DOCUMENTOS do projeto, encontra a lista de tarefas com as informações provenientes do Catermonkey.
Alterar, eliminar ou anular uma proposta
Se uma proposta for alterada, eliminada ou cancelada no Catermonkey, a proposta só será automaticamente atualizada ou eliminada do CrewPlanner se ainda não tiver sido aceite e se não tiver sido criado um projeto a partir dela.
Assim que a proposta for aceite e for criado um projeto, o projeto será associado a essa proposta e a proposta NÃO será mais ajustada automaticamente nem desaparecerá do CrewPlanner, pelo que terá de ser acompanhada manualmente.
Assim que for efetuada uma alteração no Catermonkey, esta será indicada no projeto no CrewPlanner através de um ponto vermelho ao lado de VER AQUI.
Dica do Crew! Se acabou de fazer alterações no Catermonkey e estas ainda não estão visíveis no CrewPlanner, navegue até à página do painel de controlo no CrewPlanner e atualize-a para que as alterações sejam aplicadas.
Ao selecionar esta opção, abre-se a janela pop-up da proposta:
Aqui pode ver quando a proposta foi alterada pela última vez.
Pode consultar o que foi alterado na visão geral da tarefa, que encontra no separador DOCUMENTOS. Este documento é constantemente atualizado com as informações mais recentes.
Por que razão a ligação ao CrewPlanner não funciona (já)?
Isso pode dever-se a vários motivos. Verifique o seguinte se a ligação não estiver a funcionar corretamente:
A ligação está ativada no Catermonkey? (ver «Como criar a ligação?»)
A ligação está ativada no Crewplanner?
Os estados corretos estão definidos no Crewplanner?
A tarefa no Catermonkey tem o estado e as informações corretas preenchidas?
Se isto ainda não funcionar, contacte-nos.
Esperamos ter ajudado com este artigo!
Se ainda tiver dúvidas sobre as funcionalidades do CrewPlanner, consulte primeiro a Crew Academy do CrewPlanner. Aqui poderá encontrar a resposta num dos artigos ou contacte o apoio ao cliente!
Tem ainda alguma dúvida sobre as funcionalidades do Catermonkey? Não hesite em contactar-nos!
Cumprimentos,
A Equipa Catermonkey 🍌