Wenn du die Anbindung an PlanWorks aktivierst, werden Angebote, die du in Catermonkey erstellst, automatisch an PlanWorks weitergeleitet. Dies geschieht, wenn das Angebot einen Zeitplan (Veranstaltungsplan) enthält.

Wie aktivierst du die Verknüpfung?

Du fragst bei PlanWorks an, ob sie die Verknüpfung herstellen können. Dies ist über help@mreinstein.nl möglich. Anschließend beantragen sie über uns einen speziellen API-Schlüssel. Sobald dieser vorliegt, richtet PlanWorks die Verknüpfung auf ihrer Seite ein.

In Catermonkey aktivierst du die Verknüpfung unter „Verknüpfungen und Integrationen“.

Wie funktioniert die Verknüpfung?

Alle 15 Minuten werden alle zukünftigen Angebote, die eine Veranstaltungsplanung und einen Namen haben, mit PlanWorks synchronisiert.

Diese landen im Planboard. Der Kunde und der Veranstaltungsort des Angebots werden in PlanWorks übernommen. Dabei kann es sich sowohl um ein Unternehmen als auch um eine Privatperson handeln, diese werden jedoch in PlanWorks immer als Auftraggeber angelegt.

Ein Angebot an PlanWorks senden

Wenn du ein Angebot an PlanWorks senden möchtest, musst du zunächst einige Felder in Catermonkey ausfüllen.

1. Einen Kunden hinzufügen

Ein Angebot benötigt einen Kunden, um weitergeleitet werden zu können. Diesen fügst du unter „Kunde“ in Catermonkey hinzu.

In PlanWorks siehst du den Kunden unter dem Veranstaltungsort.

2. Veranstaltungsplanung

Dein Angebot benötigt eine Veranstaltungsplanung, um es an PlanWorks weiterleiten zu können. Weitere Informationen dazu, wie du die Veranstaltungsplanung hinzufügen kannst, findest du hier.

3. Ort

Du fügst einen Veranstaltungsort unter „Veranstaltungsort“ hinzu. Der Name des Veranstaltungsorts wird in PlanWorks angezeigt.

In PlanWorks wird der Veranstaltungsort an zwei verschiedenen Stellen angezeigt:

4. Veranstaltungsname

Du gibst dem Event unter „Details“ einen Namen:

In PlanWorks wird der Veranstaltungsname am Anfang angezeigt:

Eine Veranstaltungsplanung hinzufügen

Um ein Angebot an PlanWorks weiterzuleiten, fügen Sie in Catermonkey eine Veranstaltungsplanung hinzu. Diese finden Sie in einem Auftrag. Nachfolgend erfahren Sie Schritt für Schritt, welche Felder Sie ausfüllen können und wie diese in PlanWorks übernommen werden.

Anmeldezeit und Start/Ende

1. Die Startzeit des Zeitblocks ist die Anmeldezeit in PlanWorks

2. Die Start- und Endzeit entspricht dem Beginn und dem Ende einer Schicht

Ort der Schicht

„Wo“ ist der Ort der Schicht

Anzahl der Mitarbeiter und Rollen

1. Die Anzahl der Mitarbeiter für eine bestimmte Rolle (Funktion) gibst du unter „Anzahl der Mitarbeiter“ ein.

2. Die Rolle (Funktion) für die Schicht geben Sie unter „Rolle“ ein. Weitere Informationen darüber, wie Sie eine Rolle erstellen können, finden Sie hier.

Wenn diese Felder ausgefüllt sind, wird dies in PlanWorks angezeigt, und du kannst von dort aus Mitarbeiter einplanen.

Personalrollen hinzufügen

Du kannst Personalrollen in Catermonkey unter „Einstellungen >Allgemeine Einstellungen“ hinzufügen. Wenn du hier nach unten scrollst, gelangst du zu „Personalrollen“. Hier fügst du mit dem Pluszeichen eine neue Rolle hinzu.

Eine Veranstaltung wurde abgesagt

Wenn eine Veranstaltung in Catermonkey (mit dem entsprechenden Status) storniert wurde, wird sie auch in PlanWorks storniert und alle Mitarbeiter werden aus dem Dienstplan entfernt.