Sobald du die Verknüpfung mit Catermonkey aktivierst, werden die dort erstellten Angebote automatisch an CrewPlanner weitergeleitet. Dies geschieht, sobald du den Auftragsstatus so änderst, dass diese Angebote in CrewPlanner angezeigt werden dürfen. Diese Angebote erscheinen als Projektanfrage im Dashboard-Modul „Externe genehmigte Angebote“ in CrewPlanner und müssen von einem Manager genehmigt werden.
Wie stellst du die Verbindung her?
Um eine Verknüpfung mit CrewPlanner herzustellen, benötigst du zunächst ein Konto. Weitere Informationen findest du auf der Website www.crewplanner.com. Du kannst ganz unverbindlich selbst eine Online-Demo mit ihnen vereinbaren oder über uns nach einem Ansprechpartner fragen.
Wenn du ein Konto erstellt hast, navigierst du in Catermonkey über die Einstellungen(Zahnrad unten links) zu „Verbindungen & Integrationen“. Unten findest du die Option, einen API-Schlüssel zu generieren und die CrewPlanner-Verbindung zu nutzen.
Damit die Verknüpfung funktioniert, öffne in CrewPlanner die Seite VERKNÜPFUNGEN im Menü EINSTELLUNGEN. Dort findest du unter der Rubrik „Essentiell“ die Verknüpfung Catermonkey.
Klicke auf diese Verknüpfung und anschließend auf die Schaltfläche AKTIVIEREN
Dadurch öffnet sich die untenstehende Seite, auf der du die erforderlichen Einstellungen vornehmen kannst:
Geben Sie hier den API-Schlüssel ein, den Sie aus Catermonkey kopiert haben.
Unter „Status“ legen Sie fest, welche Angebote aus Catermonkey an CrewPlanner gesendet werden dürfen, indem Sie die zulässigen Status ankreuzen und auf „OK“ klicken. In CrewPlanner können Sie diese Angebote anschließend als Projekt genehmigen.
Sobald du auf „SPEICHERN“ klickst, wird die Verknüpfung aktiviert.
Ein Angebot von Catermonkey an CrewPlanner senden
Ein Angebot, das du in Catermonkey erstellst, wird nicht automatisch an CrewPlanner gesendet; hierfür müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein.
Zunächst musst du mindestens einen Kunden und ein Datum im Angebot eingeben, um es an CrewPlanner zu senden. Du musst also nicht alle Informationen ausfüllen, aber dazu später mehr.
Außerdem wählst du als Typ immer „EVENT“ aus, um dies in ein Projekt in CrewPlanner umwandeln zu können.
Schließlich wird das Angebot erst gesendet, sobald du den Status des Angebots auf einen der Status änderst, die du bei der Verknüpfung in CrewPlanner festgelegt hast. Du kannst also in Ruhe dein Angebot erstellen und erst dann den Status ändern, wenn du bereit bist, es an CrewPlanner zu senden.
Sobald ein Angebot alle Anforderungen erfüllt, erscheint es im Modul „EXTERNE GENEHMIGTE ANGEBOTE“ des DASHBOARDS in CrewPlanner.
Welche Felder sind verknüpft?
Bei der Erstellung eines Angebots in Catermonkey stehen dir verschiedene Felder zur Verfügung. In diesem Kapitel erläutern wir, mit welchen Feldern in CrewPlanner diese übereinstimmen und verknüpft werden.
Wie bereits erwähnt, müssen Sie nicht alle Informationen eingeben, um ein Angebot an CrewPlanner zu senden, aber Sie müssen mindestens einen Kunden und ein Datum angeben.
CrewTip! Solange ein Projekt in CrewPlanner noch nicht genehmigt wurde, können Sie Ihrem Angebot in Catermonkey weiterhin zusätzliche Informationen hinzufügen, die automatisch in CrewPlanner hochgeladen werden. Dabei werden alle Angebote mit einem Veranstaltungsdatum bis zu 30 Tage in der Vergangenheit berücksichtigt. So können Sie sogar noch Angebote für Veranstaltungen hinzufügen, die bereits in der Vergangenheit stattgefunden haben.
Bitte beachten Sie: Um ein Projekt in CrewPlanner anzulegen, benötigen Sie mindestens folgende Informationen: Name des Kundenunternehmens, Projektname, Datum, mindestens 1 Schicht.
Wenn diese Informationen nicht im Angebot eingegeben wurden, müssen sie manuell in CrewPlanner ergänzt werden, um ein Projekt genehmigen und erstellen zu können.
Wir gehen kurz durch, welche Felder Sie in Catermonkey zum Senden von Informationen nutzen können und mit welchen Feldern diese in CrewPlanner verknüpft sind.
1. Kunde = Unternehmen
Bitte beachten Sie: Der Kunde, für den das Angebot erstellt wurde, kann von CrewPlanner nur erkannt werden, wenn der Name exakt übereinstimmt. Wird der Name nicht erkannt, wird auch keine Projektanfrage erstellt.
2. Standort = Projektadresse
Wenn Sie eine Adresse in das Feld „Standort“ eingeben, wird diese in CrewPlanner als Projektadresse erkannt. Lassen Sie dieses Feld leer, wird für das Projekt die Option „Adresse unbekannt“ angekreuzt.
3. Veranstaltungsdatum = Projektdatum
Ohne Datum werden keine Informationen gesendet. Das Veranstaltungsdatum gilt in CrewPlanner als Projektdatum.
4. Enddatum = Erstellung eines wiederkehrenden Projekts
Wenn Sie in Ihrem Angebot ein Enddatum eingeben, wird für jeden Tag zwischen dem Veranstaltungsdatum und dem Enddatum ein Projekt erstellt. So können Sie in CrewPlanner mehrtägige Projekte anfragen.
5. Veranstaltungsname = Name des Projekts
Der Name, den du dem Auftrag gibst, wird als Name des Projekts übernommen.
6. Anzahl der Personen = Zusätzliche Informationen
Die in einem Angebot angegebene Personenzahl bezieht sich auf die Anzahl der Gäste. In CrewPlanner wird dies im Feld „Zusätzliche Informationen“ angezeigt
7. Referenz = Zusätzliche Informationen
Die Informationen, die du im Feld „Referenz“ eingibst, erscheinen im Feld „Zusätzliche Informationen“ des Projekts (dieses Feld wird nur angezeigt, wenn du das Bleistift-Symbol bei „Auftrag“ auswählst und dann auf „Weitere Optionen“ klickst).
8. Veranstaltungsplanung = Projektzeitplan + Schichtzeiten + Schichtfunktionen
Über den Bereich „Veranstaltungsplanung“ kannst du sowohl den Projektzeitplan als auch Schichten zum Projekt hinzufügen. Wie das geht, erfährst du im nächsten Kapitel.
Veranstaltungsplanung hinzufügen
Über die Veranstaltungsplanung in Catermonkey fügst du sowohl den Projektzeitplan als auch die Schichten hinzu, die du in das Projekt in Crewplanner übernehmen möchtest.
Veranstaltungsplanung in Catermonkey erstellen
Scrolle im Auftrag zur Veranstaltungsplanung. Klicke darauf und füge einen Zeitblock hinzu, indem du auf „Zeile hinzufügen“ klickst. Öffne anschließend „Weitere Optionen“ für diesen Planungszeitblock. Du siehst dann Folgendes:
1. Projektzeitplan erstellen
Um die Veranstaltungsplanung aus Catermonkey korrekt im Projektzeitplan des Projekts in CrewPlanner anzuzeigen, füllst du die folgenden Felder aus:
Geben Sie einen Zeitpunkt ein
Im Feld rechts neben den Stunden notieren Sie die Aktivität, die dann stattfindet. Wenn Sie eine bestehende Formel aus CrewPlanner verwenden möchten, müssen Sie diese hier eins zu eins so eingeben, wie sie in CrewPlanner bekannt ist.
Eine Anmerkung fügen Sie über das Feld „Interne Anmerkung“ hinzu.
2. Schichten hinzufügen
Geben Sie die Startzeit der Schicht ein.
Sowie die Endzeit der Schicht.
Hier gibst du die Anzahl der benötigten Mitarbeiter ein.
Wähle unter „Rolle“ die Funktion der Schichten aus, die du hinzufügen möchtest. Die Bezeichnungen dieser Rollen müssen wiederum eins zu eins mit den Schichtfunktionen in CrewPlanner übereinstimmen, damit sie verknüpft werden können. Du kannst die Rollen in Catermonkey über die Einstellungen verwalten; scrolle dazu zu „Personalrollen“.
Wo findest du bestätigte Angebote in CrewPlanner?
Sobald du die Verknüpfung in CrewPlanner aktiviert hast, kannst du als Manager auf deinem Dashboard ein neues Modul namens „EXTERNE GENEHMIGTE ANGEBOTE“ hinzufügen. Wie das geht, erfährst du hier.
Sobald der Status eines Angebots in Catermonkey auf einen Status geändert wird, den du bei der Einrichtung der Verknüpfung ausgewählt hast, werden die Informationen an CrewPlanner gesendet und das Angebot erscheint in diesem Dashboard.
Crew-Tipp! Angebote werden nach Veranstaltungs- oder Projektdatum sortiert, beginnend mit dem Angebot oder der Veranstaltung, die zuerst stattfindet. Verwende die Pfeile in der oberen linken Ecke, um zu späteren Angeboten zu navigieren.
In diesem Bildschirm hast du 3 Optionen:
Annehmen: Wähle das Pluszeichen, um das Angebot anzunehmen. Anschließend kannst du das Projekt erstellen.
Ignorieren: Mit dem Symbol unten ignorierst du das Angebot. Beachte jedoch, dass das Angebot nach der Bestätigung aus dem Modul verschwindet und du dafür kein Projekt mehr erstellen kannst.
Angebot anzeigen: Wählen Sie das gewünschte Angebot aus, woraufhin sich ein Pop-up-Fenster öffnet, in dem Sie weitere Informationen einsehen können. Wählen Sie die schwarze Leiste mit „IN CATERMONKEY ANZEIGEN“, um das Angebot erneut in Catermonkey zu öffnen, sofern Sie Zugriff darauf haben. Oder nutzen Sie die Schaltflächen unten, um das Projekt doch noch zu erstellen oder das Angebot abzulehnen.
Ein Projekt aus einem bestätigten Angebot erstellen
Wie bereits im vorigen Kapitel erläutert, akzeptieren Sie ein Angebot, indem Sie im Dashboard-Modul „EXTERNE GENEHMIGTE ANGEBOTE“ das Pluszeichen oder die Schaltfläche „PROJEKT ERSTELLEN“ im Popup-Fenster auswählen. Daraufhin öffnet sich das Projekt, in dem die in Catermonkey eingegebenen Informationen in den entsprechenden Feldern angezeigt werden.
Wie du ein Projekt weiter anlegst, erfährst du hier.
Auf der Registerkarte „DOKUMENTE“ des Projekts findest du die Auftragsübersicht mit den Informationen aus Catermonkey.
Ein Angebot ändern, löschen oder stornieren
Wenn ein Angebot in Catermonkey geändert, gelöscht oder storniert wird, wird das Angebot in CrewPlanner nur dann automatisch angepasst oder gelöscht, wenn es noch nicht angenommen wurde und noch kein Projekt dafür erstellt wurde.
Sobald das Angebot angenommen und ein Projekt erstellt wurde, wird das Projekt mit diesem Angebot verknüpft, und das Angebot wird NICHT mehr automatisch angepasst oder aus CrewPlanner entfernt, sodass dies manuell nachverfolgt werden muss.
Sobald eine Änderung in Catermonkey vorgenommen wurde, wird dies im Projekt in CrewPlanner durch einen roten Punkt neben „HIER ANSEHEN“ angezeigt.
CrewTip! Wenn du gerade Änderungen in Catermonkey vorgenommen hast und diese noch nicht in CrewPlanner sichtbar sind, navigiere zur Dashboard-Seite in CrewPlanner und aktualisiere diese kurz, um die Änderungen zu übernehmen.
Wenn du dies auswählst, öffnet sich das Pop-up-Fenster des Angebots:
Hier kannst du sehen, wann das Angebot zuletzt geändert wurde.
Was geändert wurde, kannst du in der Auftragsübersicht einsehen, die du auf der Registerkarte „DOKUMENTE“ findest. Dieses Dokument wird ständig mit den neuesten Informationen aktualisiert.
Warum funktioniert die CrewPlanner-Verbindung nicht (mehr)?
Das kann verschiedene Ursachen haben. Überprüfe Folgendes, wenn die Verknüpfung nicht richtig funktioniert:
Ist die Verknüpfung in Catermonkey aktiviert? (siehe „Wie richte ich die Verknüpfung ein?“)
Ist die Verknüpfung in Crewplanner aktiviert?
Sind in Crewplanner die richtigen Status eingestellt?
Sind für den Auftrag in Catermonkey der richtige Status und die richtigen Informationen eingegeben?
Wenn das immer noch nicht funktioniert, kontaktiere uns bitte.
Wir hoffen, dass wir dir mit diesem Artikel weiterhelfen konnten!
Wenn du noch Fragen zu den Funktionen von CrewPlanner hast, schau doch zunächst einmal in der Crew Academy von CrewPlanner vorbei. Vielleicht findest du dort in einem der Artikel die Antwort, oder wende dich an den Support!
Hast du noch Fragen zu den Funktionen in Catermonkey? Nimm gerne Kontakt mit uns auf!
Mit freundlichen Grüßen,
das Catermonkey-Team 🍌