Sobald Sie die Verknüpfung mit Catermonkey aktivieren, werden die dort erstellten Angebote automatisch an CrewPlanner weitergeleitet. Dies geschieht, sobald Sie den Auftragsstatus so ändern, dass diese Angebote in CrewPlanner angezeigt werden dürfen. Diese Angebote erscheinen als Projektanfrage im Dashboard-Modul Externe genehmigte Angebote in CrewPlanner und müssen von einem Manager genehmigt werden.
Wie stellen Sie die Verbindung her?
Um eine Verknüpfung mit CrewPlanner herzustellen, benötigen Sie zunächst ein Konto. Weitere Informationen finden Sie auf der Website www.crewplanner.com. Sie können ganz unverbindlich selbst eine Online-Demo mit ihnen vereinbaren oder über uns nach einem Ansprechpartner fragen.
Wenn Sie ein Konto erstellt haben, navigieren Sie in Catermonkey über die Einstellungen (Zahnrad unten links) zu Verbindungen & Integrationen. Unten finden Sie die Option, einen API-Schlüssel zu generieren und die CrewPlanner-Verbindung zu nutzen.
Damit die Verknüpfung funktioniert, öffnen Sie in CrewPlanner die Seite VERKNÜPFUNGEN im Menü EINSTELLUNGEN. Dort finden Sie unter der Rubrik Essentiell die Verknüpfung Catermonkey.
Klicken Sie auf diese Verknüpfung und anschließend auf die Schaltfläche AKTIVIEREN
Dadurch öffnet sich die untenstehende Seite, auf der Sie die erforderlichen Einstellungen vornehmen können:
Geben Sie hier den API-Schlüssel ein, den Sie aus Catermonkey kopiert haben.
Unter Status legen Sie fest, welche Angebote aus Catermonkey an CrewPlanner gesendet werden dürfen, indem Sie die zulässigen Status ankreuzen und auf OK klicken. In CrewPlanner können Sie diese Angebote anschließend als Projekt genehmigen.
Sobald Sie auf SPEICHERN klicken, wird die Verknüpfung aktiviert.
Ein Angebot von Catermonkey an CrewPlanner senden
Ein Angebot, das Sie in Catermonkey erstellen, wird nicht automatisch an CrewPlanner gesendet; hierfür müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein.
Zunächst müssen Sie mindestens einen Kunden und ein Datum im Angebot eingeben, um es an CrewPlanner zu senden. Sie müssen also nicht alle Informationen ausfüllen, aber dazu später mehr.
Außerdem wählen Sie als Typ immer EVENT aus, um dies in ein Projekt in CrewPlanner umwandeln zu können.
Schließlich wird das Angebot erst gesendet, sobald Sie den Status des Angebots auf einen der Status ändern, die Sie bei der Verknüpfung in CrewPlanner festgelegt haben. Sie können also in Ruhe Ihr Angebot erstellen und erst dann den Status ändern, wenn Sie bereit sind, es an CrewPlanner zu senden.
Sobald ein Angebot alle Anforderungen erfüllt, erscheint es im Modul EXTERNE GENEHMIGTE ANGEBOTE des DASHBOARDS in CrewPlanner.
Welche Felder sind verknüpft?
Bei der Erstellung eines Angebots in Catermonkey stehen Ihnen verschiedene Felder zur Verfügung. In diesem Kapitel erläutern wir, mit welchen Feldern in CrewPlanner diese übereinstimmen und verknüpft werden.
Wie bereits erwähnt, müssen Sie nicht alle Informationen eingeben, um ein Angebot an CrewPlanner zu senden, aber Sie müssen mindestens einen Kunden und ein Datum angeben.
CrewTip! Solange ein Projekt in CrewPlanner noch nicht genehmigt wurde, können Sie Ihrem Angebot in Catermonkey weiterhin zusätzliche Informationen hinzufügen, die automatisch in CrewPlanner hochgeladen werden. Dabei werden alle Angebote mit einem Eventdatum bis zu 30 Tage in der Vergangenheit berücksichtigt. So können Sie sogar noch Angebote für Events hinzufügen, die bereits in der Vergangenheit stattgefunden haben.
Bitte beachten Sie: Um ein Projekt in CrewPlanner anzulegen, benötigen Sie mindestens folgende Informationen: Name des Kundenunternehmens, Projektname, Datum, mindestens 1 Schicht.
Wenn diese Informationen nicht im Angebot eingegeben wurden, müssen sie manuell in CrewPlanner ergänzt werden, um ein Projekt genehmigen und erstellen zu können.
Wir gehen kurz durch, welche Felder Sie in Catermonkey zum Senden von Informationen nutzen können und mit welchen Feldern diese in CrewPlanner verknüpft sind.
1. Kunde = Unternehmen
Bitte beachten Sie: Der Kunde, für den das Angebot erstellt wurde, kann von CrewPlanner nur erkannt werden, wenn der Name exakt übereinstimmt. Wird der Name nicht erkannt, wird auch keine Projektanfrage erstellt.
2. Standort = Projektadresse
Wenn Sie eine Adresse in das Feld Standort eingeben, wird diese in CrewPlanner als Projektadresse erkannt. Lassen Sie dieses Feld leer, wird für das Projekt die Option Adresse unbekannt angekreuzt.
3. Eventdatum = Projektdatum
Ohne Datum werden keine Informationen gesendet. Das Eventdatum gilt in CrewPlanner als Projektdatum.
4. Enddatum = Erstellung eines wiederkehrenden Projekts
Wenn Sie in Ihrem Angebot ein Enddatum eingeben, wird für jeden Tag zwischen dem Eventdatum und dem Enddatum ein Projekt erstellt. So können Sie in CrewPlanner mehrtägige Projekte anfragen.
5. Eventname = Name des Projekts
Der Name, den Sie dem Auftrag geben, wird als Name des Projekts übernommen.
6. Anzahl der Personen = Zusätzliche Informationen
Die in einem Angebot angegebene Personenzahl bezieht sich auf die Anzahl der Gäste. In CrewPlanner wird dies im Feld Zusätzliche Informationen angezeigt
7. Referenz = Zusätzliche Informationen
Die Informationen, die Sie im Feld Referenz eingeben, erscheinen im Feld Zusätzliche Informationen des Projekts (dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie das Bleistift-Symbol bei Auftrag auswählen und dann auf Weitere Optionen klicken).
8. Eventplanung = Projektzeitplan + Schichtzeiten + Schichtfunktionen
Über den Bereich Eventplanung können Sie sowohl den Projektzeitplan als auch Schichten zum Projekt hinzufügen. Wie das geht, erfahren Sie im nächsten Kapitel.
Eventplanung hinzufügen
Über die Eventplanung in Catermonkey fügen Sie sowohl den Projektzeitplan als auch die Schichten hinzu, die Sie in das Projekt in Crewplanner übernehmen möchten.
Eventplanung in Catermonkey erstellen
Scrollen Sie im Auftrag zur Eventplanung. Klicken Sie darauf und fügen Sie einen Zeitblock hinzu, indem Sie auf Zeile hinzufügen klicken. Öffnen Sie anschließend Weitere Optionen für diesen Planungszeitblock. Sie sehen dann Folgendes:
1. Projektzeitplan erstellen
Um die Eventplanung aus Catermonkey korrekt im Projektzeitplan des Projekts in CrewPlanner anzuzeigen, füllen Sie die folgenden Felder aus:
Geben Sie einen Zeitpunkt ein
Im Feld rechts neben den Stunden notieren Sie die Aktivität, die dann stattfindet. Wenn Sie eine bestehende Formel aus CrewPlanner verwenden möchten, müssen Sie diese hier eins zu eins so eingeben, wie sie in CrewPlanner bekannt ist.
Eine Anmerkung fügen Sie über das Feld Interne Anmerkung hinzu.
2. Schichten hinzufügen
Geben Sie die Startzeit der Schicht ein.
Sowie die Endzeit der Schicht.
Hier geben Sie die Anzahl der benötigten Mitarbeiter ein.
Wählen Sie unter Rolle die Funktion der Schichten aus, die Sie hinzufügen möchten. Die Bezeichnungen dieser Rollen müssen wiederum eins zu eins mit den Schichtfunktionen in CrewPlanner übereinstimmen, damit sie verknüpft werden können. Sie können die Rollen in Catermonkey über die Einstellungen verwalten. Scrollen Sie dazu zu Personalrollen.
Wo finden Sie bestätigte Angebote in CrewPlanner?
Sobald Sie die Verknüpfung in CrewPlanner aktiviert haben, können Sie als Manager auf Ihrem Dashboard ein neues Modul namens EXTERNE GENEHMIGTE ANGEBOTE hinzufügen. Wie das geht, erfahren Sie hier.
Sobald der Status eines Angebots in Catermonkey auf einen Status geändert wird, den Sie bei der Einrichtung der Verknüpfung ausgewählt haben, werden die Informationen an CrewPlanner gesendet und das Angebot erscheint in diesem Dashboard.
Crew-Tipp! Angebote werden nach Event- oder Projektdatum sortiert, beginnend mit dem Angebot oder dem Event, das zuerst stattfindet. Verwenden Sie die Pfeile in der oberen linken Ecke, um zu späteren Angeboten zu navigieren.
In diesem Bildschirm haben Sie 3 Optionen:
Annehmen: Wählen Sie das Pluszeichen, um das Angebot anzunehmen. Anschließend können Sie das Projekt erstellen.
Ignorieren: Mit dem Symbol unten ignorieren Sie das Angebot. Beachten Sie jedoch, dass das Angebot nach der Bestätigung aus dem Modul verschwindet und Sie dafür kein Projekt mehr erstellen können.
Angebot anzeigen: Wählen Sie das gewünschte Angebot aus, woraufhin sich ein Pop-up-Fenster öffnet, in dem Sie weitere Informationen einsehen können. Wählen Sie die schwarze Leiste mit IN CATERMONKEY ANZEIGEN, um das Angebot erneut in Catermonkey zu öffnen, sofern Sie Zugriff darauf haben. Oder nutzen Sie die Schaltflächen unten, um das Projekt doch noch zu erstellen oder das Angebot abzulehnen.
Ein Projekt aus einem bestätigten Angebot erstellen
Wie bereits im vorigen Kapitel erläutert, akzeptieren Sie ein Angebot, indem Sie im Dashboard-Modul EXTERNE GENEHMIGTE ANGEBOTE das Pluszeichen oder die Schaltfläche PROJEKT ERSTELLEN im Popup-Fenster auswählen. Daraufhin öffnet sich das Projekt, in dem die in Catermonkey eingegebenen Informationen in den entsprechenden Feldern angezeigt werden.
Wie Sie ein Projekt weiter anlegen, erfahren Sie hier.
Auf der Registerkarte DOKUMENTE des Projekts finden Sie die Auftragsübersicht mit den Informationen aus Catermonkey.
Ein Angebot ändern, löschen oder stornieren
Wenn ein Angebot in Catermonkey geändert, gelöscht oder storniert wird, wird das Angebot in CrewPlanner nur dann automatisch angepasst oder gelöscht, wenn es noch nicht angenommen wurde und noch kein Projekt dafür erstellt wurde.
Sobald das Angebot angenommen und ein Projekt erstellt wurde, wird das Projekt mit diesem Angebot verknüpft, und das Angebot wird NICHT mehr automatisch angepasst oder aus CrewPlanner entfernt, sodass dies manuell nachverfolgt werden muss.
Sobald eine Änderung in Catermonkey vorgenommen wurde, wird dies im Projekt in CrewPlanner durch einen roten Punkt neben HIER ANSEHEN angezeigt.
CrewTip! Wenn Sie gerade Änderungen in Catermonkey vorgenommen haben und diese noch nicht in CrewPlanner sichtbar sind, navigieren Sie zur Dashboard-Seite in CrewPlanner und aktualisieren Sie diese kurz, um die Änderungen zu übernehmen.
Wenn Sie dies auswählen, öffnet sich das Pop-up-Fenster des Angebots:
Hier können Sie sehen, wann das Angebot zuletzt geändert wurde.
Was geändert wurde, können Sie in der Auftragsübersicht einsehen, die Sie auf der Registerkarte DOKUMENTE finden. Dieses Dokument wird ständig mit den neuesten Informationen aktualisiert.
Warum funktioniert die CrewPlanner-Verbindung nicht (mehr)?
Das kann verschiedene Ursachen haben. Überprüfen Sie Folgendes, wenn die Verknüpfung nicht richtig funktioniert:
Ist die Verknüpfung in Catermonkey aktiviert? (siehe „Wie richte ich die Verknüpfung ein?“)
Ist die Verknüpfung in Crewplanner aktiviert?
Sind in Crewplanner die richtigen Status eingestellt?
Sind für den Auftrag in Catermonkey der richtige Status und die richtigen Informationen eingegeben?
Wenn das immer noch nicht funktioniert, kontaktieren Sie uns bitte.
Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Artikel weiterhelfen konnten!
Wenn Sie noch Fragen zu den Funktionen von CrewPlanner haben, schauen Sie doch zunächst einmal in der Crew Academy von CrewPlanner vorbei. Vielleicht finden Sie dort in einem der Artikel die Antwort, oder wenden Sie sich an den Support!
Haben Sie noch Fragen zu den Funktionen in Catermonkey? Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf!
Mit freundlichen Grüßen,
das Catermonkey-Team 🍌