En Catermonkey, la planificación del personal se realiza a través del módulo integrado «Planifica tu equipo». Para ello, dispones de dos formas de asignar empleados a un encargo: compañeros de la propia empresa (planificarlos directamente o invitarlos) o personal externo, por ejemplo, a través de una agencia de trabajo temporal.
Compañeros de la empresa
Paso 1: Invitar a los compañeros como usuarios
Antes de poder planificar a tus compañeros, estos deben estar vinculados a tu cuenta como «Personal».
Ve a la configuración y haz clic en «Gestiona tu equipo».
Haz clic en «Invitar a compañeros».
Introduce las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieras invitar.
Estas personas recibirán un correo electrónico con un enlace. Con él, podrán crear un nombre de usuario (su dirección de correo electrónico) y una contraseña. Una vez hecho esto, actualiza la página «Gestiona tu equipo» y los encontrarás en el resumen. Haz clic en la flecha situada a la derecha de su nombre para añadirles funciones de personal y, a continuación, haz clic en la marca de verificación verde para guardar los cambios.
Paso 2: Indica cuántos empleados necesitas
Ve al encargo en el que quieres planificar el personal.
Desplázate hasta «Planifica tu equipo» y haz clic en él.
Aparecerá una ventana:
A la izquierda, en «Personal necesario», introduce cuántos empleados necesitas para el evento.
A la derecha, en «Resumen de la distribución», verás cuántos empleados te quedan por asignar.
Desplázate hacia abajo para seleccionar a los empleados marcando la casilla blanca situada a la izquierda de su nombre.
Paso 3: Elige tu método de planificación
Opción 1 — Asignar
directamente El miembro del personal queda asignado inmediatamente a la tarea, sin posibilidad de rechazarla. Utiliza esta opción solo si estás seguro de que el empleado está disponible.
El empleado queda asignado de inmediato y no puede rechazarlo.
En el portal de personal aparecerá el estado «Asignado».
Así funciona: abre la tarea → haz clic en «Planificar tu equipo» → selecciona al miembro del personal → haz clic en «Planificar directamente» en la parte inferior.
Opción 2 — Enviar
una invitación El miembro del personal recibe una invitación para el encargo y puede aceptarla (✔) o rechazarla (✖). También puede añadir un comentario, por ejemplo, indicando que está disponible, pero en otro momento.
Recibirás un correo electrónico en cuanto alguien responda.
Así funciona: abre la tarea → haz clic en «Planificar tu equipo» → selecciona al miembro del personal → haz clic en «Enviar invitación» en la parte inferior.
Cuando hayas invitado o asignado a algún miembro del personal, podrás ver en «Personal asignado/invitado a este evento» a quién has añadido.
Consejo: Mostrar información más detallada
Ve a «Planifica tu equipo» en el encargo y haz clic en el icono del lápiz para editar este campo. En «Personal necesario», puedes marcar la casilla «Mostrar información más detallada en el portal del personal para este evento».
El personal solo verá detalles adicionales —como datos del cliente, datos de la ubicación, datos del producto (sin precios) y datos de contacto del resto del equipo asignado— para los eventos en los que esté asignado.
Consejo: Mantener al personal informado automáticamente
En «Configuración general» (el icono de la rueda dentada) encontrarás dos opciones para informar automáticamente al personal en caso de cambios:
Enviar automáticamente un correo electrónico al personal tras un cambio en la planificación de su turno.
Enviar automáticamente un correo electrónico al personal tras un cambio en el encargo (estado, fecha u hora).
Personal externo
¿Trabajas a menudo con personal de agencia? En ese caso, también puedes programar personal externo. Esto se hace manualmente para cada encargo.
¿Trabajas mucho con una sola agencia de trabajo temporal? En ese caso, añade un proveedor con el nombre de la agencia de trabajo temporal a través de la configuración. Así mantendrás un buen control sobre la procedencia de tu personal.
Así es como se utiliza el personal externo:
Indica en la esquina inferior derecha cuántos trabajadores externos quieres planificar. La opción (1) se utiliza para una agencia de trabajo temporal, la opción (2) para los roles de personal.
Haz clic en «Planificar personal externo».
En la parte inferior, en «Personal programado/invitado para este evento», introduce los nombres, números de teléfono y direcciones de correo electrónico que te hayan facilitado.
Resumen y visión general a través del calendario
Además de la planificación por encargo, el calendario también ofrece funciones de resumen.
Listas y resúmenes
: una cuenta de Propietario/Administrador u Oficina puede descargar aquí un resumen de los encargos seleccionados del personal programado.
Herramientas — disponibilidad de tu equipo
Consulta aquí, en una sola vista general, cuándo tus empleados están programados, invitados o disponibles. Esto está pensado principalmente para ofrecer una visión general: la planificación efectiva del personal se realiza desde los propios encargos.
Si tienes alguna duda al respecto, ¡no dudes en ponerte en contacto con nosotros! Chatea con nosotros o llama al +31 (0)88 266 6539.
Atentamente,
el equipo de Catermonkey 🍌