Paso 1: Abre «Importar»
Ve a Agenda, Clientes, Surtido, Ingredientes o Ubicaciones.
Haz clic en Herramientas en la esquina superior derecha.
Haz clic en Importar. Es el primer icono de cada menú de «Herramientas».
Paso 2: Elige lo que quieres importar
Catermonkey te pregunta: «¿Qué quieres importar?». La opción que corresponde a la pantalla desde la que vienes ya está resaltada: por ejemplo, desde Clientes, esa opción es «Clientes».
Puedes mostrar las opciones en forma de mosaicos o de lista, utilizando los dos botones de la parte superior. En la vista de mosaicos, haz clic en una opción para abrirla. En la vista de lista, cada opción incluye una breve explicación: elige una y haz clic en Continuar en la parte inferior.
Inteligente / IA: Catermonkey te lee el documento en voz alta.
Tareas: se añaden a tu Agenda. Una tarea es una entrada correspondiente a un cliente y un evento, como un pedido de compra, un presupuesto confirmado o una foto del mismo.
Productos: se añaden a tu «Surtido». Son los platos y artículos que vendes a tus clientes, procedentes de tus cartas, folletos y listas de precios.
Clientes: se añaden en «Clientes». Utiliza una lista de contactos, una agenda de direcciones o una exportación desde tu CRM.
Ingredientes: se añaden a «Ingredientes». Se trata de todo lo que compras a los proveedores: facturas de proveedores, albaranes o listas de precios de mayoristas. A menudo también puedes pedir a tu proveedor un archivo Excel con tus compras.
Ubicaciones: se añaden en «Ubicaciones». Se trata de los espacios, salas y ubicaciones que gestionas tú mismo y que permites reservar, no las direcciones de tus clientes.
Agenda: una exportación de tu agenda en línea (Outlook, Apple, Google) como archivo .ics. Cada evento se convierte en un encargo. Consulta «Importar tu agenda» más abajo.
Clásico / Hoja de cálculo: tú mismo vinculas las columnas de un archivo de Excel. Utiliza esta opción para Clientes, Productos e Ingredientes si prefieres vincular cada columna tú mismo, o para una exportación desde Horeko o EasyParty.
Paso 3: Sube un archivo o pega texto
Todas las importaciones inteligentes funcionan igual. Elige una pestaña:
Subir archivo: arrastra un archivo hasta aquí o haz clic para seleccionar uno. Puedes utilizar un PDF, un archivo de Excel (.xlsx o .xls), un archivo CSV o una foto (JPG, PNG o WebP). También sirve una foto tomada con el móvil, siempre que el texto sea legible.
Pegar texto: pega el texto de un correo electrónico, un presupuesto o una lista, y haz clic en Leer este texto.
A continuación, haz clic en Leer documento.
Ten en cuenta que:
Solo puedes importar un archivo a la vez. ¿Quieres importar más archivos? Repite los pasos para cada uno de ellos.
Los PDF no pueden tener más de 50 páginas. Si un PDF tiene más páginas, se rechazará inmediatamente con un mensaje: divídelo en archivos más pequeños e impórtalos uno por uno.
Las fotos de iPhone en formato HEIC aún no se pueden leer. Haz una captura de pantalla de la foto o configura tu cámara en «Máxima compatibilidad».
¿Vas a subir un archivo de Excel con productos o ingredientes? En ese caso, puedes elegir qué hojas de cálculo se van a leer. En el caso de los productos, también debes indicar si los precios incluyen el IVA.
Paso 4: Deja que Catermonkey lea tu archivo
Catermonkey está leyendo ahora tu documento. Puede tardar un rato, y eso es normal.
No tienes que esperar: en cualquier momento puedes cerrar la ventana y seguir trabajando tranquilamente. Recibirás una notificación en cuanto el resultado esté listo para que lo compruebes, y desde allí podrás abrirlo exactamente donde lo habías dejado. No se creará nada hasta que lo confirmes en el siguiente paso.
Paso 5: Revisa el resultado e importa
Productos, clientes, ingredientes y ubicaciones: verás un resumen de todo lo que Catermonkey ha encontrado. En el caso de los productos, por ejemplo, una lista de tus platos y precios. Desmarca lo que no quieras y haz clic en Importar N en la parte inferior. Si Catermonkey solo ha podido leer una parte de un PDF largo, esto se indicará en el resumen: divide el documento para importar el resto. ¿Trabajas con varias marcas? En ese caso, marca en «Disponible para marcas» las marcas bajo las que se ofrecerán los nuevos productos. Si no marcas ninguna, estarán disponibles para todas las marcas que puedas utilizar.
Pedidos: comprueba el pedido en dos pasos, los mismos que ya conoces de Nuevo presupuesto. No se creará nada hasta que hagas clic en Crear pedido.
Detalles: el cliente, el nombre del evento, la fecha y la hora, la fecha de finalización, la ubicación, el tipo, el número de personas y la marca. Corrige lo que no sea correcto. Además del cliente y la ubicación, Catermonkey te indica si ha encontrado uno ya existente en tu cuenta o si se va a crear uno nuevo. Haz clic en la cruz para eliminarlo y buscar otro, o haz clic en Nuevo cliente; utiliza la sugerencia para restablecer lo que Catermonkey había encontrado. ¿No aparece en el documento la fecha del evento, como ocurre con un presupuesto que solo muestra la fecha en la que se ha elaborado? En ese caso, el campo de la fecha permanecerá en blanco, con el mensaje «No hemos encontrado ninguna fecha — introduce una». Introduce la fecha: sin fecha no se puede crear un encargo. A continuación, haz clic en Siguiente.
Productos: las líneas que Catermonkey ha leído, con sus precios, IVA y totales, tal y como figuran en el pedido. Modifica las cantidades, los nombres y los precios, elimina líneas o añade productos de tu catálogo. Las líneas que Catermonkey no ha podido vincular a ningún producto de tu catálogo aún no tienen precio: introdúcelo aquí o más tarde en el pedido. Si el documento no tenía ninguna línea, este paso aparecerá vacío: añade ahora los productos o crea el pedido y añádelos más tarde.
Haz clic en Crear encargo y el nuevo encargo se abrirá en tu Agenda. Cada documento se convierte en un único encargo: un documento con varias entradas no se divide, así que impórtalas una por una. Empezar de nuevo te lleva de vuelta a la pantalla para seleccionar otro archivo.
Omitir la comprobación. ¿Confías en que el encargo es tal y como aparece en el documento? En ese caso, marca la casilla Omitir la comprobación debajo de tu archivo, antes de hacer clic en Leer documento. Catermonkey creará el encargo inmediatamente y lo abrirá. Si falta algo, como la fecha, verás la comprobación de todos modos, para que puedas completarlo primero. Catermonkey recordará tu elección en este ordenador.
Resultado: tus datos aparecen en el lugar correcto en Catermonkey, sin que tengas que volver a escribir nada.
¿Catermonkey no ha encontrado nada?
Entonces no se importará nada. En el caso de las órdenes, Catermonkey muestra la orden para que la revises si el documento menciona un cliente o una fecha, incluso sin líneas: en ese caso, debes añadir tú mismo los productos. A menudo, el documento pertenece a otro tipo. Por ejemplo, has subido una factura de un proveedor como «productos», cuando en realidad pertenece a «Ingredientes». Catermonkey te indica qué tipo de documento cree que es y te ofrece la opción Importar como…, que vuelve a leer el mismo archivo o texto con el tipo correcto, sin necesidad de volver a subirlo. También puedes hacer clic en Elegir otra importación.
¿Dónde encuentro mis datos importados?
Has importado… | Lo encontrarás en… |
Tareas | Agenda |
Agenda | Agenda |
Productos | Gama de productos |
Clientes | Clientes |
Ingredientes | Ingredientes |
Sedes | Ubicaciones |
Importar tu agenda
¿Llevas un registro de tus eventos en un calendario en línea como Outlook, Apple o Google? Exporta esos eventos como un archivo .ics y, a continuación, selecciona Calendario en «Importar» (paso 2).
Sube el archivo .ics, igual que cualquier otro archivo.
Selecciona el periodo (desde y hasta qué fecha) que deseas importar y marca los eventos que te interesen. Todos los eventos ya están marcados por defecto.
Haz clic en Iniciar importación de tareas y eventos.
El nombre, la hora de inicio y de finalización, la descripción y la ubicación de cada evento aparecerán inmediatamente en tu Agenda. Esto funciona para cualquier cuenta, independientemente del número de tareas que ya tenga.
¿Tienes alguna duda al respecto? ¡No dudes en ponerte en contacto con nosotros!
Atentamente,
El equipo de Catermonkey🍌