Dans Catermonkey, vous planifiez le personnel via le module de planification intégré « Planifiez votre équipe ». Vous disposez de deux façons d’affecter des collaborateurs à une mission : vos propres collègues (planification directe ou invitation) ou du personnel externe, par exemple via une agence d’intérim.
Vos propres collègues
Étape 1 : Inviter des collègues en tant qu’utilisateurs
Avant de pouvoir planifier vos collègues, ceux-ci doivent être associés à votre compte en tant que « Personnel ».
Accédez aux paramètres et cliquez sur « Gérer votre équipe ».
Cliquez sur « Inviter des collègues ».
Saisissez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inviter.
Ces personnes recevront un e-mail contenant un lien. Elles pourront alors créer un identifiant (leur adresse e-mail) et un mot de passe. Une fois cette étape terminée, actualisez la page « Gérer votre équipe » et vous les retrouverez dans la liste. Cliquez sur la flèche située à droite de leur nom pour leur attribuer des rôles, puis cliquez sur la coche verte pour enregistrer les modifications.
Étape 2 : Indiquez le nombre de collaborateurs dont vous avez besoin
Accédez à la mission pour laquelle vous souhaitez planifier votre personnel.
Faites défiler jusqu’à « Planifier votre équipe » et cliquez dessus.
Une fenêtre s’affiche :
À gauche, dans la section « Personnel nécessaire », indiquez le nombre d’employés dont vous avez besoin pour l’événement.
À droite, sous « Résumé de la répartition », vous pouvez voir combien de collaborateurs il vous reste à planifier.
Faites défiler vers le bas pour sélectionner les collaborateurs à l'aide de la case blanche située à gauche de leur nom.
Étape 3 : Choisissez votre méthode de planification
Option 1 — Affecter
directement Le membre du personnel est immédiatement affecté à la mission, sans possibilité de la refuser. N’utilisez cette option que si vous êtes certain que le collaborateur est disponible.
Le collaborateur est immédiatement affecté et ne peut pas refuser cette affectation.
Le statut « Planifié » s'affiche dans le portail du personnel.
Voici comment cela fonctionne : ouvrez la mission → cliquez sur « Planifier votre équipe » → sélectionnez le membre du personnel → cliquez en bas sur « Planifier immédiatement ».
Option 2 — Envoyer
une invitation Le membre du personnel reçoit une invitation pour la mission et peut l'accepter (✔) ou la refuser (✖). Il peut également ajouter un commentaire, par exemple pour indiquer qu'il est disponible, mais à une date ultérieure.
Vous recevrez un e-mail dès qu’une personne aura répondu.
Voici comment cela fonctionne : ouvrez la mission → cliquez sur « Planifier votre équipe » → sélectionnez le membre du personnel → cliquez en bas sur « Envoyer une invitation ».
Une fois que vous avez invité ou affecté du personnel, vous pouvez voir, dans la rubrique « Personnel affecté/invité pour cet événement », les personnes que vous avez ajoutées.
Astuce : afficher des informations plus détaillées
Rendez-vous dans la rubrique « Planifier votre équipe » de la mission et cliquez sur le crayon pour modifier ce champ. Sous « Personnel requis », vous pouvez cocher la case « Afficher des informations plus détaillées sur le portail du personnel pour cet événement ».
Le personnel ne verra alors les détails supplémentaires que pour les événements auxquels il est affecté, tels que les informations sur le client, le lieu, les produits (sans les prix) et les coordonnées du reste de l’équipe affectée.
Astuce : tenir le personnel informé automatiquement
Dans « Paramètres généraux » (icône en forme de roue dentée), vous trouverez deux options permettant d’informer automatiquement le personnel en cas de modifications :
Envoyer automatiquement un e-mail au personnel après une modification de la planification de son service.
Envoyer automatiquement un e-mail au personnel après une modification de la mission (statut, date ou heure).
Personnel externe
Vous travaillez souvent avec des intérimaires ? Vous pouvez alors également planifier du personnel externe. Cela se fait manuellement, pour chaque mission.
Vous travaillez beaucoup avec une seule agence d’intérim ? Ajoutez alors un fournisseur dans les paramètres en indiquant le nom de l’agence d’intérim. Vous garderez ainsi une bonne vue d’ensemble de la provenance de votre personnel.
Voici comment utiliser le personnel externe :
Indiquez en bas à droite le nombre de personnel externe que vous souhaitez planifier. Utilisez l’option (1) pour une agence d’intérim, l’option (2) pour les rôles du personnel.
Cliquez sur « Planifier le personnel externe ».
Dans la partie inférieure, sous « Personnel planifié/invité pour cet événement », saisissez les noms, numéros de téléphone et adresses e-mail qui vous ont été communiqués.
Aperçu et analyse via l’agenda
Outre la planification par mission, l’agenda propose également des fonctions de synthèse.
Listes et aperçus
Un compte Propriétaire/Administrateur ou Agence peut télécharger ici un aperçu des missions sélectionnées pour le personnel planifié.
Outils — disponibilité de votre équipe
Consultez ici, en un seul aperçu, quand vos collaborateurs sont planifiés, invités ou disponibles. Cette fonctionnalité est principalement destinée à vous donner une vue d’ensemble : la planification effective du personnel s’effectue à partir des missions elles-mêmes.
Si vous avez des questions à ce sujet, n’hésitez pas à nous contacter ! Discutez avec nous par chat ou appelez-nous au +31 (0)88 266 6539.
Cordialement,
L'équipe Catermonkey 🍌