Dès que vous activez la connexion avec Catermonkey, les devis que vous y avez créés seront automatiquement transférés vers CrewPlanner. Cela se produit dès que vous modifiez le statut de la commande en fonction de ce que vous avez défini pour que ces devis puissent apparaître dans CrewPlanner. Ces devis apparaissent comme des demandes de projet dans le module Tableau de bord Devis externes approuvés dans CrewPlanner et doivent être approuvés par un responsable.
Comment créer le lien ?
Pour créer un lien avec CrewPlanner, vous devez d'abord créer un compte. Vous trouverez plus d'informations sur le site web www.crewplanner.com. Vous pouvez planifier vous-même une démonstration en ligne sans engagement, ou nous demander de vous mettre en contact avec un interlocuteur.
Une fois votre compte créé, naviguez dans Catermonkey via les paramètres(roue dentée en bas à gauche) vers Connexions & Intégrations. En bas, vous trouverez l'option permettant de générer une clé API et d'utiliser la connexion CrewPlanner.
Pour que la connexion fonctionne, ouvrez la page CONNEXIONS dans le menu PARAMÈTRES de CrewPlanner. Vous trouverez la connexion Catermonkey sous la rubrique Essentiel .
Cliquez sur ce lien, puis sur le bouton ACTIVER.
La page ci-dessous s'ouvre alors, vous permettant de saisir les paramètres nécessaires :
Entrez ici la clé API que vous avez copiée depuis Catermonkey.
Sous Statuts, vous déterminez les devis de Catermonkey qui peuvent être envoyés à CrewPlanner en cochant les statuts autorisés et en cliquant sur OK. Dans CrewPlanner, vous pouvez ensuite approuver ces devis en tant que projet.
Dès que vous cliquez sur ENREGISTRER, la connexion est activée.
Envoyer un devis de Catermonkey à CrewPlanner
Une offre que vous créez dans Catermonkey n'est pas automatiquement envoyée à CrewPlanner. Pour cela, plusieurs conditions doivent être remplies.
Tout d'abord, vous devez au moins entrer un client et une date sur le devis pour l'envoyer à CrewPlanner. Vous n'avez donc pas besoin de remplir toutes les informations, mais nous y reviendrons plus tard.
De plus, vous devez toujours sélectionner ÉVÉNEMENT comme type afin de pouvoir le convertir en projet dans CrewPlanner.
Enfin, le devis n'est envoyé que lorsque vous modifiez son statut pour l'un des statuts que vous avez définis lors de la connexion à CrewPlanner. Vous pouvez donc établir votre devis en toute tranquillité et ne modifier son statut que lorsque vous êtes prêt à l'envoyer à CrewPlanner.
Dès qu'un devis répond à toutes les exigences, il apparaît dans le module DEVIS EXTERNES APPROUVÉS du TABLEAU DE BORD dans CrewPlanner.
Quels sont les champs liés ?
Lorsque vous établissez un devis dans Catermonkey, vous disposez de différents champs que vous pouvez utiliser. Dans ce chapitre, nous abordons les champs correspondants dans CrewPlanner auxquels ils sont liés.
Comme mentionné précédemment, vous n'avez pas besoin de saisir toutes les informations pour envoyer un devis à CrewPlanner, mais vous devez au moins saisir un client et une date.
CrewTip ! Tant qu'un projet n'a pas encore été approuvé dans CrewPlanner, vous pouvez toujours ajouter des informations supplémentaires à votre devis dans Catermonkey et celles-ci seront automatiquement téléchargées dans CrewPlanner. Tous les devis dont la date de l'événement remonte à moins de 30 jours sont pris en compte. Vous pouvez donc même ajouter des devis pour des événements qui ont eu lieu dans le passé.
Remarque : pour créer un projet dans CrewPlanner, vous devez disposer au minimum des informations suivantes : nom du client, nom du projet, date, au moins 1 quart de travail.
Si ces informations n'ont pas été saisies dans le devis, elles devront être complétées manuellement dans CrewPlanner afin de pouvoir approuver et créer un projet.
Nous allons passer en revue les champs que vous pouvez utiliser dans Catermonkey pour envoyer des informations et les champs auxquels ils sont liés dans CrewPlanner.
1. Client = Entreprise
Attention, le client pour lequel le devis a été établi ne peut être reconnu par CrewPlanner que si le nom est identique. Si le nom n'est pas reconnu, aucune demande de projet ne sera créée.
2. Lieu = Adresse du projet
Si vous saisissez une adresse dans le champ Emplacement, celle-ci sera reconnue dans CrewPlanner comme l'adresse du projet. Si vous laissez ce champ vide, l'option Adresse inconnue sera cochée pour le projet.
3. Date de l'événement = Date du projet
Sans date, aucune information ne sera envoyée. La date de l'événement sera considérée comme la date du projet dans CrewPlanner.
4. Date de fin = Création d'un projet récurrent
Si vous saisissez une date de fin dans votre devis, un projet sera créé pour chaque jour compris entre la date de l'événement et la date de fin. Vous pouvez ainsi demander des projets de plusieurs jours dans CrewPlanner.
5. Nom de l'événement = Nom du projet
Le nom que vous donnez à la mission sera repris comme nom du projet.
6. Nombre de personnes = Informations supplémentaires
Le nombre de personnes indiqué sur un devis correspond au nombre d'invités. Dans CrewPlanner, cela est indiqué dans le champ Informations supplémentaires
7. Référence = Informations supplémentaires
Les informations que vous saisissez dans le champ Référence apparaissent dans le champ Informations supplémentaires du projet (ce champ n'apparaît que si vous sélectionnez l'icône en forme de crayon dans la mission, puis cliquez sur Plus d'options ).
8. Planification des événements = Calendrier du projet + horaires des équipes + fonctions des équipes
La section Planification des événements vous permet d'ajouter à la fois le calendrier du projet et les horaires de travail au projet. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans le chapitre suivant.
Ajouter une planification d'événements
La planification d'événements dans Catermonkey vous permet d'ajouter à la fois le calendrier du projet et les horaires de travail que vous souhaitez transférer vers le projet dans Crewplanner.
Créer une planification d'événements dans Catermonkey
Faites défiler la tâche jusqu'à la planification d'événements. Cliquez dessus et ajoutez un bloc de temps en cliquant sur « Ajouter une ligne ».Ouvrez ensuite « Plus d'options pour ce bloc de temps de planification ». Vous verrez alors s'afficher ce qui suit :
1. Créer un calendrier de projet
Pour afficher correctement le planning de l'événement à partir de Catermonkey dans le calendrier du projet dans CrewPlanner, remplissez les champs suivants :
Indiquez une heure
Dans la case à droite des heures, notez l'activité qui se déroule à ce moment-là. Si vous souhaitez utiliser des formules existantes de CrewPlanner, vous devrez les saisir ici telles qu'elles sont connues dans CrewPlanner.
Vous pouvez ajouter une remarque dans la case Remarque interne.
2. Ajouter des quarts de travail
Indiquez l'heure de début du quart de travail.
Ainsi que l'heure de fin du quart de travail.
Indiquez ici le nombre d'employés dont vous avez besoin.
Dans Rôle, sélectionnez la fonction des quarts de travail que vous souhaitez ajouter. Les noms de ces rôles doivent correspondre exactement aux fonctions des quarts de travail dans CrewPlanner pour pouvoir être liés. Vous pouvez gérer les rôles dans Catermonkey via les paramètres, puis faites défiler jusqu'à Rôles du personnel.
Où trouver les devis confirmés dans CrewPlanner ?
Une fois que vous avez activé le lien dans CrewPlanner, vous pouvez, en tant que manager, ajouter un nouveau module appelé DEVIS EXTERNES APPROUVÉS à votre tableau de bord. Comment le lire ici.
Dès que le statut d'un devis dans Catermonkey passe à un statut que vous avez sélectionné lors de la configuration de la connexion, les informations sont envoyées à CrewPlanner et le devis apparaît dans ce tableau de bord.
CrewTip ! Les devis sont classés par date d'événement ou de projet, en commençant par le devis ou l'événement qui a lieu en premier. Utilisez les flèches dans le coin supérieur gauche pour naviguer vers les devis ultérieurs.
Dans cet écran, vous avez 3 options :
Accepter: sélectionnez le signe plus pour accepter le devis, après quoi vous pouvez créer le projet.
Ignorer: l'icône ci-dessous vous permet d'ignorer l'offre. Attention, après confirmation, l'offre disparaîtra du module et vous ne pourrez plus créer de projet pour celle-ci.
Afficher l'offre: sélectionnez l'offre souhaitée et une fenêtre contextuelle s'ouvrira pour vous permettre de consulter plus d'informations. Sélectionnez la barre noire avec AFFICHER DANS CATERMONKEY pour rouvrir l'offre dans Catermonkey, si vous y avez accès. Vous pouvez également utiliser les boutons en bas pour créer le projet ou ignorer l'offre.
Créer un projet à partir d'un devis confirmé
Comme indiqué dans le chapitre précédent, vous acceptez un devis en sélectionnant le signe plus ou le bouton CRÉER UN PROJET dans la fenêtre contextuelle du module EXTERNES APPROUVÉS du tableau de bord. Le projet s'ouvre alors et les informations saisies dans Catermonkey s'affichent dans les champs associés.
Pour savoir comment créer un projet, cliquez ici.
Dans l'onglet DOCUMENTS du projet, vous trouverez l'aperçu de la mission avec les informations provenant de Catermonkey.
Modifier, supprimer ou annuler un devis
Si un devis est modifié, supprimé ou annulé dans Catermonkey, il ne sera automatiquement modifié ou supprimé de CrewPlanner que s'il n'a pas encore été accepté et qu'aucun projet n'a été créé.
Une fois que le devis a été accepté et qu'un projet a été créé, le projet sera lié à ce devis et le devis ne sera PLUS automatiquement modifié ou supprimé de CrewPlanner. Il devra donc être suivi manuellement.
Dès qu'une modification a été effectuée dans Catermonkey, celle-ci sera indiquée dans le projet dans CrewPlanner à l'aide d'un point rouge à côté de REGARDER ICI.
CrewTip ! Si vous venez d'apporter des modifications dans Catermonkey et que celles-ci ne sont pas encore visibles dans CrewPlanner, rendez-vous sur la page du tableau de bord dans CrewPlanner et actualisez-la pour que les modifications soient prises en compte.
Si vous sélectionnez cette option, la fenêtre contextuelle du devis s'ouvre :
Vous pouvez y voir quand l'offre a été modifiée pour la dernière fois.
Vous pouvez consulter les modifications apportées dans l'aperçu de la mission que vous trouverez dans l'onglet DOCUMENTS. Ce document est constamment mis à jour avec les informations les plus récentes.
Nous espérons que cet article vous aura été utile !
Si vous avez d'autres questions sur les fonctionnalités de CrewPlanner, consultez d'abord la Crew Academy de CrewPlanner. Vous trouverez peut-être la réponse dans l'un de leurs articles ou contactez leur service d'assistance !
Vous avez encore des questions sur les fonctionnalités de Catermonkey ? N'hésitez pas à nous contacter !
Cordialement,
L'équipe Catermonkey 🍌