Passaggio 1: Apri "Importa"
Vai su Calendario, Clienti, Assortimento, Ingredienti o Sedi.
Clicca su Strumenti in alto a destra.
Clicca su Importazione. È la prima icona in ogni menu Strumenti.
Passo 2: Scegli cosa vuoi importare
Catermonkey chiede: «Cosa vuoi importare?». L’opzione corrispondente alla schermata da cui provieni è già evidenziata: da Clienti, ad esempio, è Clienti.
Puoi visualizzare le opzioni sotto forma di riquadri o di elenco, utilizzando i due pulsanti in alto. Nella visualizzazione a riquadri, clicca su un’opzione per aprirla. Nella visualizzazione a elenco, ogni opzione è accompagnata da una breve descrizione: scegline una e clicca su Continua in basso.
Intelligente / IA: Catermonkey legge il documento per te.
Ordini: vengono inseriti nel tuo Calendario. Un ordine è una registrazione relativa a un singolo cliente e a un singolo evento, come un ordine di acquisto, un preventivo confermato o una foto dello stesso.
Prodotti: questi vengono inseriti nel tuo Assortimento. Si tratta dei piatti e degli articoli che vendi ai tuoi clienti, tratti dai tuoi menu, dai depliant e dai listini prezzi.
Clienti: vengono inseriti nella sezione “Clienti”. Utilizza un elenco di contatti, una rubrica o un file esportato dal tuo CRM.
Ingredienti: vanno inseriti nella sezione “Ingredienti”. Si tratta di tutto ciò che acquisti dai fornitori: fatture dei fornitori, bolle di consegna o listini prezzi all’ingrosso. Spesso puoi anche chiedere al tuo fornitore un file Excel relativo ai tuoi acquisti.
Sedi: vanno inserite nella sezione “Sedi”. Si tratta degli spazi, delle sale e delle sedi che gestisci tu stesso e che metti a disposizione per le prenotazioni, non degli indirizzi dei tuoi clienti.
Agenda: un’esportazione della tua agenda online (Outlook, Apple, Google) come file .ics. Ogni evento diventa un ordine. Vedi “Importare la tua agenda” qui sotto.
Classico / Foglio di calcolo: sei tu a collegare le colonne di un file Excel. Utilizza questa opzione per Clienti, Prodotti e Ingredienti se preferisci collegare ogni colonna manualmente, oppure per un’esportazione da Horeko o EasyParty.
Passaggio 3: carica un file o incolla il testo
Ogni importazione intelligente funziona allo stesso modo. Scegli una scheda:
Carica file: trascina un file nella finestra o clicca per selezionarne uno. Puoi utilizzare un PDF, un file Excel (.xlsx o .xls), un file CSV o un'immagine (JPG, PNG o WebP). Va bene anche una foto scattata con il telefono, purché il testo sia leggibile.
Incolla testo: incolla il testo di un’e-mail, di un preventivo o di un elenco, quindi clicca su Leggi questo testo.
Clicca quindi su Estrai documento.
Nota:
È possibile importare un solo file alla volta. Vuoi importare più file? Ripeti i passaggi per ogni file.
I PDF possono avere un massimo di 50 pagine. Un PDF più lungo verrà immediatamente rifiutato, con un messaggio che invita a suddividerlo in file più piccoli e importarli uno alla volta.
Le foto dell’iPhone in formato HEIC non possono ancora essere lette. Fai uno screenshot della foto oppure imposta la fotocamera su “Massima compatibilità”.
Stai caricando un file Excel con prodotti o ingredienti? In tal caso puoi scegliere quali fogli di lavoro devono essere letti. Per i prodotti, indica anche se i prezzi sono comprensivi di IVA.
Passaggio 4: Lascia che Catermonkey legga il tuo file
Catermonkey sta leggendo il tuo documento. L’operazione potrebbe richiedere un po’ di tempo, ed è normale.
Non devi aspettare: per ogni tipo di file puoi chiudere la finestra e continuare tranquillamente a lavorare. Riceverai una notifica non appena il risultato sarà pronto per essere controllato e, da lì, potrai riaprirlo esattamente dal punto in cui ti eri fermato. Non verrà creato nulla finché non lo confermerai nel passaggio successivo.
Passo 5: Controlla il risultato e importa
Prodotti, clienti, ingredienti e sedi: vedrai una panoramica di tutto ciò che Catermonkey ha individuato. Per i prodotti, ad esempio, un elenco dei tuoi piatti e dei prezzi. Deseleziona ciò che non desideri e clicca in basso su Importa N. Se Catermonkey è riuscito a leggere solo una parte di un PDF lungo, questo verrà indicato nella panoramica: dividi il documento per importare il resto. Lavori con più marchi? In tal caso, sotto “Disponibile per i marchi”, seleziona i marchi per i quali i nuovi prodotti saranno offerti. Se non selezioni nulla, saranno disponibili per tutti i marchi che sei autorizzato a utilizzare.
Ordini: controlla l’ordine in due passaggi, gli stessi che conosci dalla sezione Nuovo preventivo. Non verrà creato nulla finché non clicchi su Crea ordine.
Dettagli: il cliente, il nome dell’evento, la data e l’ora, la data di fine, la località, il tipo, il numero di persone e il marchio. Modifica ciò che non è corretto. Oltre al cliente e alla sede, Catermonkey indica se ne ha trovato uno esistente nel tuo account o se ne verrà creato uno nuovo. Clicca sulla croce per rimuoverlo e cercarne un altro, oppure clicca su Nuovo cliente; utilizza il suggerimento per ripristinare ciò che Catermonkey aveva trovato. Nel documento non è indicata la data dell’evento, come nel caso di un preventivo che riporta solo la data di creazione? In tal caso, il campo della data rimane vuoto, con il messaggio «Non abbiamo trovato alcuna data — inseriscine una». Inserisci la data: senza data non è possibile creare un ordine. Clicca quindi su Avanti.
Prodotti: le righe che Catermonkey ha letto, con i relativi prezzi, IVA e totali, come nell’ordine. Modifica quantità, nomi e prezzi, elimina righe o aggiungi prodotti dal tuo assortimento. Le righe che Catermonkey non è riuscito ad associare a un prodotto del tuo assortimento non hanno ancora un prezzo: inseriscilo qui o in un secondo momento nell’ordine. Se il documento non conteneva alcuna riga, questa fase parte vuota: aggiungi ora i prodotti oppure crea l’ordine e aggiungili in seguito.
Clicca su Crea incarico e il nuovo incarico si aprirà nella tua Agenda. Ogni documento diventa un unico incarico: un documento con più registrazioni non viene suddiviso, quindi importali uno per uno. Ricomincia ti riporta alla selezione di un altro file.
Salta il controllo. Ti fidi dell’incarico così come è riportato nel documento? In tal caso, spunta la casella Salta il controllo sotto il tuo file, prima di cliccare su Leggi documento. Catermonkey creerà immediatamente l’ordine e lo aprirà. Se manca qualcosa, come la data, vedrai comunque la schermata di controllo, in modo da poterlo completare prima. Catermonkey ricorderà la tua scelta su questo computer.
Risultato: i tuoi dati si trovano nella posizione corretta in Catermonkey, senza che tu debba digitare nulla.
Catermonkey non ha trovato nulla?
Allora non verrà importato nulla. Per quanto riguarda le voci, Catermonkey mostra comunque la voce per un controllo se il documento menziona un cliente o una data, anche senza righe: in tal caso, dovrai aggiungere i prodotti tu stesso. Spesso il documento appartiene a un altro tipo. Ad esempio, hai caricato una fattura fornitore come “prodotti”, mentre in realtà appartiene alla categoria “Ingredienti”. Catermonkey ti indica quale tipo di documento ritiene che sia e ti propone l’opzione Importa comunque come…, che rilegge lo stesso file o lo stesso testo con il tipo corretto, senza doverlo caricare nuovamente. Puoi anche cliccare su Scegli un’altra importazione.
Dove trovo i miei dati importati?
Hai importato… | Li trovi in… |
Ordini | Agenda |
Agenda | Agenda |
Prodotti | Assortimento |
Clienti | Clienti |
Ingredienti | Ingredienti |
Sedi | Sedi |
Importa il tuo calendario
Gestisci i tuoi eventi in un calendario online come Outlook, Apple o Google? Esportali come file .ics e poi seleziona Calendario in Importa (passaggio 2).
Carica il file .ics, proprio come faresti con qualsiasi altro file.
Seleziona il periodo di importazione (da e fino a quale data) e spunta gli eventi che desideri. Tutti gli eventi sono già selezionati.
Fai clic su Avvia importazione di incarichi ed eventi.
Il nome, l’ora di inizio e di fine, la descrizione e il luogo di ogni evento appariranno immediatamente nel tuo Calendario. Questo funziona per ogni account, indipendentemente dal numero di incarichi già presenti.
Hai ancora domande al riguardo? Non esitare a contattarci!
Cordiali saluti,
Il team di Catermonkey🍌