Wil je dat boodschappenlijsten, voorbereidingslijsten of pakbonnen automatisch
worden gegenereerd en de links op tijd naar je team worden gestuurd? Dat kan met
het automatisch aanmaken van lijsten in de workflows!
Waar vind je de automatische workflows?
Je vindt deze functie in de agenda onder "Tools".
Hoe stel je het automatisch aanmaken van lijsten in?
Ga naar de agenda.
Klik rechtsboven op "Tools".
Klik op "Workflow-automatisering".
Klik op "+ Nieuwe regel".
Je komt nu in het scherm waar je de workflow-criteria kunt instellen. Geef de regel eerst een duidelijke naam (bijv. "Voorbereidingslijst keuken").
Kies onder Actie de optie "Lijst genereren".
Kies het gewenste type lijst dat gegenereerd moet worden (bijv. Voorbereidingslijst, Boodschappenlijst, Pakbon, Labels, Bestelregels of Routelijst).
Afhankelijk van het type lijst kun je specifieke formaatinstellingen doen (bijv. filteren op leveranciers, dieetwensen uitsplitsen of gegevens op één tabblad groeperen).
Selecteer de medewerkers die de link naar de gegenereerde lijst per e-mail moeten ontvangen.
Bepaal wanneer de lijst gegenereerd en verzonden moet worden. Hierbij heb je twee opties:
Relatief ten opzichte van de bestelling: Genereer de lijst een bepaald aantal dagen voor of na het evenement.
Op een vaste dag in de week: Kies een specifieke dag (bijv. maandag) waarop de lijst moet worden gegenereerd voor alle bestellingen binnen een bepaalde periode (bijv. voor bestellingen die in de komende 0 tot 5 dagen plaatsvinden).
Geef onder Criteria aan aan welke voorwaarden de bestelling moet voldoen.
Sla vervolgens de wijzigingen op.
Een workflow-voorbeeld voor lijsten
Scenario: Ik wil dat er 3 dagen voor een bevestigd evenement automatisch
een link naar een voorbereidingslijst naar de chef-kok wordt gestuurd. Dit stel ik
als volgt in:
De naam van de workflow zet ik op "Voorbereidingslijst keuken – 3 dagen vooraf".
Ik kies als actie "Lijst genereren" en als lijst "Voorbereidingslijst".
Bij de te waarschuwen medewerkers vink ik de verantwoordelijke collega aan.
Ik kies de tijdsoptie Relatief ten opzichte van de bestelling en stel in dat deze lijst 3 dagen voor het evenement verzonden moet worden.
Onder Criteria stel ik in dat de status van de bestelling op "Bevestigd" moet staan en dat het om het type "Evenement" gaat.
Handig om te weten
De geselecteerde personen ontvangen automatisch een e-mail met een link waarmee ze direct toegang hebben tot de gegenereerde lijst.
Als je een automatische lijstgeneratie niet meer actief wilt hebben, kun je deze in het workflow-overzicht op elk moment uitschakelen met de schuifregelaar.
Mocht je nog vragen hebben, laat het ons dan gerust weten!
Team Catermonkey 🍌