Wil jij graag dat er automatische mails kunnen worden gestuurd naar jezelf, of naar de klant op basis van bepaalde criteria? Dat kan met automatische workflows!
Waar kan je de automatische workflows vinden?
Je kan de functie vinden in de agenda onder Tools
Hoe stel je een workflow in?
Ga naar de Agenda
Klik rechtsboven op Tools
Klik op Workflow automatisering
Klik op + Nieuwe regel
Je komt nu in het scherm waar je de workflow criteria kan instellen.
Geef de workflow een naam (bijvoorbeeld aantal gasten mail)
Selecteer het e-mailsjabloon die wordt gestuurd (zie E-mailsjablonen)
Geef aan of je de mail naar de klant, account/eventmanager van de opdracht of naar een ander mailadres wilt sturen.
Stel in hoeveel dagen voor of na het evenement je de mail wilt sturen.
Je kan er ook voor kiezen om de mail na het aanmaken van de opdracht te sturen of na een aanpassing in de (financiële) status.
Geef aan, aan welke criteria de opdracht moet voldoen om de mail te sturen (bijvoorbeeld enkel afgeronde evenementen).
Als je alle criteria goed hebt ingevuld, kan je de regel testen om te zien of deze bij de juiste opdrachten wordt toegepast.
Sla daarna de wijzigingen op.
Een workflow voorbeeld
Ik wil graag dat er een mail wordt gestuurd 7 dagen voor het evenement met de vraag naar het finale aantal gasten. Dat stel ik zo in:
De naam van de workflow zet ik op "Aantal gasten mail"
Ik selecteer het e-mailsjabloon "Vraag naar aantal gasten"
Ik geef aan dat deze mail naar de klant toe moet.
Ik stel in dat deze mail 7 dagen voor het evenement moet worden gestuurd.
Ook geef ik aan dat de status van de opdracht op Bevestigd moet staan
En dat het enkel om Evenementen gaat.
Als dit allemaal correct staat, klik ik op "Regel testen" en zie ik voor welke opdrachten deze regel van toepassing is.
Je kan met het "Mail" icoontje een voorbeeld zien van de mail die wordt gestuurd en wanneer deze wordt gestuurd (27 februari):
Workflow met facturen
Automatisch facturen kunnen versturen vanuit Catermonkey kan ook. Het aanpassen van de criteria gaat zoals uitgelegd boven bij "Hoe stel je een workflow in". Je kan de factuur op deze manier mee laten sturen:
Geef de workflow een naam.
Selecteer het e-mailsjabloon die wordt gestuurd (zie E-mailsjablonen)
Geef aan of je de e-mail + factuur naar de klant wilt sturen.
Geef aan of je het volledige bedrag, een deelbedrag (%), vast bedrag of restant factuur wilt versturen.
Geef ook aan hoeveel %, of vaste bedrag (indien van toepassing) je wilt versturen.
Stel in hoeveel dagen voor of na het evenement je de mail wilt sturen.
Je kan er ook voor kiezen om de mail na het aanmaken van de opdracht te sturen of na een aanpassing in de (financiële) status.
Geef aan, aan welke criteria de opdracht moet voldoen om de mail te sturen (bijvoorbeeld enkel evenementen met status "Bevestigd" of "Te factureren").
Als je alle criteria goed hebt ingevuld, kan je de regel testen om te zien of deze bij de juiste opdrachten wordt toegepast.
Sla daarna de wijzigingen op.
Een workflow deactiveren
Als je een automatische mail niet meer actief wilt hebben, dan kan je die met dit schuifje uitzetten:
Goed om te weten
De e-mails worden niet naar klanten gestuurd van oude opdrachten (in het verleden), dit geldt alleen voor toekomstige opdrachten, tenzij je instelt dat 10 dagen na een event een mail moet worden gestuurd.
Mocht je nog vragen hebben, laat het ons gerust weten!
Met vriendelijke groeten,
Het Catermonkey team 🍌