Stap 1: Open Import
Ga naar Agenda, Klanten, Assortiment, Ingrediënten of Locaties.
Klik rechtsboven op Tools.
Klik op Import. Dat is de eerste tegel in elk Tools-menu.
Stap 2: Kies wat je wilt importeren
Catermonkey vraagt "Wat wil je importeren?" De optie die past bij het scherm waar je vandaan komt, is al gemarkeerd: vanuit Klanten is dat bijvoorbeeld Klanten.
Je kunt de opties als tegels of als lijst tonen, met de twee knoppen bovenaan. In de tegelweergave klik je op een optie om die te openen. In de lijstweergave heeft elke optie een korte uitleg: kies er een en klik onderaan op Doorgaan.
Slim / AI: Catermonkey leest het document voor je uit.
Opdrachten: die komen in je Agenda. Een opdracht is een boeking voor één klant en één event, zoals een inkooporder, een bevestigde offerte of een foto daarvan.
Producten: die komen in je Assortiment. Dit zijn de gerechten en items die je aan je klanten verkoopt, uit je menukaarten, brochures en prijslijsten.
Klanten: die komen bij Klanten. Gebruik een contactenlijst, een adresboek of een export uit je CRM.
Ingrediënten: die komen bij Ingrediënten. Dit is alles wat je bij leveranciers inkoopt: leveranciersfacturen, pakbonnen of groothandelsprijslijsten. Je kunt je leverancier vaak ook om een Excel-bestand van je inkopen vragen.
Locaties: die komen bij Locaties. Dit zijn de ruimtes, zalen en locaties die je zelf beheert en laat boeken, niet de adressen van je klanten.
Agenda: een export van je online agenda (Outlook, Apple, Google) als .ics-bestand. Elk event wordt een opdracht. Zie "Je agenda importeren" hieronder.
Klassiek / Spreadsheet: je koppelt zelf de kolommen van een Excel-bestand. Gebruik deze voor Klanten, Producten en Ingrediënten als je liever elke kolom zelf koppelt, of voor een export uit Horeko of EasyParty.
Stap 3: Upload een bestand of plak tekst
Elke slimme import werkt hetzelfde. Kies een tabblad:
Bestand uploaden: sleep een bestand erin, of klik om er een te kiezen. Je kunt een pdf, een Excel-bestand (.xlsx of .xls), een CSV-bestand of een foto (JPG, PNG of WebP) gebruiken. Een foto met je telefoon werkt ook, zolang de tekst leesbaar is.
Tekst plakken: plak de tekst van een e-mail, een offerte of een lijst, en klik op Deze tekst uitlezen.
Klik daarna op Document uitlezen.
Let op:
Je kunt 1 bestand tegelijk importeren. Wil je meer bestanden importeren? Herhaal de stappen dan voor elk bestand.
Pdf's mogen maximaal 50 pagina's hebben. Een langere pdf wordt meteen geweigerd, met een melding: splits hem in kleinere bestanden en importeer ze één voor één.
iPhone-foto's in HEIC-formaat kunnen nog niet worden gelezen. Maak een screenshot van de foto, of zet je camera op "Meest compatibel".
Upload je een Excel-bestand met producten of ingrediënten? Dan kun je kiezen welke werkbladen worden uitgelezen. Bij producten geef je ook aan of je prijzen inclusief btw zijn.
Stap 4: Laat Catermonkey je bestand uitlezen
Catermonkey leest nu je document. Dat kan even duren, en dat is normaal.
Je hoeft niet te wachten: bij elk type kun je het venster sluiten en rustig verder werken. Je krijgt een melding zodra het resultaat klaar is om te controleren, en van daaruit open je het precies waar je was gebleven. Er wordt niets aangemaakt totdat je het in de volgende stap bevestigt.
Stap 5: Controleer het resultaat en importeer
Producten, klanten, ingrediënten en locaties: je ziet een overzicht van alles wat Catermonkey heeft gevonden. Bij producten bijvoorbeeld een lijst van je gerechten en prijzen. Vink uit wat je niet wilt, en klik onderaan op N importeren. Kon Catermonkey maar een deel van een lange pdf lezen, dan staat dat in het overzicht: splits het document om de rest te importeren. Werk je met meerdere merken? Vink dan onder "Beschikbaar voor merken" aan onder welke merken de nieuwe producten worden aangeboden. Vink je niets aan, dan zijn ze beschikbaar voor alle merken die je mag gebruiken.
Opdrachten: je controleert de opdracht in twee stappen, dezelfde die je kent van Nieuwe offerte. Er wordt niets aangemaakt totdat je op Opdracht aanmaken klikt.
Details: de klant, naam van het event, datum en tijd, einddatum, locatie, type, aantal personen en merk. Pas aan wat niet klopt. Naast de klant en de locatie zegt Catermonkey of het een bestaande in je account heeft gevonden, of dat die wordt aangemaakt. Klik op het kruisje om hem te verwijderen en een andere te zoeken, of klik op Nieuwe klant; Gebruik de suggestie zet terug wat Catermonkey had gevonden. Staat er in het document geen datum van het event, zoals bij een offerte die alleen de datum toont waarop hij is gemaakt? Dan blijft de datum leeg, met de melding "We hebben geen datum gevonden — vul er een in". Vul de datum in: zonder datum kan een opdracht niet worden aangemaakt. Klik daarna op Volgende.
Producten: de regels die Catermonkey heeft gelezen, met hun prijzen, btw en totalen, zoals in de opdracht. Pas aantallen, namen en prijzen aan, verwijder regels, of voeg producten uit je assortiment toe. Regels die Catermonkey niet aan een product in je assortiment kon koppelen, hebben nog geen prijs: vul die hier in of later in de opdracht. Had het document helemaal geen regels, dan begint deze stap leeg: voeg nu producten toe, of maak de opdracht aan en voeg ze later toe.
Klik op Opdracht aanmaken, en de nieuwe opdracht opent in je Agenda. Elk document wordt één opdracht: een document met meerdere boekingen wordt niet opgesplitst, dus importeer die één voor één. Opnieuw beginnen brengt je terug om een ander bestand te kiezen.
Controle overslaan. Vertrouw je de opdracht zoals die in het document staat? Vink dan Controle overslaan aan onder je bestand, voordat je op Document uitlezen klikt. Catermonkey maakt de opdracht dan meteen aan en opent hem. Ontbreekt er iets, zoals de datum, dan zie je toch de controle, zodat je het eerst kunt aanvullen. Catermonkey onthoudt je keuze op deze computer.
Resultaat: je gegevens staan op de juiste plek in Catermonkey, zonder dat je iets hoeft over te typen.
Heeft Catermonkey niets gevonden?
Dan wordt er niets geïmporteerd. Bij opdrachten toont Catermonkey de opdracht toch ter controle als het document een klant of een datum noemt, ook zonder regels: de producten voeg je dan zelf toe. Vaak hoort het document bij een ander type. Je hebt bijvoorbeeld een leveranciersfactuur als producten geüpload, terwijl die bij Ingrediënten hoort. Catermonkey vertelt je wat het denkt dat het document is en biedt Importeer toch als … aan, dat hetzelfde bestand of dezelfde tekst opnieuw uitleest met het juiste type, zonder het opnieuw te uploaden. Je kunt ook op Kies een andere import klikken.
Waar vind ik mijn geïmporteerde gegevens?
Je hebt geïmporteerd… | Je vindt het in… |
Opdrachten | Agenda |
Agenda | Agenda |
Producten | Assortiment |
Klanten | Klanten |
Ingrediënten | Ingrediënten |
Locaties | Locaties |
Je agenda importeren
Houd je je events bij in een online agenda zoals Outlook, Apple of Google? Exporteer die als .ics-bestand en kies daarna Agenda in Import (stap 2).
Upload het .ics-bestand, op dezelfde manier als elk ander bestand.
Kies vanaf en tot welke datum je wilt importeren, en vink de events aan die je wilt. Alle events staan al aangevinkt.
Klik op Start import van opdrachten en events.
De naam, begin- en eindtijd, beschrijving en locatie van elk event verschijnen meteen in je Agenda. Dit werkt voor elk account, hoeveel opdrachten het ook al heeft.
Heb je hier nog vragen over? Neem gerust contact met ons op!
Met vriendelijke groet,
Het Catermonkey Team🍌