Passo 1: Abra a opção «Importar»
Aceda a Agenda, Clientes, Gama de Produtos, Ingredientes ou Localizações.
Clique em Ferramentas no canto superior direito.
Clique em Importação. É o primeiro ícone em cada menu de «Ferramentas».
Passo 2: Escolha o que pretende importar
O Catermonkey pergunta: «O que pretende importar?» A opção que corresponde ao ecrã de onde veio já está destacada: a partir de Clientes, por exemplo, é «Clientes».
Pode visualizar as opções como mosaicos ou como lista, utilizando os dois botões na parte superior. Na visualização em mosaicos, clique numa opção para a abrir. Na visualização em lista, cada opção tem uma breve explicação: escolha uma e clique em Continuar na parte inferior.
Inteligente / IA: O Catermonkey lê o documento para si.
Tarefas: estas são adicionadas à sua Agenda. Uma tarefa é um registo para um cliente e um evento, como uma ordem de compra, um orçamento confirmado ou uma fotografia do mesmo.
Produtos: estes vão para o seu «Sortido». São os pratos e artigos que vende aos seus clientes, retirados dos seus menus, brochuras e listas de preços.
Clientes: estes aparecem em «Clientes». Utilize uma lista de contactos, uma agenda de endereços ou uma exportação do seu CRM.
Ingredientes: estes vão para a secção «Ingredientes». Trata-se de tudo o que adquire junto dos fornecedores: faturas de fornecedores, guias de remessa ou listas de preços de grossistas. Muitas vezes, também pode pedir ao seu fornecedor um ficheiro Excel com os seus registos de compras.
Locais: estes encontram-se na secção «Locais». Trata-se dos espaços, salas e locais que você próprio gere e disponibiliza para reserva, e não dos endereços dos seus clientes.
Agenda: uma exportação da sua agenda online (Outlook, Apple, Google) como ficheiro .ics. Cada evento torna-se um pedido. Consulte «Importar a sua agenda» abaixo.
Clássico / Folha de cálculo: é o próprio utilizador que associa as colunas de um ficheiro Excel. Utilize esta opção para Clientes, Produtos e Ingredientes se preferir associar cada coluna manualmente, ou para uma exportação do Horeko ou do EasyParty.
Passo 3: Carregue um ficheiro ou cole texto
Todas as importações inteligentes funcionam da mesma forma. Escolha um separador:
Carregar ficheiro: arraste um ficheiro para dentro da janela ou clique para selecionar um. Pode utilizar um PDF, um ficheiro Excel (.xlsx ou .xls), um ficheiro CSV ou uma fotografia (JPG, PNG ou WebP). Uma fotografia tirada com o telemóvel também funciona, desde que o texto seja legível.
Colar texto: cole o texto de um e-mail, de um orçamento ou de uma lista e clique em Ler este texto.
Em seguida, clique em Ler documento.
Atenção:
Pode importar 1 ficheiro de cada vez. Quer importar mais ficheiros? Repita então os passos para cada ficheiro.
Os PDFs não podem ter mais de 50 páginas. Um PDF com mais páginas será imediatamente rejeitado, com a seguinte mensagem: divida-o em ficheiros mais pequenos e importe-os um a um.
As fotografias do iPhone no formato HEIC ainda não podem ser lidas. Faz uma captura de ecrã da fotografia ou configura a tua câmara para «Mais compatível».
Está a carregar um ficheiro Excel com produtos ou ingredientes? Nesse caso, pode escolher quais as folhas de cálculo que serão lidas. No caso dos produtos, indique também se os preços incluem IVA.
Passo 4: Deixe o Catermonkey ler o seu ficheiro
O Catermonkey vai agora ler o seu documento. Isso pode demorar algum tempo, o que é normal.
Não precisa de esperar: em qualquer tipo de ficheiro, pode fechar a janela e continuar a trabalhar tranquilamente. Receberá uma notificação assim que o resultado estiver pronto para ser verificado e, a partir daí, poderá abri-lo exatamente onde tinha ficado. Nada será criado até que o confirme no passo seguinte.
Passo 5: Verifique o resultado e importe
Produtos, clientes, ingredientes e locais: verá uma visão geral de tudo o que o Catermonkey encontrou. No caso dos produtos, por exemplo, uma lista dos seus pratos e preços. Desmarque o que não quiser e clique em Importar N na parte inferior. Se o Catermonkey só conseguiu ler uma parte de um PDF extenso, isso constará na visão geral: divida o documento para importar o resto. Trabalha com várias marcas? Nesse caso, assinale em «Disponível para marcas» as marcas sob as quais os novos produtos serão oferecidos. Se não assinalar nada, estarão disponíveis para todas as marcas que tem autorização para utilizar.
Encomendas: verifica a encomenda em duas etapas, as mesmas que conheces da opção Nova proposta. Nada será criado até clicar em Criar encomenda.
Detalhes: o cliente, o nome do evento, a data e a hora, a data de término, o local, o tipo, o número de pessoas e a marca. Corrija o que estiver errado. Além do cliente e do local, o Catermonkey indica se encontrou um registo existente na sua conta ou se este será criado. Clique na cruz para o eliminar e procurar outro, ou clique em Novo cliente; utilize a sugestão para restabelecer o que o Catermonkey tinha encontrado. Se o documento não indicar a data do evento, como no caso de um orçamento que apenas mostra a data em que foi elaborado? Nesse caso, a data fica em branco, com a mensagem «Não encontrámos nenhuma data — introduza uma». Introduza a data: sem data, não é possível criar um pedido. Em seguida, clique em Seguinte.
Produtos: as linhas que o Catermonkey leu, com os respetivos preços, IVA e totais, tal como constam na encomenda. Altere quantidades, nomes e preços, elimine linhas ou adicione produtos do seu catálogo. As linhas que o Catermonkey não conseguiu associar a um produto do seu sortido ainda não têm preço: introduza-o aqui ou mais tarde no pedido. Se o documento não tivesse nenhuma linha, esta etapa começa em branco: adicione agora os produtos ou crie o pedido e adicione-os mais tarde.
Clique em Criar pedido e o novo pedido abre-se na sua Agenda. Cada documento corresponde a um único pedido: um documento com vários registos não é dividido, pelo que deve importá-los um a um. Recomeçar leva-o de volta à escolha de outro ficheiro.
Ignorar verificação. Confia no trabalho tal como está no documento? Nesse caso, assinala Ignorar verificação por baixo do teu ficheiro, antes de clicar em Ler documento. O Catermonkey cria então imediatamente o pedido e abre-o. Se faltar alguma informação, como a data, a verificação será apresentada na mesma, para que possa preenchê-la primeiro. O Catermonkey guarda a sua escolha neste computador.
Resultado: os teus dados estão no local correto no Catermonkey, sem que precises de transcrever nada.
O Catermonkey não encontrou nada?
Nesse caso, nada será importado. No que diz respeito às tarefas, o Catermonkey apresenta-as na mesma para verificação se o documento mencionar um cliente ou uma data, mesmo sem linhas: nesse caso, terá de adicionar os produtos manualmente. Muitas vezes, o documento pertence a outro tipo. Por exemplo, carregaste uma fatura de fornecedor como «produtos», quando esta pertence à categoria «Ingredientes». O Catermonkey indica-te o que considera ser o documento e sugere a opção Importar na mesma como…, que reinterpreta o mesmo ficheiro ou texto com o tipo correto, sem necessidade de o carregar novamente. Também pode clicar em Escolher outra importação.
Onde encontro os meus dados importados?
Importou… | Encontra-os em… |
Tarefas | Agenda |
Agenda | Agenda |
Produtos | Gama |
Clientes | Clientes |
Ingredientes | Ingredientes |
Localizações | Localizações |
Importar a sua agenda
Mantém os teus eventos numa agenda online, como o Outlook, a Apple ou o Google? Exporta-os como ficheiro .ics e, em seguida, seleciona Agenda na opção «Importar» (passo 2).
Carregue o ficheiro .ics, da mesma forma que qualquer outro ficheiro.
Selecione a data de início e a data de fim para as quais pretende importar e assinale os eventos que deseja. Todos os eventos já vêm assinalados.
Clique em Iniciar importação de tarefas e eventos.
O nome, a hora de início e de fim, a descrição e o local de cada evento aparecem imediatamente na sua Agenda. Isto funciona para qualquer conta, independentemente do número de tarefas que já tenha.
Tem ainda alguma dúvida sobre isto? Não hesite em contactar-nos!
Cumprimentos,
A equipa Catermonkey🍌