Möchtest du, dass Einkaufslisten, Vorbereitungslisten oder Lieferscheine automatisch
generiert und die Links rechtzeitig an Ihr Team gesendet werden? Das ist möglich mit
der automatischen Erstellung von Listen in den Workflows!
Wo findest du die automatischen Workflows?
Diese Funktion findest du im Kalender unter „Tools“.
Wie richtest du die automatische Erstellung von Listen ein?
Gehen Sie zum Kalender.
Klicken Sie oben rechts auf „Tools“.
Klicken Sie auf „Workflow-Automatisierung“.
Klicken Sie auf „+ Neue Regel“.
Sie gelangen nun zu dem Bildschirm, auf dem Sie die Workflow-Kriterien festlegen können. Geben Sie der Regel zunächst einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Vorbereitungsliste Küche“).
Wählen Sie unter „Aktion“ die Option „Liste erstellen“.
Wählen Sie den gewünschten Listentyp aus, der generiert werden soll (z. B. Vorbereitungsliste, Einkaufsliste, Lieferschein, Etiketten, Bestellpositionen oder Routenliste).
Je nach Listentyp können Sie spezifische Formateinstellungen vornehmen (z. B. nach Lieferanten filtern, Ernährungswünsche aufschlüsseln oder Daten auf einer Registerkarte gruppieren).
Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die den Link zur generierten Liste per E-Mail erhalten sollen.
Legen Sie fest, wann die Liste erstellt und versendet werden soll. Dabei haben Sie zwei Optionen:
Relativ zur Bestellung: Erstellen Sie die Liste eine bestimmte Anzahl von Tagen vor oder nach der Veranstaltung.
An einem festen Wochentag: Wählen Sie einen bestimmten Tag (z. B. Montag), an dem die Liste für alle Bestellungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums erstellt werden soll (z. B. für Bestellungen, die in den kommenden 0 bis 5 Tagen erfolgen).
Geben Sie unter „Kriterien“ an, welche Bedingungen die Bestellung erfüllen muss.
Speichern Sie anschließend die Änderungen.
Ein Workflow-Beispiel für Listen
Szenario: Ich möchte, dass 3 Tage vor einer bestätigten Veranstaltung automatisch
ein Link zu einer Vorbereitungsliste an den Küchenchef gesendet wird. Dies richte ich
wie folgt ein:
Den Namen des Workflows lege ich auf „Vorbereitungsliste Küche – 3 Tage im Voraus“ fest.
Als Aktion wähle ich „Liste generieren“ und als Liste „Vorbereitungsliste“.
Bei den zu benachrichtigenden Mitarbeitern markiere ich den zuständigen Kollegen.
Ich wähle die Zeitoption „Relativ zur Bestellung“ und stelle ein, dass diese Liste 3 Tage vor der Veranstaltung versendet werden soll.
Unter „Kriterien“ lege ich fest, dass der Status der Bestellung auf „Bestätigt“ stehen muss und es sich um den Typ „Veranstaltung“ handelt.
Gut zu wissen
Die ausgewählten Personen erhalten automatisch eine E-Mail mit einem Link, über den sie direkten Zugriff auf die generierte Liste haben.
Wenn du die automatische Listenerstellung nicht mehr aktiv haben möchtest, kannst du sie in der Workflow-Übersicht jederzeit mit dem Schieberegler deaktivieren.
Solltest du noch Fragen haben, lass es uns gerne wissen!
Team Catermonkey 🍌