¿Te gustaría poder enviar correos electrónicos automáticos a ti mismo o al cliente en función de determinados criterios? ¡Es posible con los flujos de trabajo automáticos!
¿Dónde puedes encontrar los flujos de trabajo automáticos?
Puedes encontrar la función en el calendario, en la sección Herramientas
¿Cómo se configura un flujo de trabajo?
Ve al calendario
Haz clic en Herramientas, en la esquina superior derecha
Haz clic en «Automatización de flujos de trabajo»
Haz clic en + Nueva regla
Ahora accederás a la pantalla donde puedes configurar los criterios del flujo de trabajo.
Asigna un nombre al flujo de trabajo (por ejemplo, «correo sobre el número de huéspedes»)
Seleccione la plantilla de correo electrónico que se enviará (consulte Plantillas de correo electrónico)
Indica si deseas enviar el correo al cliente, al gestor de cuentas/eventos del encargo o a otra dirección de correo.
Configura cuántos días antes o después del evento quieres enviar el correo.
También puedes optar por enviar el correo electrónico tras la creación del encargo o tras un cambio en el estado (financiero).
Indica qué criterios debe cumplir el encargo para enviar el correo electrónico (por ejemplo, solo eventos finalizados).
Una vez que hayas rellenado correctamente todos los criterios, puedes probar la regla para ver si se aplica a los encargos correctos.
A continuación, guarda los cambios.
Un ejemplo de flujo de trabajo
Me gustaría que se enviara un correo electrónico 7 días antes del evento solicitando el número definitivo de invitados. Lo configuro así:
Pongo como nombre del flujo de trabajo «Correo sobre el número de invitados»
Selecciono la plantilla de correo electrónico «Solicitud del número de invitados»
Indico que este correo debe enviarse al cliente.
Configuraré que este correo se envíe 7 días antes del evento.
También indico que el estado del encargo debe ser «Confirmado»
Y que solo se trate de Eventos.
Si todo está correcto, hago clic en «Probar regla» y veo a qué pedidos se aplica esta regla.
Con el icono «Correo», puedes ver una vista previa del correo que se enviará y cuándo se enviará (27 de febrero):
Flujo de trabajo con facturas
También es posible enviar facturas automáticamente desde Catermonkey. La configuración de los criterios se realiza tal y como se explica más arriba en «Cómo configurar un flujo de trabajo». De esta manera, puedes hacer que se envíe la factura:
Asigna un nombre al flujo de trabajo.
Selecciona la plantilla de correo electrónico que se enviará (consulta Plantillas de correo electrónico)
Indica si deseas enviar el correo electrónico+ la factura al cliente.
Indica si deseas enviar el importe total, un importe parcial (%), un importe fijo o el saldo pendiente de la factura.
Indica también qué porcentaje o importe fijo (si procede) deseas enviar.
Configura cuántos días antes o después del evento quieres enviar el correo.
También puedes optar por enviar el correo electrónico tras la creación del encargo o tras un cambio en el estado (financiero).
Indica qué criterios debe cumplir el encargo para enviar el correo electrónico (por ejemplo, solo eventos con el estado «Confirmado» o «Por facturar»).
Una vez que hayas rellenado correctamente todos los criterios, puedes probar la regla para ver si se aplica a los encargos correctos.
A continuación, guarda los cambios.
Desactivar un flujo de trabajo
Si ya no quieres que un correo automático esté activo, puedes desactivarlo con este control deslizante:
Es bueno saber
Los correos electrónicos no se envían a clientes de encargos antiguos (pasados), esto solo se aplica a encargos futuros, a menos que configures que se envíe un correo electrónico 10 días después de un evento.
Si tienes alguna pregunta, ¡no dudes en hacérnosla llegar!
Saludos cordiales,
El equipo de Catermonkey 🍌