Souhaitez-vous que des e-mails automatiques puissent être envoyés à vous-même ou au client sur la base de certains critères ? C'est possible grâce aux workflows automatiques !
Où trouver les flux de travail automatisés ?
Vous trouverez cette fonction dans l'agenda, sous Outils.
Comment configurer un flux de travail ?
Accédez à l'agenda
Cliquez sur Outils en haut à droite
Cliquez sur Automatisation des flux de travail
Cliquez sur + Nouvelle règle
Vous accédez alors à l'écran où vous pouvez définir les critères du flux de travail.
Donnez un nom au workflow (par exemple, nombre d'invités mail)
Sélectionnez le modèle d'e-mail à envoyer (voir Modèles d'e-mails)
Indiquez si vous souhaitez envoyer l'e-mail au client, au gestionnaire de compte/d'événement de la commande ou à une autre adresse e-mail.
Définissez combien de jours avant ou après l'événement vous souhaitez envoyer l'e-mail.
Vous pouvez également choisir d'envoyer l'e-mail après la création de la mission ou après une modification du statut (financier).
Indiquez les critères auxquels la mission doit répondre pour que l'e-mail soit envoyé (par exemple, uniquement les événements terminés).
Une fois tous les critères correctement renseignés, vous pouvez tester la règle pour voir si elle s'applique aux bonnes missions.
Enregistrez ensuite les modifications.
Exemple de flux de travail
Je souhaite qu'un e-mail soit envoyé 7 jours avant l'événement pour demander le nombre définitif d'invités. Je configure cela comme suit :
Je nomme le workflow « E-mail nombre d'invités ».
Je sélectionne le modèle d'e-mail « Demande du nombre d'invités ».
J'indique que cet e-mail doit être envoyé au client.
Je configure l'envoi de cet e-mail 7 jours avant l'événement.
J'indique également que le statut de la tâche doit être « Confirmé »
et qu'il s'agit uniquement d'événements .
Si tout est correct, je clique sur « Tester la règle » et je vois à quelles commandes cette règle s'applique.
L'icône « E-mail » vous permet de voir un exemple de l'e-mail qui sera envoyé et la date à laquelle il sera envoyé (27 février) :
Workflow avec les factures
Il est également possible d'envoyer automatiquement des factures depuis Catermonkey. La modification des critères s'effectue comme expliqué ci-dessus dans «Comment configurer un workflow ». Vous pouvez envoyer la facture de cette manière :
Donnez un nom au flux de travail.
Sélectionnez le modèle d'e-mail à envoyer (voir Modèles d'e-mails).
Indiquez si vous souhaitez envoyer l'e-mail+ la facture au client.
Indiquez si vous souhaitez envoyer le montant total, un montant partiel (%), un montant fixe ou le solde de la facture.
Indiquez également le pourcentage ou le montant fixe (le cas échéant) que vous souhaitez envoyer.
Définissez le nombre de jours avant ou après l'événement auquel vous souhaitez envoyer l'e-mail.
Vous pouvez également choisir d'envoyer l'e-mail après la création de la commande ou après une modification du statut (financier).
Indiquez les critères que la commande doit remplir pour que l'e-mail soit envoyé (par exemple, uniquement les événements ayant le statut « Confirmé » ou « À facturer »).
Une fois tous les critères correctement renseignés, vous pouvez tester la règle pour voir si elle s'applique aux bonnes commandes.
Enregistrez ensuite les modifications.
Désactiver un workflow
Si vous ne souhaitez plus qu'un e-mail automatique soit actif, vous pouvez le désactiver à l'aide de ce curseur :
Bon à savoir
Les e-mails ne sont pas envoyés aux clients pour les anciennes tâches (passées), cela ne s'applique qu'aux tâches futures, sauf si vous configurez l'envoi d'un e-mail 10 jours après un événement.
Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous les poser !
Cordialement,
L'équipe Catermonkey 🍌