Introduction
L’assistant de facturation crée une facture en trois étapes : vous choisissez le client, vous ajoutez ce que le client reçoit et vous déterminez le type de facture. Vous pouvez créer une facture isolée pour une nouvelle commande, ou facturer une commande existante en une fois, en acompte ou pour le solde.
Bon à savoir : une facture a toujours besoin d’un client. L’assistant crée un concept et n’envoie rien. Vous ajustez encore la facture dans l’éditeur avant de l’enregistrer et de l’envoyer.
Étape 1 : ouvrir l’assistant et choisir le client
Allez dans Factures et cliquez sur Nouvelle facture.
Recherchez le client sous Client, ou choisissez Nouveau client s’il n’existe pas encore.
Ajustez si nécessaire le Nom de l’événement et la Date. Si vous avez plusieurs marques, vous choisissez aussi la Marque.
Vous voulez renseigner davantage la commande, comme la date de fin, le type ou le nombre de personnes ? Cliquez sur Plus d’options.
Cliquez sur Suivant.
Vous pouvez aussi ouvrir l’assistant depuis une commande : la tuile de facture dans l’agenda et la fiche de la commande le lancent directement sur cette commande.
Étape 2 : ajouter ce que le client reçoit
Sous Produits, recherchez vos produits, indiquez les quantités et ajoutez une réduction si besoin. Afficher les prix TTC permet de passer des prix avec TVA aux prix hors TVA. Vous pourrez encore tout modifier dans la commande par la suite. En bas, vous voyez le sous-total, la ventilation de la TVA et le total.
Cliquez sur Suivant.
Étape 3 : choisir le type de facture
Sous Type de facture, vous choisissez par quel type de facture commencer :
Facture complète : le montant total de la commande.
Facture d’avance, un pourcentage de la commande : vous saisissez un pourcentage et voyez aussitôt le montant correspondant.
Facture d’avance, un montant fixe : vous saisissez vous-même le montant.
Cliquez sur Créer la facture. La facture concept s’ouvre dans l’éditeur. Vérifiez-la, ajustez-la et enregistrez-la. Vous l’envoyez ensuite. Pour en savoir plus sur les acomptes, lisez Créer une facture d’acompte et une facture de solde.
Facturer une commande existante
Vous avez déjà la commande ? À l’étape 1, cliquez sur Facturer plutôt une commande existante.
Trouvez la commande avec Rechercher des commandes : par nom, référence ou client. Dans les résultats, le numéro de commande précède le nom, par exemple #2251 · Déjeuner.
Cliquez sur la commande, puis sur Suivant.
Sous Type de facture, choisissez ce que vous voulez facturer et cliquez sur Créer la facture.
Pour une commande existante, vous voyez les montants en haut : Total de la commande, Déjà facturé, Pas encore envoyé (les factures concept) et Reste à facturer. Si une facture d’avance a déjà été envoyée, Facture de solde, le reste après les factures d’avance est aussi proposée : elle déduit les acomptes envoyés. Les factures concept ne comptent pas comme facturées ; seules les factures envoyées sont déduites.
Vous préférez facturer une nouvelle commande plutôt qu’une commande existante ? Choisissez Facturer plutôt une nouvelle commande.
Questions fréquentes
La facture est-elle envoyée au client tout de suite ?
Non. L’assistant crée un concept. Vous l’envoyez quand vous le décidez, par e-mail ou Peppol. Le numéro de facture est attribué à l’envoi.
Puis-je encore modifier la facture ?
Oui. Après Créer la facture, l’éditeur s’ouvre, et vous pouvez encore modifier les lignes, le texte et les dates avant d’enregistrer.
Ma commande n’a pas de client. Que faire ?
Elle ne peut alors pas être facturée. Vous voyez le message Cette commande n’a pas de client. Ajoutez un client à la commande et relancez l’assistant.
La commande a déjà une facture concept.
Vous voyez le message Cette commande a déjà une facture concept non envoyée avec le bouton Ouvrir la facture concept. Il vous y mène, pour ne pas en créer une seconde.
Une facture de solde a déjà été envoyée.
L’assistant indique Cette commande a déjà une facture de solde envoyée, et vous ne pouvez pas créer de seconde facture de solde.
Que se passe-t-il si je ferme l’assistant ?
Rien n’est créé tant que vous ne cliquez pas sur Créer la facture. Si vous fermez l’assistant avant, les factures de la commande restent telles quelles.