Met onze offerte-editor kun je jouw offertes nog persoonlijker, professioneler en aantrekkelijker maken. Dankzij het flexibele bloksysteem en zogenaamde "slimme elementen" passen je sjablonen zich automatisch aan de gegevens van de betreffende opdracht aan.
In dit artikel lees je hoe je de editor gebruikt en het maximale uit je offertesjablonen haalt.
1. Waar vind ik de offertesjablonen?
Je hebt twee manieren om naar je offertesjablonen te gaan:
Route A: Via de agenda
Ga in het linkermenu naar Agenda.
Klik rechtsboven op Tools.
Kies Offertesjablonen.
Route B: Via de instellingen
Klik linksonder op Instellingen (tandwiel-icoon).
Klik in het menu op Offerte, e-mail en merken.
Scroll naar het gewenste merk en klik onder Offertesjablonen beheren op het betreffende onderdeel.
Hier kun je een nieuw sjabloon aanmaken, een huidig sjabloon bewerken of verwijderen.
2. Een nieuw offertesjabloon maken
Klik op de knop + Nieuw offertesjabloon om een nieuw sjabloon aan te maken.
Startpunt kiezen: Je hebt nu verschillende opties. Je kunt beginnen met een leeg sjabloon (bijv. 16:9 liggend, A4 liggend of A4 staand) of een voorbeeld-ontwerp (bijv. Kleurrijk/Foodtruck, Bruiloft, BBQ, etc.) als basis gebruiken.
Belangrijk: Vergeet niet je nieuwe sjabloon linksboven direct een duidelijke naam te geven.
3. Algemene documentinstellingen
Via de knop Instellingen (rechtsboven) open je de basis documentinstellingen voor je sjabloon. Hier leg je de basis voor je hele offerte vast:
Pagina-grootte: Pas het formaat van je document aan.
Geselecteerde taal: Stel de standaardtaal voor het document in.
Typografie: Stel het basis-lettertype, de tekstgrootte en de standaard tekstkleur voor het hele document in. (Let op: deze instellingen gelden voor het hele document, maar kunnen later in elk tekstvak individueel worden aangepast).
Digitaal ondertekenen: Vink deze optie aan als je wilt dat klanten de offerte digitaal ondertekenen bij akkoord. Meer informatie vind je in het artikel Offertes online ondertekenen.
Aantal dagen tot vervaldatum: Stel in hoeveel dagen de offerte standaard geldig is. Details hierover vind je in het artikel Vervaldatum voor offertes instellen.
4. Pagina's beheren en indelingen toepassen
De werkbalk direct boven de geselecteerde pagina helpt je om de lay-out en de organisatie van de afzonderlijke pagina's te beheren:
Pagina-beheer: Hier kun je een nieuwe pagina toevoegen, de huidige pagina Dupliceren of via het "X"-icoon (Verwijderen) wissen. De paginavolgorde verander je heel eenvoudig met de pijltjestoetsen Naar boven en Naar beneden.
Indelingen: Via de knop Indelingen kun je de huidige pagina in kant-en-klare kleurvlakken verdelen of de lay-out van een andere pagina uit dit sjabloon hiernaartoe kopiëren.
5. De opbouw van de editor: Een pagina aanpassen (blokken toevoegen)
De editor is een drag-and-drop systeem gebaseerd op blokken. Via het menu + Blok toevoegen plaats je verschillende elementen op je pagina:
A. Jouw merk
Logo: Voegt het logo toe dat in je instellingen staat.
Contactgegevens: Voegt automatisch je bedrijfsgegevens toe.
B. Design
Tekstvak: Een flexibel tekstgebied. Dubbelklik in het blok om tekst toe te voegen of te bewerken. Er opent een opmaakbalk. Hier kun je de tekst opmaken of het hele blok roteren.
Tip voor variabelen (samenvoegvelden): Via de knop "Samenvoegvelden" in deze balk voeg je tijdelijke aanduidingen (bijv. opdracht - naam, datum, klant - voornaam) toe. Deze worden bij het maken van de offerte automatisch gevuld met live-gegevens. Meer hierover in het Help-artikel over samenvoegvelden.
Elementblok (kleuren & afbeeldingen): Een visueel element voor je lay-out. Je kunt de grootte van het element altijd aanpassen door op de blauwe vierkantjes aan de randen te klikken en te slepen.
Als kleurblok: Voeg een achtergrondkleur toe en pas transparantie, rotatie, afgeronde hoeken en randbreedte aan.
Als afbeelding/foto: Wissel in de instellingen van het element naar Afbeelding/foto. Hier heb je geweldige mogelijkheden:
Voeg handmatig een of meerdere foto's toe.
Laat afbeeldingen dynamisch laden op basis van de producten in de betreffende opdracht.
Kies de weergave: Statisch (de klant scrollt zelf door een kleine galerij) of Filmisch (de foto's worden als een automatische slideshow getoond).
C. Slimme elementen (opdrachtgegevens)
Deze blokken halen automatisch de specifieke informatie uit de betreffende opdracht.
Producten: Toont de bestelde artikelen als een gedetailleerde tabel (prijzen, aantallen, totalen) of als een puur menu-overzicht.
Planning: Maakt een chronologische tijdlijn van de evenementenplanning.
Opmerkingen: Toont opmerkingen van de klant, waarbij alinea's en regeleindes behouden blijven.
⚠️ Belangrijke lay-outregel voor slimme elementen: Per pagina kan er slechts één specifieke regio voor producten, planning of opmerkingen worden geplaatst.
6. Automatische pagina-einden & zichtbaarheid
Slimme elementen hebben, afhankelijk van de opdracht, verschillend veel ruimte nodig. Als de tekst of de tabel niet meer op de pagina past, dupliceert het systeem de pagina automatisch bij het maken van de offerte en gaat het gedeelte verder op de nieuwe pagina.
Om te voorkomen dat bij deze overgang ook elk design-element wordt herhaald, kun je voor blokken (bijv. teksten, afbeeldingen, logo's) de zichtbaarheid instellen:
Altijd zichtbaar: Wordt op elke gegenereerde pagina getoond (ideaal voor kopteksten).
Alleen eerste pagina: Verschijnt alleen aan het begin van de overgang.
Alleen laatste pagina: Wordt pas op de laatste gegenereerde pagina van het onderdeel getoond (bijv. een handtekeningveld).
7. Efficiënt werken: Sneltoetsen
Om het werken in de editor makkelijker te maken, worden veelgebruikte sneltoetsen ondersteund zodra een blok is geselecteerd:
Kopiëren / Plakken:
Ctrl + C/Ctrl + V(Mac:⌘ + C/⌘ + V)Dupliceren:
Ctrl + D(Mac:⌘ + D)Ongedaan maken / Opnieuw:
Ctrl + Z/Ctrl + Shift + ZFijnafstemming: Blok met pijltjestoetsen 1px verplaatsen (met ingedrukte Ctrl/⌘-toets 5px).
Schalen: Houd
Shiftingedrukt om de verhoudingen te behouden. HoudAltingedrukt om de uitlijning op het raster uit te schakelen.
8. Opslaan
Zodra je tevreden bent met je sjabloon, klik je rechtsboven op Sjabloon opslaan.
Bekijk ook deze video!
Hulp nodig?
Heb je vragen over het offertesjabloon of wil je hulp bij het ontwerp?
Stuur ons gerust een bericht via de chat of mail naar support@catermonkey.com.
Team Catermonkey 🍌