Gostaria de poder enviar e-mails automáticos para si próprio ou para o cliente com base em determinados critérios? Isso é possível com os fluxos de trabalho automáticos!
Onde pode encontrar os fluxos de trabalho automáticos?
Pode encontrar a função no calendário, em Ferramentas
Como configurar um fluxo de trabalho?
Vá para a Agenda
Clique em Ferramentas no canto superior direito
Clique em Automatização de fluxos de trabalho
Clique em + Nova regra
Chegará agora ao ecrã onde pode definir os critérios do fluxo de trabalho.
Dê um nome ao fluxo de trabalho (por exemplo, e-mail de número de hóspedes)
Selecione o modelo de e-mail a enviar (ver Modelos de e-mail)
Indique se pretende enviar o e-mail para o cliente, para o gestor de conta/evento da encomenda ou para outro endereço de e-mail.
Defina quantos dias antes ou depois do evento pretende enviar o e-mail.
Também pode optar por enviar o e-mail após a criação do pedido ou após uma alteração no estado (financeiro).
Indique quais os critérios que o pedido deve cumprir para que o e-mail seja enviado (por exemplo, apenas eventos concluídos).
Depois de preencher corretamente todos os critérios, pode testar a regra para verificar se esta é aplicada aos trabalhos corretos.
Em seguida, guarde as alterações.
Um exemplo de fluxo de trabalho
Gostaria que fosse enviado um e-mail 7 dias antes do evento a solicitar o número final de convidados. Configurei-o da seguinte forma:
Defino o nome do fluxo de trabalho como «E-mail sobre o número de convidados»
Seleciono o modelo de e-mail «Solicitar número de convidados»
Indico que este e-mail deve ser enviado ao cliente.
Configurei para que este e-mail seja enviado 7 dias antes do evento.
Indico também que o estado da tarefa deve estar em Confirmado
E que se trata apenas de Eventos.
Se tudo estiver correto, clico em «Testar regra» e vejo a que pedidos esta regra se aplica.
Pode utilizar o ícone «E-mail» para ver um exemplo do e-mail que será enviado e quando será enviado (27 de fevereiro):
Fluxo de trabalho com faturas
Também é possível enviar faturas automaticamente a partir do Catermonkey. A adaptação dos critérios é feita conforme explicado acima em «Como configurar um fluxo de trabalho». Pode enviar a fatura desta forma:
Dê um nome ao fluxo de trabalho.
Selecione o modelo de e-mail a ser enviado (ver Modelos de e-mail)
Indique se pretende enviar o e-mail+ fatura ao cliente.
Indique se pretende enviar o montante total, um montante parcial (%), um montante fixo ou o saldo da fatura.
Indique também a percentagem ou o montante fixo (se aplicável) que pretende enviar.
Defina quantos dias antes ou depois do evento pretende enviar o e-mail.
Também pode optar por enviar o e-mail após a criação da encomenda ou após uma alteração no estado (financeiro).
Indique quais os critérios que a encomenda deve cumprir para que o e-mail seja enviado (por exemplo, apenas eventos com o estado «Confirmado» ou «A faturar»).
Depois de preencher corretamente todos os critérios, pode testar a regra para verificar se esta é aplicada às tarefas corretas.
Em seguida, guarde as alterações.
Desativar um fluxo de trabalho
Se já não quiser que um e-mail automático esteja ativo, pode desativá-lo com este botão deslizante:
É bom saber
Os e-mails não são enviados a clientes de tarefas antigas (no passado); isto aplica-se apenas a tarefas futuras, a menos que configure que um e-mail deve ser enviado 10 dias após um evento.
Se tiver mais alguma dúvida, não hesite em contactar-nos!
Cumprimentos,
A equipa Catermonkey 🍌