Souhaitez-vous que les listes de courses, les listes de préparation ou les bons de livraison soient générés automatiquement
et que les liens soient envoyés à temps à votre équipe ? C'est possible grâce à
la création automatique de listes dans les workflows !
Où trouver les workflows automatiques ?
Vous trouverez cette fonctionnalité dans l'agenda, sous « Outils ».
Comment configurer la création automatique de listes ?
Accédez à l'agenda.
Cliquez sur « Outils » en haut à droite.
Cliquez sur « Automatisation des flux de travail ».
Cliquez sur « + Nouvelle règle ».
Vous accédez alors à l'écran où vous pouvez définir les critères du workflow. Commencez par donner un nom clair à la règle (par exemple « Liste de préparation cuisine »).
Sous « Action », sélectionnez l’option « Générer une liste ».
Sélectionnez le type de liste que vous souhaitez générer (par exemple : Liste de préparation, Liste de courses, Bon de livraison, Étiquettes, Lignes de commande ou Liste d'itinéraire).
En fonction du type de liste, vous pouvez définir des paramètres de formatage spécifiques (par exemple, filtrer par fournisseurs, détailler les régimes alimentaires ou regrouper les données sur un seul onglet).
Sélectionnez les collaborateurs qui doivent recevoir par e-mail le lien vers la liste générée.
Déterminez quand la liste doit être générée et envoyée. Vous disposez de deux options :
Par rapport à la commande : générez la liste un certain nombre de jours avant ou après l’événement.
À une date fixe de la semaine : choisissez un jour spécifique (par exemple, le lundi) auquel la liste doit être générée pour toutes les commandes passées au cours d’une période donnée (par exemple, pour les commandes passées dans les 0 à 5 jours à venir).
Sous « Critères », indiquez les conditions auxquelles la commande doit répondre.
Enregistrez ensuite les modifications.
Exemple de workflow pour les listes
Scénario : je souhaite qu’un lien vers une liste de préparation soit automatiquement
un lien vers une liste de préparation soit automatiquement envoyé au chef cuisinier. Je configure cela
comme suit :
Je donne au workflow le nom « Liste de préparation cuisine – 3 jours à l'avance ».
Je choisis comme action « Générer une liste » et comme liste « Liste de préparation ».
Dans la liste des collaborateurs à avertir, je coche la case du collègue responsable.
Je choisis l’option de délai « Relatif par rapport à la commande » et je configure l’envoi de cette liste 3 jours avant l’événement.
Sous « Critères », je précise que le statut de la commande doit être « Confirmé » et qu’il s’agit du type « Événement ».
Bon à savoir
Les personnes sélectionnées reçoivent automatiquement un e-mail contenant un lien leur permettant d’accéder directement à la liste générée.
Si vous ne souhaitez plus que la génération automatique de listes soit active, vous pouvez la désactiver à tout moment dans l’aperçu du workflow à l’aide du curseur.
Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à nous les poser !
L'équipe Catermonkey 🍌