Ti piacerebbe poter inviare email automatiche a te stesso o al cliente in base a determinati criteri? È possibile grazie ai flussi di lavoro automatici!
Dove si trovano i flussi di lavoro automatici?
Puoi trovare la funzione nell'agenda sotto Strumenti
Come si imposta un flusso di lavoro?
Vai al Calendario
Clicca in alto a destra su Strumenti
Clicca su Automazione del flusso di lavoro
Clicca su + Nuova regola
Ora ti troverai nella schermata in cui puoi impostare i criteri del flusso di lavoro.
Assegna un nome al flusso di lavoro (ad esempio, email numero ospiti)
Seleziona il modello di email da inviare (vedi Modelli di email)
Indica se desideri inviare l'e-mail al cliente, al responsabile dell'account/dell'evento dell'incarico o a un altro indirizzo e-mail.
Imposta quanti giorni prima o dopo l'evento vuoi inviare l'e-mail.
Puoi anche scegliere di inviare l'e-mail dopo la creazione dell'incarico o dopo una modifica dello stato (finanziario).
Indica quali criteri deve soddisfare l'incarico per l'invio dell'e-mail (ad esempio, solo eventi completati).
Una volta inseriti correttamente tutti i criteri, puoi testare la regola per verificare che venga applicata agli incarichi corretti.
Salva quindi le modifiche.
Un esempio di flusso di lavoro
Vorrei che venisse inviata un'e-mail 7 giorni prima dell'evento per chiedere il numero definitivo di ospiti. Ecco come lo imposto:
Impostiamo il nome del flusso di lavoro su "Email numero ospiti"
Seleziono il modello di email "Richiesta numero ospiti"
Indico che questa e-mail deve essere inviata al cliente.
Impostato l'invio della mail 7 giorni prima dell'evento.
Indico inoltre che lo stato dell'incarico deve essere "Confermato"
e che si tratti esclusivamente di Eventi.
Se tutto è corretto, clicco su "Testa regola" e vedo a quali ordini si applica questa regola.
Con l'icona "Mail" puoi vedere un'anteprima dell'e-mail che verrà inviata e quando verrà inviata (27 febbraio):
Flusso di lavoro con le fatture
È anche possibile inviare fatture automaticamente da Catermonkey. La modifica dei criteri avviene come spiegato sopra in "Come impostare un flusso di lavoro". In questo modo puoi far inviare la fattura:
Assegnare un nome al flusso di lavoro.
Seleziona il modello di e-mail da inviare (vedi Modelli di e-mail)
Indica se desideri inviare l'e-mail+ la fattura al cliente.
Indicare se si desidera inviare l'importo totale, un importo parziale (%), un importo fisso o il saldo della fattura.
Indica anche la percentuale o l'importo fisso (se applicabile) che desideri inviare.
Imposta quanti giorni prima o dopo l'evento desideri inviare l'e-mail.
Puoi anche scegliere di inviare l'e-mail dopo la creazione dell'incarico o dopo una modifica dello stato (finanziario).
Indica quali criteri deve soddisfare l'ordine per l'invio dell'e-mail (ad esempio, solo eventi con stato "Confermato" o "Da fatturare").
Una volta inseriti correttamente tutti i criteri, puoi testare la regola per verificare che venga applicata agli incarichi corretti.
Salva quindi le modifiche.
Disattivare un flusso di lavoro
Se non vuoi più che un'e-mail automatica sia attiva, puoi disattivarla con questo cursore:
Buono a sapersi
Le e-mail non vengono inviate ai clienti relativi a vecchi ordini (passati), questo vale solo per gli ordini futuri, a meno che non imposti l'invio di un'e-mail 10 giorni dopo un evento.
Se hai altre domande, non esitare a contattarci!
Cordiali saluti,
Il team di Catermonkey 🍌